Один из важных вопросов, о котором должен задуматься бизнесмен, начиная новое дело — это приобретение онлайн-кассы.
Рассмотрим, что такое онлайн-касса, кому необходимо применять онлайн-кассу, как выбрать и зарегистрировать контрольно-кассовую технику (ККТ), и какие наказания грозят за нарушения в этой области.
Онлайн-касса — это «обиходный» термин для обозначения кассовых аппаратов, которые соответствуют всем актуальным требованиям закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении ККТ…». Основные особенности онлайн-касс следующие:
Онлайн-касса передает информацию о каждой продаже специальной организации — оператору фискальных данных (ОФД). Далее после обработки и проверки ОФД пересылает данные налоговикам.
На сегодня кассы «старого образца» без указанных выше функций использовать нельзя. Поэтому далее, говоря о кассовых аппаратах, будем иметь в виду, что речь идет об онлайн-кассах.
В статье 1.2 закона № 54-ФЗ сказано, что кассовые аппараты должны применять все организации или ИП при проведении расчетов. Но расчеты в том или ином виде — это неотъемлемая часть любого бизнеса.
Получается, что онлайн-касса нужна абсолютно всем бизнесменам? Нет, это не так. В законе № 54-ФЗ предусмотрено немало исключений из данного правила.
Онлайн-кассу можно не применять при безналичных расчетах между организациями и (или) ИП, за исключением оплаты бизнес-картами (п. 9 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Если компания, например, занимается производством или оптовой торговлей и принимает оплату только от юридических лиц или ИП «по безналу», то онлайн-кассу можно не покупать. Правда, в этом случае придется отказывать тем покупателям, которые захотят рассчитаться наличными или по бизнес-карте.
Кроме того, закон предусматривает немало случаев, когда онлайн-кассу можно не применять и при расчетах с «обычными» физическими лицами.
Предприниматели без сотрудников могут работать без онлайн-кассы, если их деятельность ограничена только продажей собственной продукции и (или) оказанием услуг.
Если такой ИП примет на работу хотя бы одного сотрудника, он должен будет зарегистрировать онлайн-кассу в течение месяца после подписания трудового договора.
Освобождение от ККТ для ИП без сотрудников прекратит свое действие с 01.07.2021 (ст. 2 закона от 06.06.2019 № 129-ФЗ).
В частности, можно работать без онлайн-кассы при продаже газет и журналов в киосках, торговле на рынках и ярмарках и т.п. (п. 2, 5, 6, 10-15 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Однако здесь нужно еще учитывать вид товара и способ ведения торговли. Если продавец, например, реализует на рынке или ярмарке подакцизные товары, или товары, подлежащие обязательной маркировке, то онлайн-кассу придется применять. Также нужно использовать онлайн-кассу, если бизнесмен продает товары с помощью торговых автоматов (п. 8 и 8.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Самозанятые могут вообще не применять онлайн-кассу. Они должны выдавать покупателям чеки, но эти документы формирует мобильное приложение «Мой налог».
Предприниматели на ПСН имеют право работать без онлайн-кассы, только если их вид деятельности относится к льготному списку (п. 2.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ). Например, ИП на патенте может не использовать онлайн-кассу, если он занимается ремонтом обуви, фотоуслугами или сварочными работами.
Однако такие ИП должны выдавать покупателям специальные документы — бланк строгой отчетности (БСО) с информацией о продавце, товаре (услуге) и сумме расчета (абз. 4-12 п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ).
Эти льготы предусмотрены в двух видах:
Исключение — торговля подакцизными товарами или с помощью торговых автоматов. В этом случае онлайн-кассу придется использовать и в труднодоступных районах (п. 8 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Таким образом, в общем случае региональные органы власти утверждают два списка населенных пунктов: труднодоступных и отдаленных от сетей связи. При этом они должны учитывать следующие правила:
Стоимость самых дешевых моделей онлайн-касс с учетом фискального накопителя начинается от 12-15 тыс. руб. Более «продвинутые» модели могут стоить вплоть до 100 тыс. руб. и даже больше.
Чтобы не переплачивать, нужно учесть особенности своего бизнеса при выборе онлайн-кассы.
