Все бизнесмены обязаны регулярно проводить инвентаризацию. Обычно за это отвечает бухгалтерская служба. Однако иногда бухгалтеры относятся к инвентаризации формально или вообще забывают про нее. Расскажем, в каких случаях нужна инвентаризация, как ее правильно провести и чем грозит нарушение закона в этой области.
Инвентаризация — это сопоставление данных бухучета и фактического наличия имущества, а также состояния расчетов. В рамках инвентаризации проверяют не только материальные ценности, но и расчеты с дебиторами и кредиторами, а также нематериальные активы, если они есть в организации.
Проверке подлежат не только собственные активы компании, но и ценности, которые находятся в распоряжении организации по иным основаниям. Это может быть, например, арендованное имущество или давальческое сырье. В бухучете все подобные объекты отражают на забалансовых счетах.
Инвентаризацию обязательно проводить в следующих случаях (п. 27 Положения, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):
А. Если имущество уже прошло инвентаризацию по иным основаниям после 1 октября текущего года, то повторно проверять его не надо.
Б. Основные средства можно проверять один раз в три года, а фонды библиотек — один раз в пять лет.
В. Если компания расположена на Крайнем Севере или в приравненных к нему регионах, то инвентаризацию можно проводить не перед годовым отчетом, а тогда, когда остатки имущества минимальны. Это связано с тем, что в удаленные северные районы большую часть грузов привозят летом, в период навигации. Поэтому осенью и в начале зимы на складах компании еще будет храниться значительная часть годового запаса, что затруднит подсчеты.
А. При смене бригадира.
Б. При увольнении более, чем половины работников бригады
В. По требованию любого из работников бригады.
Кроме того, руководитель организации имеет право принять решение о проведении инвентаризации и в других ситуациях. Например, директор может установить, что отдельные виды материальных ценностей следует проверять чаще: раз в квартал или раз в месяц.
Все «особые» случаи проведения инвентаризации, кроме обязательных, перечисленных выше, необходимо отразить в учетной политике (п 2.1 приказа № 49).
Подготовка к инвентаризации
На этом этапе нужно принять решение об инвентаризации, назначить инвентаризационную комиссию и собрать исходные документы.
Решение об инвентаризации и состав комиссии необходимо утвердить приказом руководителя (форма ИНВ-22). Этот приказ нужно зарегистрировать в специальном журнале учета (форма ИНВ-23).
Здесь и далее будем приводить коды форм документов в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Эти бланки с 2013 года не обязательны для применения, и организация имеет право утвердить свои формы. Но на практике большинство компаний при проведении инвентаризации продолжают использовать привычные бланки.
Инвентаризационная комиссия должна состоять не менее, чем из двух человек. Как правило, в нее входят представители администрации компании и финансовых служб. Если в организации есть подразделение внутреннего аудита, то его представитель обязательно участвует в инвентаризациях. С учетом специфики проверяемых объектов в комиссию могут быть включены и другие сотрудники: технические специалисты, юристы и т.д.
Материально ответственное лицо (МОЛ) не может входить в состав комиссии, но его присутствие при проверке обязательно.
До начала инвентаризации комиссия должна получить:
Проведение инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации зависит от того, какие именно объекты учета проверяет комиссия.
Оформление и утверждение результатов инвентаризации
По итогам инвентаризации составляют специальные описи (акты), которые подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица.
Если результаты инвентаризации расходятся с данными бухучета, то, кроме описи, следует заполнить еще и сличительную ведомость. В нее нужно включить только те объекты, по которым выявлены расхождения (п. 4.1 приказа № 49).
Для каждого вида проверяемых объектов предусмотрены свои бланки документов. Например, для материальных ценностей — опись по форме ИНВ-3 и сличительная ведомость по форме ИНВ-19.
По итогам инвентаризации комиссия проводит заседание, обобщает всю собранную информацию и предлагает варианты урегулирования выявленных отклонений. Для сводной информации удобно использовать ведомость по форме ИНВ-26. В этом документе отражают все отклонения и предлагаемый комиссией способ их корректировки.
Далее материалы инвентаризации передают руководителю, который принимает решение об утверждении ее результатов. Указанное решение оформляют приказом.
Приказ и все необходимые подтверждающие документы передают в бухгалтерию. О том, как результаты инвентаризации влияют на данные бухучета — читайте в следующем разделе.
