Если директор или главбух увольняется, новый руководитель должен получить от него все документы.
Правильно передать дела важно, как для старого, так и для нового руководителя или главбуха. Рассмотрим, как передать документы и дела при смене директора и главбуха и что может быть, если пренебречь этим.
Организация обязана обеспечить передачу бухгалтерских документов при смене руководителя (п. 4 ст. 29 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Порядок и сроки передачи документов бухгалтерского учета в законе не отражены, их нужно утвердить внутренним документом компании. Обязанность передавать иные виды документов, например, учредительные, в законодательстве также не прописана.
Теоретически под понятие «документы бухгалтерского учета» можно подвести практически любые документы компании. Ведь каждый документ составлен в связи с какой-то хозяйственной операцией, а значит — на его основании будут делаться бухгалтерские записи.
Например, на основании учредительных документов в учете отражается уставный капитал, а также различные фонды, если компания их создает.
Но лучше подробно перечислить во внутреннем регламенте все виды документов и другие объекты, подлежащие передаче при смене руководителя, например:
При смене материально-ответственного лица проведение инвентаризации обязательно. Это установлено как действующими правилами (п. 1.5 методических указаний, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49), так и новым стандартом, который станет обязательным для применения с 01.04.2025 (п. 15, 16 ФСБУ 28/2023).
Руководитель организации по умолчанию является материально ответственным лицом (ст. 277 ТК РФ). Поэтому при его смене инвентаризация будет обязательной. Проверку нужно проводить по состоянию на дату передачи дел.
Порядок оформления передачи дел в законе не прописан. Лучше всего для этого составить акт с перечнем передаваемых документов. Примерный перечень приведен выше.
В акте нужно перечислить претензии к полноте и качеству документов, если они есть, либо написать об отсутствии претензий. Акт подписывают оба руководителя — старый и новый.
Желательно провести передачу дел в присутствии комиссии и заверить акт также подписями ее членов. В комиссию могут входить, например, собственники компании, заместитель директора, главбух.
Обязанность главбуха передавать дела при увольнении в законодательстве не отражена. Это связано с тем, что формально за организацию бухучета в организации и хранение документов отвечает директор (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).
Но на практике хранение документов, связанных с бухучетом, обычно организует главбух. А как мы отметили выше, это практически все документы компании.
Поэтому передачу документов главбухом нужно оформить актом, как и при смене директора. Но перечень документов здесь может отличаться. Например, если учредительные документы и лицензии хранятся в сейфе руководителя, то в акт при смене главбуха их можно не включать.
Главбух, в отличие от руководителя, не является материально-ответственным лицом в силу закона. Но организация может заключить с главбухом договор о материальной ответственности (ст. 243 ТК РФ).
Если такой договор есть, то проведение инвентаризации при смене главбуха будет обязательным, как и при смене директора. Если главбух не является материально-ответственным лицом, то инвентаризацию при его смене проводить не обязательно. Однако директор может и в этом случае назначить проведение инвентаризации своим решением (п. 2.1 приказа № 49).
На первый взгляд кажется, что в передаче документов по всем правилам в первую очередь заинтересован новый директор или главбух. Но и у уволившегося руководителя могут быть проблемы, если он не оформит сдачу дел.
Например, в рамках процедуры банкротства руководители, в том числе и бывшие, могут быть привлечены к субсидиарной (дополнительной) ответственности по долгам организации.
Такое дело рассмотрел арбитражный суд Уральского округа
Суд взыскал с бывшего директора компании-банкрота сумму 1,1 млн руб. в счет непогашенных долгов организации. А действующего директора от ответственности освободили, так как не было никаких доказательств, что он получил документы компании от своего предшественника (постановление от 30.08.2018 по делу № А07-26128/2015).
Таким же образом может пострадать и бывший главбух, если не оформит передачу дел должным образом. Главбух, наряду с директором, также может быть признан контролирующим должника лицом и привлечен к субсидиарной ответственности при банкротстве (пп. 3 п. 2 ст. 61.10 закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ).
При увольнении директора нужно провести инвентаризацию и передать дела по акту.
Обязательная передача дел при увольнении главбуха законом не предусмотрена. Но, в силу важности этой должности, здесь лучше провести ту же процедуру передачи дел, что и при увольнении руководителя.
Если передача дел не оформлена документально, то для бывшего директора или главбуха возрастает риск получения претензий в рамках субсидиарной ответственности.