Чем больше «проходимость» магазина, тем быстрее онлайн-касса должна печатать чеки. Иначе будут постоянные очереди, и недовольные покупатели могут уйти к конкурентам.
Скорость печати чека меняется от 40-50 мм в секунду у самых простых моделей до 200-250 мм в секунду и более — у дорогих вариантов. Нужно подобрать онлайн-кассу с учетом количества покупателей так, чтобы и не платить за ненужную скорость, и свести к минимуму возможные очереди.
Если бизнесмен продает подакцизные товары или товары, которые подлежат обязательной маркировке, то это нужно учесть при выборе онлайн-кассы. Информация о продаже алкоголя должна поступать в систему ЕГАИС, а сведения о реализации маркированных товаров — в систему «Честный знак».
Поэтому в данном случае онлайн-касса должна «уметь» обмениваться данными не только с ОФД, но и с перечисленными выше информационными базами. Также фискальный накопитель должен проверять, обрабатывать и накапливать информацию о кодах маркировки.
Эквайринг — это возможность принимать от покупателей оплату с помощью банковских карт. Принимать карты к оплате обязаны все бизнесмены с годовой выручкой от 30 млн руб. С 01.07.2021 года этот лимит будет снижен до 20 млн руб. в год (закон от 31.07.2020 № 290-ФЗ).
Онлайн-касса с эквайрингом стоит дороже, и теоретически представители «микробизнеса» с выручкой в несколько миллионов рублей в год могут обойтись без этой функции.
Но на практике от эквайринга лучше не отказываться. Банковские карты уже стали неотъемлемой частью жизни, и большинство покупателей привыкли рассчитываться с их помощью в торговых точках. Поэтому экономия при покупке онлайн-кассы может затем обернуться существенной недополученной выручкой.
Подключение онлайн-кассы к бухгалтерской программе позволит оптимизировать работу и быстро получать всю необходимую аналитику по продажам.
При этом важно выбрать онлайн-кассу, которая может корректно обмениваться данными с учетной программой бизнесмена. Например, на сайте компании 1С размещен перечень моделей ККТ, которые работают с ее программными продуктами.
Сейчас на рынке представлены фискальные накопители (ФН) трех категорий по сроку действия: 13, 15 и 36 месяцев.
При покупке ФН необходимо учитывать требования п. 6 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ и постановления Правительства РФ от 25.01.2017 № 70.
Бизнесмены в общем случае обязаны использовать только ФН со сроком действия 36 месяцев:
Можно использовать ФН с любым сроком действия (даже для перечисленных выше категорий):
Если бизнесмен, не обязанный использовать «долгосрочный» фискальный накопитель на 36 месяцев, все-таки решит это сделать, то в двух последних случаях срок действия ФН сократится:
Такое ограничение встроено в конструкцию ФН. Поэтому тем, кто работает автономно или реализует подакцизные товары в большинстве случаев нет смысла приобретать ФН на 36 месяцев.
Также при покупке ФН нужно учесть его емкость. В среднем ФН на 13 и 15 месяцев вмещают в себя 180 — 200 тысяч записей, а на 36 месяцев — до 500 тысяч записей. Т.е. при ежедневном использовании кассы в течение всего срока действия ФН можно выдавать примерно от 400 до 500 чеков в день.
Для малого бизнеса такой емкости в большинстве случаев вполне достаточно. А средним и крупным компаниям нужно учитывать этот параметр и предусматривать возможность досрочной замены ФН.
Заполненный фискальный накопитель нужно хранить в течение 5 лет после окончания использования (п. 2 ст. 5 закона № 54-ФЗ).
Перед покупкой онлайн-кассы нужно проверить, что ее модель входит в реестр, утвержденный ФНС. Также в отдельный реестр должен входить и выбранный бизнесменом фискальный накопитель.
Если устройства не будет в реестре, то налоговики не зарегистрируют онлайн-кассу, и работа на ней будет незаконной.
Перед тем, как регистрировать онлайн-кассу в ИФНС, нужно сначала заключить договор с оператором фискальных данных. Выбранного оператора, по аналогии с самой онлайн-кассой, следует сначала проверить по реестру ФНС.