По итогам инвентаризации могут быть выявлены как излишки имущества, так и его недостача (п. 28 приказа № 34н).
Если при проверке обнаружили «лишние» ценности, то их нужно отнести на прочие доходы по рыночной стоимости.
ДТ 01 (10, 41, 43, 50) — КТ 91.1
Стоимость выявленных излишков организация может подтвердить отчетом независимого оценщика или самостоятельно. В последнем случае можно воспользоваться, например, общедоступной информацией о ценах на аналогичное имущество.
Недостачи в пределах норм естественной убыли нужно списать на текущие расходы организации с использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Такие нормы установлены, например, для продуктов, посуды и столового белья, используемых в общепите.
ДТ 94 — КТ 10 (41, 43) — списана стоимость недостающего имущества
ДТ 20 (25, 26, 44) — КТ 94 — недостача отнесена на затраты
Если нормы естественной убыли превышены, или для этого вида ценностей (например — для основных средств) их вообще нет, то существуют два варианта списания:
ДТ 94 — КТ 01 (10, 41, 43, 50) — сверхнормативная недостача
ДТ 73 (76) — КТ 94 — недостача отнесена на виновное лицо
ДТ 50 (51, 70) — КТ 73 (76) — недостача взыскана с виновного лица или удержана из его зарплаты
ДТ 91.2 — КТ 94
Проводки по выявленным отклонениям нужно сделать в том отчетном периоде, к которому относится дата инвентаризации (п. 4 ст. 11 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Наказание конкретно за непроведение инвентаризации в общем случае законом не предусмотрено. Пострадать здесь могут только отдельные компании, которые занимаются некоторыми «специфическими» видами деятельности.
Например, организации, которые работают с драгоценными металлами или камнями обязаны ежегодно на 1 января проводить их инвентаризацию (п. 16 постановления Правительства РФ от 28.09.2000 № 731). За нарушение этого порядка статьей 15.47 КоАП РФ предусмотрен штраф в сумме до 100 тыс. руб.
Однако из-за отсутствия инвентаризации могут возникнуть искажения в бухгалтерском или налоговом учете. Если проверяющие докажут этот факт, то применят штрафные санкции.
Штраф за нарушения в бухучете может составить до 20 тыс. руб. Также виновное лицо может быть дисквалифицировано на срок до 2 лет (ст. 15.11 КоАП РФ).
За искажения в налоговом учете без занижения облагаемой базы максимальный штраф — 30 тыс. руб. Если же нарушение привело к неуплате налогов, то штраф составит 20% от недоимки, но не менее 40 тыс. руб. (ст. 120 НК РФ).
В случае банкротства компании из-за отсутствия инвентаризации могут возникнуть дополнительные риски. Речь идет о привлечении контролирующих должника лиц (КДЛ) к субсидиарной ответственности по обязательствам организации-банкрота.
Один из критериев, на основании которых КДЛ несут ответственность по обязательствам организации — это искажение данных бухучета (пп. 2 п. 2 ст. 61.11 закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ). В качестве КДЛ в данном случае суд может признать не только руководителя, но и должностное лицо, либо стороннюю организацию, которые непосредственно занимались ведением учета.
Доказательством того, что бухгалтерские данные искажены, может быть, в том числе, и отсутствие у компании актов инвентаризации (постановление 9ААС от 22.01.2020 по делу № А40-33003/2017).
Инвентаризация — это сверка данных бухучета с фактическим наличием ценностей и состоянием расчетов.
В ряде случаев ее проведение обязательно, например, перед составлением годового отчета. Также директор может принять решение о внеплановой инвентаризации.
После утверждения результатов инвентаризации руководителем выявленные отклонения нужно отразить в бухучете. Излишки относят на прочие доходы, а недостачу, в зависимости от ситуации — на текущие расходы, виновных лиц или прочие расходы.
Наказание непосредственно за непроведение инвентаризации может быть применено только в отдельных случаях, например — для компаний, которые работают с драгметаллами.
Однако, если отсутствие инвентаризации привело к искажению учета, то компанию могут оштрафовать за это нарушение. Кроме того, в рамках процедуры банкротства лица, виновные в искажении бухучета, могут быть привлечены к субсидиарной ответственности по обязательствам компании.
