<span>Электронная</span> подпись

Электронная подпись

Бизнес

С каждым годом обмен документами все больше переходит в электронный формат. А любой юридически значимый документ необходимо заверить подписью.

Для документооборота в режиме онлайн используют электронную цифровую подпись (ЭЦП). Рассмотрим, что такое электронная подпись, какие они бывают, как их получить и использовать.

 

Какие виды ЭЦП бывают и чем они отличаются

Все основные правила работы с ЭЦП приведены в законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ. В частности, статья 5 указанного закона содержит информацию о видах электронных подписей.

  1. Простая электронная подпись (ПЭП)

Простая электронная подпись — это пароль, который пользователь вводит при регистрации на сайте, пин-код банковской карты, либо код доступа из СМС.

С помощью простой электронной подписи можно подтвердить личность или получить доступ к услугам, но она в общем случае не гарантирует достоверность документа. Поэтому при использовании простой электронной подписи стороны, как правило, дополнительно согласовывают ее юридическую силу.

Нередко для придания простой электронной подписи юридической силы ее владелец сначала должен подтвердить свою личность. Например, владелец банковской карты может получить конверт с пин-кодом только в отделении банка, куда он должен прийти с паспортом.

  1. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается с помощью специальных криптографических программ, которые формируют закрытый и открытый ключ.

С помощью закрытого ключа владелец ЭЦП подписывает свой документ. Затем пользователь электронной подписи передает документ получателю вместе с открытым ключом.  Получатель, используя открытый ключ, проверяет подлинность подписи и отсутствие изменений в документе после подписания.

Создавать сертификат, подтверждающий права владельца ключа, для усиленной неквалифицированной электронной подписи не обязательно.

Усиленную неквалифицированную электронную подпись можно использовать для заверения документов, если подписано соглашение между контрагентами или если возможность использования электронной подписи в конкретной сфере деятельности разрешена законом.

  1. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Усиленная квалифицированная электронная подпись технически создается по тем же принципам, что и усиленная неквалифицированная электронная подпись, но есть несколько важных отличий.

  • Программа, которая формирует электронные ключи, должна быть сертифицирована ФСБ РФ.
  • Владелец подписи обязательно должен получить сертификат, который соответствует требованиям ФСБ РФ к защите информации (приказ № 795 от 27.12.2011).
  • Усиленную квалифицированную электронную подпись может выдавать только удостоверяющий центр (УДЦ), который аккредитован Минцифры РФ.

Усиленная квалифицированная электронная подпись — это полный аналог собственноручной подписи физического лица, а для организации — аналог подписи руководителя и печати. Электронный документ, который заверен усиленной квалифицированной электронной подписью, по умолчанию имеет одинаковую юридическую силу с бумажным документом. Какие-либо дополнительные соглашения между сторонами договора в данном случае не нужны.

 

Как использовать электронную подпись бизнесменам

  1. Электронная подпись при внутреннем документообороте между подразделениями

В данном случае порядок применения ЭЦП законом не регламентирован. Поэтому для простоты бизнесмен может здесь применять простую электронную подпись, т.е. просто закрывать документы паролем.

Но по желанию компания может применять и усиленную электронную подпись, чтобы повысить уровень защиты внутренних документов. Так нередко поступают средние и крупные компании, которые приобретают специализированные программы и сами выпускают усиленную неквалифицированную электронную подпись для внутреннего использования.

  1. Электронная подпись при подписании кадровых документов

Удаленное оформление кадровых документов стало особенно актуальным из-за активного развития в последние годы дистанционной работы. Работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись при электронном документообороте с сотрудниками в следующих случаях (ст. 312.3 ТК РФ):

  • При заключении, изменении и расторжении трудовых или ученических договоров.
  • При заключении, изменении и расторжении договоров о материальной ответственности.

В остальных случаях работодатель и сотрудник могут обмениваться электронными документами, заверенными более «простыми» версиями ЭЦП. Также для заверения кадровых документов, кроме указанных выше, стороны могут вообще обойтись без ЭЦП, например, просто выслать друг другу сканы с подписями.

Порядок подписания электронных кадровых документов нужно отразить в трудовом или коллективном договоре, либо в другом внутреннем нормативном акте компании.

  1. Электронная подпись при электронном документообороте с контрагентами

Здесь порядок работы не определен законом, поэтому теоретически можно использовать любой вид электронной подписи.

Но простую электронную подпись в данном случае обычно не применяют, так как велик риск искажения данных. Чтобы применять усиленную неквалифицированную электронную подпись, нужно заключить с каждым контрагентом договор о признании юридической силы данного вида подписи. Усиленную квалифицированную электронную подпись можно использовать без ограничений.

