Электронный документооборот: кому и зачем он нужен и сколько это стоит? С каждым годом информационные потоки все больше «уходят» в интернет, но бухгалтерский учет по-прежнему ассоциируется у многих с разнообразными «бумажками». Однако на сегодня любой бизнесмен имеет возможность практически полностью отказаться от бумаг и перейти на электронный документооборот (ЭДО). Рассмотрим преимущества работы с электронным документооборотом и порядок перевода обмена данными в этот формат
Нужно сказать, что для большинства бизнесменов речь идет не о переходе на электронный документооборот, а скорее – о расширении сферы его применения. Ведь крупные и средние компании давно уже сдают отчетность в ИФНС и внебюджетные фонды в электронном формате.
Касается эта обязанность и многих малых бизнесменов. Например, декларацию по НДС практически все (кроме налоговых агентов) должны сдавать онлайн. А для отчетности, направляемой в ФСС, «порог», после которого работодатель обязан переходить на электронную отчетность – это всего 25 работников, включенных в форму.
Поэтому с понятием электронный документооборот так или иначе знакомы почти все бизнесмены. Вопрос только в том – как перевести «в онлайн» взаимоотношения не только с контролерами, но и с контрагентами.
Основным преимуществом перехода на электронный документооборот является экономия. Причем «прямое» снижение затрат (на бумагу, расходные материалы, почтовые услуги и т.п.) – это далеко не все.
Использование электронного документооборота существенно ускоряет протекание всех бизнес-процессов – как формирования и согласования документов внутри компании, так и обмена информацией с контрагентами. Следовательно – повышается оборачиваемость ресурсов, и бизнес начинает работать более эффективно.
Кроме того, переход на электронный документооборот повышает дисциплину сотрудников: ведь теперь руководители в любой момент могут проконтролировать, как идет работа над тем или иным документом.
Многие бизнесмены опасаются, что, переведя данные в электронный формат, они могут потерять их из-за сбоев программы или других форс-мажорных обстоятельств.
Но при серьезных «форс-мажорах» (например – при пожаре) точно так же могут пострадать и бумажные документы.
А если говорить именно о «компьютерных» проблемах (заражение вирусами, дефекты жесткого диска и т.п.), то застраховаться от них поможет резервное копирование.
Копию всей информационной базы нужно делать ежедневно и хранить не просто на отдельном носителе, а в другом помещении. Тогда в самом худшем случае будет утрачена информация, введенная за один день.
Также возможны сложности, связанные с «человеческим фактором». Рядовые сотрудники, которые годами работали «на бумаге» не всегда легко переходят на новые формы документооборота.
В этом случае поможет организация обучения и различные формы стимулирования, например – премии за ускоренное освоение электронного документооборота.
«Виртуальные» документы, так же, как и обычные, нужно заверять. Для этого используется электронная цифровая подпись (ЭЦП).
В статье 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ указано, что существует три «уровня сложности» цифровой подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
Простая подпись – это пароль, который позволяет только определить отправителя документа. О защите информации здесь речи не идет, т.к. нельзя проверить, был ли документ впоследствии изменен.
Усиленная подпись формируется с помощью криптографических средств и гарантирует защиту от исправлений.
Однако ее «неквалифицированный» вариант во многих случаях не имеет юридической силы. Чтобы применять такую ЭЦП, нужно заключать отдельное соглашение с каждым контрагентом. И все равно – при налоговых спорах или судебных разбирательствах возможны проблемы.
Поэтому лучше всего применять усиленную квалифицированную подпись, которую выдают удостоверяющие центры (УЦ), аккредитованные в Минсвязи. Такая электронная цифровая подпись «по умолчанию» приравнивается к собственноручной подписи руководителя компании.
Стоимость сертификата ЭЦП для бизнесменов начинается от 2,5 — 3,0 тыс. руб. Обычно он выдается на год, затем подпись необходимо обновлять.
Когда документ сформирован и подписан – его нужно отправить контрагенту. Конечно, для этого можно воспользоваться и «простой» электронной почтой, но чаще всего, чтобы защитить информацию, бизнесмены прибегают к услугам специализированных операторов электронного документооборота.
Стоимость пересылки зависит от выбранного тарифа. Это похоже на оплату банковских услуг: чем больше документов входит в «пакет», тем дешевле обойдется отправка каждого из них.
В среднем один исходящий документ будет стоить бизнесмену от 5 до 15 руб., входящие – бесплатно.
Перед тем, как перейти на электронный документооборот нужно тщательно проанализировать существующий порядок работы с информацией и, при необходимости – устранить недостатки.
В противном случае вы можете «автоматизировать хаос», и переход на электронный документооборот не улучшит организацию работы, а только добавит проблем.
Если же с документооборотом все в порядке, то далее необходимо сделать следующее.
Даже небольшие компании могут снизить свои затраты, если перейдут на электронный документооборот. Выше мы говорили, что электронная подпись стоит около 3 000 руб. в год, а отправка одного документа через оператора электронного документооборота обойдется не более, чем в 15 руб.
Стоимость «обычного» (не заказного) письма, посылаемого внутри РФ, составляет около 30 руб. Поэтому, чтобы окупить затраты на покупку ЭЦП, достаточно, чтобы организация отправляла 200 документов в год (200 х 15 = 3 000).
А если речь идет о средних и крупных компаниях, формирующих тысячи и десятки тысяч документов в год, то здесь выгода от внедрения электронного документооборота будет несомненной.
Электронный документооборот позволяет существенно снизить текущие затраты на «бумажную» работу. Даже небольшие организации, которые формируют несколько сотен документов в год, уже могут получить выгоду от перехода на электронный документооборот.
Но в итоге выгода не ограничится лишь экономией на бумаге и почтовых расходах. Т.к. все процессы в компании после внедрения электронного документооборота ускорятся, то это приведет к повышению эффективности бизнеса в целом.
