С каждым годом обмен документами все больше переходит в электронный формат. А любой юридически значимый документ необходимо заверить подписью.
Для документооборота в режиме онлайн используют электронную цифровую подпись (ЭЦП). Рассмотрим, что такое электронная подпись, какие они бывают, как их получить и использовать.
Все основные правила работы с ЭЦП приведены в законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ. В частности, статья 5 указанного закона содержит информацию о видах электронных подписей.
Простая электронная подпись — это пароль, который пользователь вводит при регистрации на сайте, пин-код банковской карты, либо код доступа из СМС.
С помощью простой электронной подписи можно подтвердить личность или получить доступ к услугам, но она в общем случае не гарантирует достоверность документа. Поэтому при использовании простой электронной подписи стороны, как правило, дополнительно согласовывают ее юридическую силу.
Нередко для придания простой электронной подписи юридической силы ее владелец сначала должен подтвердить свою личность. Например, владелец банковской карты может получить конверт с пин-кодом только в отделении банка, куда он должен прийти с паспортом.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается с помощью специальных криптографических программ, которые формируют закрытый и открытый ключ.
С помощью закрытого ключа владелец ЭЦП подписывает свой документ. Затем пользователь электронной подписи передает документ получателю вместе с открытым ключом. Получатель, используя открытый ключ, проверяет подлинность подписи и отсутствие изменений в документе после подписания.
Создавать сертификат, подтверждающий права владельца ключа, для усиленной неквалифицированной электронной подписи не обязательно.
Усиленную неквалифицированную электронную подпись можно использовать для заверения документов, если подписано соглашение между контрагентами или если возможность использования электронной подписи в конкретной сфере деятельности разрешена законом.
Усиленная квалифицированная электронная подпись технически создается по тем же принципам, что и усиленная неквалифицированная электронная подпись, но есть несколько важных отличий.
Усиленная квалифицированная электронная подпись — это полный аналог собственноручной подписи физического лица, а для организации — аналог подписи руководителя и печати. Электронный документ, который заверен усиленной квалифицированной электронной подписью, по умолчанию имеет одинаковую юридическую силу с бумажным документом. Какие-либо дополнительные соглашения между сторонами договора в данном случае не нужны.
В данном случае порядок применения ЭЦП законом не регламентирован. Поэтому для простоты бизнесмен может здесь применять простую электронную подпись, т.е. просто закрывать документы паролем.
Но по желанию компания может применять и усиленную электронную подпись, чтобы повысить уровень защиты внутренних документов. Так нередко поступают средние и крупные компании, которые приобретают специализированные программы и сами выпускают усиленную неквалифицированную электронную подпись для внутреннего использования.
Удаленное оформление кадровых документов стало особенно актуальным из-за активного развития в последние годы дистанционной работы. Работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись при электронном документообороте с сотрудниками в следующих случаях (ст. 312.3 ТК РФ):
В остальных случаях работодатель и сотрудник могут обмениваться электронными документами, заверенными более «простыми» версиями ЭЦП. Также для заверения кадровых документов, кроме указанных выше, стороны могут вообще обойтись без ЭЦП, например, просто выслать друг другу сканы с подписями.
Порядок подписания электронных кадровых документов нужно отразить в трудовом или коллективном договоре, либо в другом внутреннем нормативном акте компании.
Здесь порядок работы не определен законом, поэтому теоретически можно использовать любой вид электронной подписи.
Но простую электронную подпись в данном случае обычно не применяют, так как велик риск искажения данных. Чтобы применять усиленную неквалифицированную электронную подпись, нужно заключить с каждым контрагентом договор о признании юридической силы данного вида подписи. Усиленную квалифицированную электронную подпись можно использовать без ограничений.
Кроме того, желательно, чтобы компания и ее контрагент были подключены к операторам электронного документооборота. Теоретически можно пересылать документы, заверенные ЭЦП, и по обычной электронной почте. Но при этом ниже гарантия их сохранности и сложнее подтвердить сроки подписания и отправки в случае споров.
Большинство бизнесменов познакомились с ЭЦП, когда начали сдавать электронную бухгалтерскую и налоговую отчетность.
На сегодня практически все бизнесмены обязаны предоставлять те или иные отчеты в электронном виде.