Кроме того, желательно, чтобы компания и ее контрагент были подключены к операторам электронного документооборота. Теоретически можно пересылать документы, заверенные ЭЦП, и по обычной электронной почте. Но при этом ниже гарантия их сохранности и сложнее подтвердить сроки подписания и отправки в случае споров.

  1. Электронная подпись при обмене данными с государственными органами

Большинство бизнесменов познакомились с ЭЦП, когда начали сдавать электронную бухгалтерскую и налоговую отчетность.

На сегодня практически все бизнесмены обязаны предоставлять те или иные отчеты в электронном виде.

Начиная с 2021 года полностью переведена в электронный формат бухгалтерская отчетность. Это значит, что электронная подпись теперь нужна всем юридическим лицам.

Предприниматели освобождены от ведения бухучета, но и для них есть обязательные электронные формы. Все отчеты по НДФЛ и страховым взносам необходимо предоставлять в режиме онлайн, если численность сотрудников составляет более 10 человек (п. 10 ст. 431 НК РФ).

Поэтому электронная подпись на сегодня по закону необходима практически всем бизнесменам, кроме ИП без работников или со штатом в несколько человек.

Для подписания бухгалтерской отчетности, а также всех видов деклараций и расчетов по налогам и страховым взносам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Также усиленная квалифицированная электронная подпись необходима и для участия в конкурсах на заключение контрактов по закупкам, которые проводят государственные органы и госкорпорации. Это определено пп. 3 п. 1 ст. 4 закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ и п. 5 ст. 3.3 закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ.

 

Как использовать электронную подпись физическим лицам

  1. Электронная подпись при электронном документообороте с работодателем

Необходимость подписывать различные кадровые документы в электронном виде обычно возникает при удаленной работе.

Для трудового и ученического договора, а также для договора о материальной ответственности работник должен использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись. Усиленная электронная подпись понадобится при заключении таких договоров, внесении в них любых изменений и расторжении.

Иногда неквалифицированную электронную подпись в таких случаях формирует для работника сам работодатель. Так, например, поступают средние и крупные компании, у которых много удаленных сотрудников.

Все остальные кадровые документы можно заверять и простой подписью, или вообще ограничиться обменом скан-копиями. Здесь порядок взаимодействия определяют стороны трудового договора.

  1. Электронная подпись для физических лиц в других ситуациях

Электронные подписи нужны физическим лицам и во многих других случаях. Не все об этом задумываются, но каждый раз, заходя по паролю в личный кабинет на любом сайте, человек использует простую электронную подпись.

А если получить усиленную квалифицированную электронную подпись, то у физического лица появится множество возможностей для дистанционного оформления документов:

  • Подписание налоговых деклараций и заявлений на вычеты.
  • Подача заявлений на поступление в учебные заведения.
  • Купля-продажа недвижимости.
  • Электронный документооборот с заказчиками для тех, кто работает на фрилансе.
  • Регистрация юридического лица или открытие ИП.

Также с 2022 года личная электронная подпись понадобится физическим лицам, которые занимают руководящие должности и имеют право второй подписи бухгалтерских и других документов, используемых для бизнеса. Подробнее об этом расскажем ниже.

 

Где и как получить электронную подпись и сколько это стоит

Оформить простую электронную подпись легче всего и, как правило, это бесплатно. Например, пользователь зарегистрировался на сайте и придумал себе логин и пароль. Теперь у него есть простая электронная подпись для входа на данный сайт.

Усиленную неквалифицированную ЭЦП иногда самостоятельно формируют крупные компании для внутреннего и внешнего документооборота.

Усиленную квалифицированную ЭЦП можно оформить только в удостоверяющих центрах, которые имеют аккредитацию Минцифры.

Стоимость квалифицированной ЭЦП для юридических лиц составляет примерно 3 — 5 тыс. руб., для физических 2 — 3 тыс. руб. Как правило, электронную подпись выдают на 12 месяцев.

В указанную выше стоимость входит покупка токена – носителя информации. Он внешне напоминает обычную флешку, но содержит специальное ПО, которое обеспечивает защиту данных. Стоимость токенов зависит от модели и начинается примерно от 1,5 тыс. руб.

Токен можно приобрести как в удостоверяющем центре при оформлении электронной подписи, так и самостоятельно, у производителя. Например, в РФ популярны носители ЭЦП линейки «Рутокен», которые производит компания «Актив». Но можно использовать и другие модели, главное, чтобы они соответствовали требованиям к защите информации закона № 63-ФЗ приказа ФСБ РФ № 795.

С 2022 года юридические лица, ИП и нотариусы смогут бесплатно получать электронные подписи в ФНС. Платить придется только за токен. Физические лица будут по-прежнему получать ЭЦП на коммерческой основе в удостоверяющем центре, которые пройдут аккредитацию по новым правилам. Подробнее об этом — в следующем разделе.