Бизнесмен может заполнить заявление о регистрации кассы «на бумаге» и принести его в ИФНС лично, либо направить по почте (приказ ФНС России от 29.05.2017 N ММВ-7-20/484@).
Также зарегистрировать кассу можно и онлайн, через личный кабинет на сайте ФНС. Но в этом случае бизнесмену потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Если у бизнесмена нет УКЭП, и он не хочет заполнять бумажные документы, то он может зарегистрировать кассу онлайн через личный кабинет своего ОФД. Но нужно заранее выяснить, предоставляет ли выбранный ОФД такую услугу.
До 2017 года, кроме регистрации у ОФД, все владельцы касс были обязаны заключать договоры с центрами технического обслуживания (ЦТО).
Теперь этой обязанности по закону нет, но онлайн-кассы в любом случае нужно настраивать, а при необходимости — ремонтировать.
Брать в штат отдельного сотрудника, который будет заниматься обслуживанием онлайн-кассы, для большинства малых и средних компаний невыгодно. Если кассовых аппаратов немного, то услуги такого специалиста могут потребоваться всего несколько раз в год, а зарплату ему нужно будет платить постоянно.
Поэтому гораздо выгоднее заключить договор с ЦТО и платить только за фактически оказанные услуги: настройку, ремонт, замену фискального накопителя и т.п.
Санкции за нарушения порядка применения ККТ предусмотрены ст. 14.5 КоАП РФ.
Самые существенные наказания предусмотрены за работу вообще без кассы. В этом случае должностное лицо или ИП оштрафуют на сумму от 25% до 50% расчета без онлайн-кассы, но не менее, чем на 10 тыс. руб. Для юридических лиц штрафы будут еще выше: от 75% до 100% суммы расчета без онлайн-кассы, но не менее 30 тыс. руб.
При крупных продажах организация и ответственные лица могут понести весьма существенный ущерб.
Например, Верховный Суд РФ в марте 2021 года рассмотрел дело о взыскании штрафов за продажу организацией автомобиля физическому лицу без использования онлайн-кассы (определение ВС РФ от 26.03.2021 № 305-ЭС21-2075).
Цена продажи автомобиля составила 2 млн руб. ВС РФ подтвердил решение предыдущих инстанций о взыскании 1,5 млн руб. с организации и 500 тыс. руб. — с руководителя.
При повторном неприменении онлайн-кассы должностное лицо могут дисквалифицировать на срок от 1 до 2 лет. Деятельность юридического лица или ИП при этом могут приостановить на срок до 90 суток. Правда, эти наказания возможно применить только при относительно крупной сумме расчетов без онлайн-кассы — свыше 1 млн руб.
За использование онлайн-кассы с нарушениями (например — без регистрации) или за невыдачу чека санкции существенно мягче. Здесь штраф для должностных лиц или ИП составляет от 1,5 до 3 тыс. руб., а для организаций — от 5 до 10 тыс. руб. Кроме того, наказание за эти нарушения может ограничиться предупреждением.
Теоретически представителям малого и среднего бизнеса, а также НКО предупреждение может быть вынесено и за неприменение онлайн-кассы. Суд может принять такое решение, если нарушение было допущено впервые и не связано со значительной общественной опасностью (ст. 3.4 и 4.1.1 КоАП РФ).
В общем случае бизнесмены должны применять онлайн-кассы при наличных и безналичных расчетах с физическими лицами. Также онлайн-касса потребуется при расчетах между бизнесменами, если их проводят наличными или с помощью бизнес-карт.
Законодательство предусматривает немало исключений — ситуаций, когда бизнесмен может работать без онлайн-кассы и при получении средств от физических лиц. Льготы могут быть связаны с видом деятельности, налоговым режимом или местом ведения бизнеса.
При выборе онлайн-кассы следует учитывать особенности бизнеса: обороты, номенклатуру товаров, налоговый режим и т.п.
После покупки кассового аппарата нужно заключить договор с оператором фискальных данных и зарегистрировать онлайн-кассу в ИФНС.
За нарушения порядка работы с ККТ предусмотрены штрафы вплоть до полной суммы расчета, проведенного без онлайн-кассы. За повторное неприменение онлайн-кассы возможна дисквалификация должностных лиц и административное приостановление работы компании или ИП.