Начиная с 2021 года полностью переведена в электронный формат бухгалтерская отчетность. Это значит, что электронная подпись теперь нужна всем юридическим лицам.
Предприниматели освобождены от ведения бухучета, но и для них есть обязательные электронные формы. Все отчеты по НДФЛ и страховым взносам необходимо предоставлять в режиме онлайн, если численность сотрудников составляет более 10 человек (п. 10 ст. 431 НК РФ).
Поэтому электронная подпись на сегодня по закону необходима практически всем бизнесменам, кроме ИП без работников или со штатом в несколько человек.
Для подписания бухгалтерской отчетности, а также всех видов деклараций и расчетов по налогам и страховым взносам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.
Также усиленная квалифицированная электронная подпись необходима и для участия в конкурсах на заключение контрактов по закупкам, которые проводят государственные органы и госкорпорации. Это определено пп. 3 п. 1 ст. 4 закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ и п. 5 ст. 3.3 закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ.
Необходимость подписывать различные кадровые документы в электронном виде обычно возникает при удаленной работе.
Для трудового и ученического договора, а также для договора о материальной ответственности работник должен использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись. Усиленная электронная подпись понадобится при заключении таких договоров, внесении в них любых изменений и расторжении.
Иногда неквалифицированную электронную подпись в таких случаях формирует для работника сам работодатель. Так, например, поступают средние и крупные компании, у которых много удаленных сотрудников.
Все остальные кадровые документы можно заверять и простой подписью, или вообще ограничиться обменом скан-копиями. Здесь порядок взаимодействия определяют стороны трудового договора.
Электронные подписи нужны физическим лицам и во многих других случаях. Не все об этом задумываются, но каждый раз, заходя по паролю в личный кабинет на любом сайте, человек использует простую электронную подпись.
А если получить усиленную квалифицированную электронную подпись, то у физического лица появится множество возможностей для дистанционного оформления документов:
Также с 2022 года личная электронная подпись понадобится физическим лицам, которые занимают руководящие должности и имеют право второй подписи бухгалтерских и других документов, используемых для бизнеса. Подробнее об этом расскажем ниже.
Порядок получения простых и неквалифицированных ЭЦП в 2022 году остался прежним.
Оформить простую электронную подпись легче всего и, как правило, это бесплатно. Например, пользователь зарегистрировался на сайте и придумал себе логин и пароль. Теперь у него есть простая электронная подпись для входа на данный сайт.
Усиленную неквалифицированную электронную подпись иногда самостоятельно формируют крупные компании для внутреннего и внешнего документооборота.
А вот система работы с квалифицированными ЭЦП c 2022 года существенно изменилась (закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ). Далее, говоря об ЭЦП, будем иметь в виду усиленные квалифицированные подписи.
Теперь электронную подпись для юридических лиц, ИП и нотариусов можно оформить:
Эта услуга бесплатна, но для первого создания подписи придется купить токен — носитель информации. Он внешне напоминает обычную флешку, но содержит специальное ПО, которое обеспечивает защиту данных. Стоимость токенов зависит от модели и начинается примерно от 1,5 тыс. руб.
Например, в РФ популярны носители ЭЦП линейки «Рутокен», которые производит компания «Актив». Но можно использовать и другие модели, главное, чтобы они соответствовали требованиям к защите информации закона № 63-ФЗ приказа ФСБ РФ № 795.
Электронная подпись, полученная у налоговиков, будет действовать 15 месяцев. Затем при ее обновлении новый токен уже не потребуется.
Их актуальный перечень также можно найти на сайте налоговой службы. По состоянию на январь 2022 года стать доверенными лицами ФНС по выдаче ЭЦП смогли только три компании:
— Сбербанк;
— Банк ВТБ;
— АО «Аналитический центр»
При получении электронной подписи в доверенном УДЦ бизнесмену придется заплатить не только за токен, но и за услугу по оформлению. Стоимость квалифицированной ЭЦП в этом случае составит примерно 3 — 6 тыс. руб. Как правило, удостоверяющие центры выдают электронную подпись на 12 месяцев.
Физическое лицо в 2022 году может получить квалифицированную электронную подпись в любом коммерческом удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию.
