С 2022 года практически все больничные листы оформляются в электронном виде. Расскажем, что такое электронный больничный или электронный лист нетрудоспособности, что делать работодателю и работнику, чтобы оформить социальные выплаты по новым правилам.
Электронный больничный, или электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) — это запись в информационной базе ФСС РФ, которая содержит сведения о болезни сотрудника или ином страховом случае, а также информацию, необходимую для расчета пособия.
Порядок оформления ЭЛН и работы с ними в различных ситуациях определен приказом Минздрава РФ от 23.11.2021 № 1089н. Порядок получения ФСС РФ от других госорганов, а также от работодателя, информации, необходимой для начисления пособий, установлен постановлением Правительства РФ от 23.11.2020 № 2010.
До 2021 года включительно электронные больничные использовали параллельно с бумажными. Врач оформлял электронный больничный по желанию пациента.
С 2022 года ситуация изменилась. Теперь электронный больничный используется по умолчанию и согласие застрахованного лица для этого не требуется (п. 6 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Бумажные больничные листы остались только для особых категорий застрахованных лиц: тех, чья деятельность связана с гостайной, или находящихся под государственной защитой (п. 2 порядка, утвержденного приказом Минздрава РФ № 1089н).
Если работник получил бумажный больничный в 2021 году, а закрыл — в 2022, то переоформлять в электронный вид его не нужно. ФСС проведет выплату на основании бумажного документа.
Но если потребуется оформить в 2022 году продолжение бумажного больничного, выданного в 2021 году, то это продолжение уже будет электронным.
Сотруднику достаточно получить в лечебном учреждении номер своего электронного больничного и сообщить его работодателю любым способом.
Писать заявление на выплату пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по рождению ребенка теперь не нужно. Фонд начислит и выплатит их «автоматически», на основании больничного или сведений из органов ЗАГС.
Однако для выплат по уходу за ребенком заявительный порядок сохраняется. Это связано с тем, что сотрудницы не всегда полностью используют декретный отпуск.
Также сотрудник может всегда проверить статус своего больничного в личном кабинете на сайте ФСС или на Госуслугах.
Работодатель должен организовать электронный обмен с ФСС через новый программный комплекс «Социальный электронный документооборот» (СЭДО). Это можно сделать:
У работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, которую признает ФСС.
Работодателю целесообразно уведомить сотрудников об изменении порядка работы с листами нетрудоспособности, хотя в законе и нет такой обязанности. Во внутреннем документе желательно указать сроки и порядок передачи работниками сведений о номере ЭЛН, например — в течение трех дней после открытия больничного на электронную почту отдела кадров или бухгалтерии.
Также у работодателя в 2022 году появилась новая обязанность — сообщать в ФСС персональные данные сотрудников при оформлении на работу или при изменении этой информации. Подробнее об этом читайте здесь.
Пособие по временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам. Работодатель видит в электронной базе ФСС РФ информацию о закрытии больничного листа на одного из своих сотрудников. Одновременно с этим ФСС РФ направляет работодателю запрос о предоставлении необходимых сведений для расчета.
Перечень этих данных приведен в п. 22 постановления № 2010. Это, например, информация о сумме зарплаты за расчетный период, страховом стаже, районных коэффициентах и т.п. Высылать нужно только те сведения, которые запросит фонд.
Данные следует разместить в информационной базе фонда в течение трех рабочих дней после закрытия больничного и заверить усиленной квалифицированной электронной подписью. Фактически — это аналог оформления раздела «Заполняется работодателем» в бумажном больничном листе. Хотя в электронном больничном такого раздела нет: по умолчанию предполагается, что большую часть необходимых данных ФСС получит, минуя работодателя, из ФНС, ПФР и других госструктур.
Также ФСС может в течение 5 рабочих дней после получения первичной информации запросить у работодателя дополнительные сведения. Работодатель обязан предоставить эту информацию в течение 5 рабочих дней с момента получения запроса (п. 10 постановления № 2010).
ФСС должен перечислить выплату в течение 10 рабочих дней после получения всей информации от работодателя и других источников (п. 1 ст. 15 закона № 255-ФЗ).
Работодатель должен заплатить свою часть за первые 3 дня болезни в ближайшую после закрытия больничного и проведения расчета дату выплаты зарплаты (п. 1 ст. 14.1 закона № 255-ФЗ).
Единовременное пособие при рождении ребенка. В этом случае ФСС получает необходимую информацию, главным образом, из органов ЗАГС, ПФР и других госструктур.
От работодателя ФСС может запросить только данные о районном коэффициенте, если их нет у самого фонда. Тогда работодатель обязан предоставить эти сведения в течение 2 рабочих дней после запроса (п. 31, 32 постановления № 2010).
ФСС должен выплатить пособие в течение 10 рабочих дней после регистрации рождения в ЗАГС.
Ежемесячное пособие по уходу за ребенком. Процедура начисления этого пособия начинается с заявления застрахованного лица о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и оформлении выплат.
Работодатель должен в течение трех рабочих дней после получения заявления направить в ФСС в электронном виде необходимую информацию для расчета, с учетом объема данных, которые запросит фонд (п. 35, 36 постановления № 2010).
ФСС начнет ежемесячные выплаты по уходу за ребенком в течение 10 рабочих дней после получения всех сведений.
Если застрахованное лицо потеряет право на пособие по уходу за ребенком или досрочно откажется от него, работодатель обязан сообщить об этом в ФСС в течение 3 рабочих дней (п. 43 постановления № 2010).
Штрафы за нарушения порядка электронного обмена работодателей с ФСС РФ установлены ст. 15.2 закона № 255-ФЗ:
С 2022 года больничные листы, кроме особых случаев, оформляются только в электронном виде. Работодатели должны предоставлять в ФСС РФ информацию для начисления страховых выплат в онлайн-формате с помощью специального программного обеспечения.
За нарушения порядка предоставления данных в ФСС РФ предусмотрены штрафы.