Но надо отметить, что таких центров стало намного меньше. Это связано с тем, что во втором полугодии 2021 года был существенно ужесточен порядок аккредитации УДЦ. Например, минимальный уставный капитал теперь составляет не 7 млн руб., как раньше, а 1 млрд руб.
В итоге из примерно 400 УДЦ, которые действовали в РФ в начале 2021 года, к январю 2022 года на рынке осталось только 40.
Выше мы говорили, что коммерческие УДЦ обычно выдают электронную подпись на год. Поэтому возникает вопрос — можно ли в 2022 году использовать ЭЦП, которые были выданы в течение 2021 года по старым правилам?
Здесь все зависит от того, прошел ли коммерческий УДЦ, который выдал электронную подпись в 2021 году, переаккредитацию до 31.12.2021 (письмо Минцифры от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604).
— в течение первого полугодия 2021 года, т.е. до вступления в силу новых правил аккредитации;
— в течение второго полугодия 2021 года, но обязательно после прохождения УДЦ аккредитации по новым правилам.
Удостоверяющий центр «ИТ-контроль» прошел аккредитацию по новым правилам 20.08.2021 года. Компания выдала ЭЦП сроком на 12 месяцев в следующие даты:
Подписи ООО «Альфа» и ООО «Гамма» будут действовать все 12 месяцев, т.е. до 15.06.2022 и 15.09.2022 соответственно. А вот подписью ООО «Бета» нельзя пользоваться с даты выдачи, так как она оформлена после вступления в силу новых правил, но до прохождения УДЦ переаккредитации.
Предположим, что УДЦ не смог пройти аккредитацию, а выдал ЭЦП тем же компаниям в те же даты.
Тогда ЭЦП ООО «Альфа» будет действительна до 31.12.2021 включительно, а ЭЦП ООО «Бета» и ООО «Гамма» будут недействительны с даты выдачи.
Под ответственными лицами в данном случае мы понимаем, всех, кто подписывает документы для бизнеса, кроме руководителя или самого ИП. Директор или предприниматель должны использовать не личную ЭЦП, а электронную подпись организации (ИП), так, как описано выше.
Например, право второй подписи на документах часто получает заместитель директора или главбух. До 2021 года включительно такие сотрудники оформляли личную электронную подпись, в сертификате которой указывался их работодатель (организация или ИП).
Теперь порядок изменился. По новым правилам, ответственный сотрудник должен использовать «обычную» ЭЦП физлица, без указания организации (ИП), и прилагать к каждому подписанному документу специальную машиночитаемую доверенность (МЧД). Порядок оформления этих доверенностей определен приказами Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 и № 858.
Физическое лицо может оформить электронную подпись в 2022 году в любом из коммерческих УДЦ, который прошел переаккредитацию до 31.12.2021. Электронные подписи, выданные физическим лицам такими УДЦ в 2021 году, продолжают действовать в 2022 году, аналогично подписям организаций или ИП.
В 2022 году в части применения МЧД действует переходный период:
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) необходима при обмене документами в режиме онлайн, как бизнесменам, так и «обычным» физическим лицам.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) полностью аналогична собственноручной подписи. УКЭП можно использовать для заверения любых документов, как личных, так и связанных с ведением бизнеса.
В 2022 году и далее бизнесмены могут бесплатно получить УКЭП в подразделениях ФНС. Необходимо только приобрести носитель (токен) по цене от 1,5 тыс. руб.
Также организации и ИП могут оформить УКЭП и в удостоверяющих центрах, которые получили статус доверенного лица ФНС. В этом случае придется заплатить по коммерческому тарифу, примерно от 3 до 6 тыс. руб.
Физические лица в 2022 году, как и раньше, получают УКЭП в коммерческих УДЦ. Центр должен пройти аккредитацию по новым правилам. Электронная подпись для физлица обойдется примерно в 2 – 3 тыс. руб., включая стоимость носителя.
С 1 января 2023 года ответственным лицам, которые заверяют документы для бизнеса, кроме директора или самого ИП, нужно будет вместе с УКЭП использовать машиночитаемую доверенность (МЧД). В 2022 году можно применять МЧД добровольно, в рамках переходного периода.