 

Купить ЭЦП

 

Электронная подпись: что изменится с 1 июля 2021 года

С 2022 года система работы с ЭЦП существенно изменится, а уже с 1 июля 2021 года начнется переходный период (закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ). Изменения в основном затронут бизнесменов, но отчасти коснутся и «обычных» физических лиц.

  1. Удостоверяющих центров станет намного меньше

Те УДЦ, кто не соответствует новым правилам, не смогут выдавать электронные подписи после 01 июля 2021 года. В частности, очень существенно повышены требования к уставному капиталу удостоверяющего центра: с 7 млн руб. до 1 млрд руб.

В итоге на этом рынке останутся только самые крупные игроки. По оценкам специалистов, из примерно 400 удостоверяющих центров, которые действуют сейчас, пройти аккредитацию по новым правилам смогут не более 15-20.

  1. ФНС будет выдавать организациям, ИП и нотариусам бесплатные электронные подписи

С 1 января 2022 года выдавать ЭЦП организациям, ИП и нотариусам сможет только ФНС и ее доверенные партнеры. Это те удостоверяющие центры, которые не только пройдут «общую» аккредитацию по новым правилам, но и будут дополнительно аккредитованы ФНС.

Само оформление электронной подписи в ФНС будет бесплатным, бизнесмен должен будет только приобрести токен.

Все ЭЦП, выданные удостоверяющим центром по старым правилам, прекратят свое действие с 01.01.2022.

  1. Где лучше получить электронную подпись после 1 июля 2021 года

С 1 июля 2021 года до 1 января 2022 года будет действовать переходный период. Электронную подпись можно будет получить, как в ФНС, так и в любом удостоверяющем центре из прошедших аккредитацию по новым правилам.

Возникает вопрос: где лучше оформить новую электронную подпись тем бизнесменам, у которых она заканчивается «на границе» переходного периода – в июне-июле 2021 года?

Ситуация еще осложняется тем, что в июле наступает срок сдачи квартальной бухгалтерской и налоговой отчетности. А как мы говорили выше, большинство бизнесменов обязаны сдавать те или иные отчеты в электронном виде.

Удобнее всего было бы сразу получить ЭЦП у налоговиков. Эта электронная подпись будет действовать 15 месяцев, поэтому затем можно будет не беспокоиться об ее замене до конца 2022 года.

Однако выдача ЭЦП — это новое направление работы для ФНС. Не исключено, что в первое время будут очереди, технические сбои и другие проблемы. Кроме того, далеко не все ИФНС и не во всех регионах сразу начнут выдавать ЭЦП с 1 июля 2021 года.

Поэтому тем, кому срочно понадобится электронная подпись в июле 2021 года может быть удобнее обратиться в один из крупных удостоверяющих центров, которые пройдут аккредитацию по новым правилам.

Правда, электронная подпись, выданная таким УДЦ будет действовать только до 1 января 2022 года. Но зато бизнесмен без проблем подпишет отчетность и затем спокойно оформит в конце 2021 года новую подпись у налоговиков.

Если же текущей ЭЦП можно пользоваться до конца 2021 года, то лучше сразу получить новую подпись в ФНС. Скорее всего, налоговики отработают схему выдачи ЭЦП за первые 2-3 месяца переходного периода, и в конце 2021 года особых проблем при получении подписей уже не будет.

  1. Сотрудники организаций с 1 января 2022 года должны будут заверять документы личной подписью физического лица

Описанный ниже порядок относится ко всем ответственным лицам, которые подписывают документы для бизнеса, кроме руководителя или самого ИП. Директор или предприниматель должны использовать не личную ЭЦП, а электронную подпись организации (ИП).

Например, право второй подписи на документах часто получает заместитель директора или главбух. Личную электронную подпись сотрудники компании в 2021, 2022 году и далее будут, как и раньше, получать в коммерческих УДЦ, которые останутся на рынке после переаккредитации.

Если сотрудник будет использовать личную электронную подпись при подписании документов для бизнеса, то он дополнительно должен получить электронную доверенность от организации или ИП. При подписании каждого документа личной ЭЦП от имени компании должностное лицо должно будет прилагать к нему электронную доверенность.

Порядок оформления такой доверенности пока не утвержден, разработан только проект постановления Правительства.

 

Вывод

Электронная подпись необходима при обмене документами в режиме онлайн, как бизнесменам, так и «обычным» физическим лицам.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) полностью аналогична собственноручной подписи. УКЭП можно использовать для заверения любых документов, как личных, так и связанных с ведением бизнеса.

Начиная с 2022 года бизнесмены будут бесплатно получать усиленную квалифицированную ЭЦП в ФНС. Необходимо будет только приобрести носитель (токен) по цене от 1,5 тыс. руб.

Начиная с 1 июля 2021 года усиленную квалифицированную электронную подпись для бизнеса будут параллельно выдавать налоговики и коммерческие удостоверяющие центры, которые пройдут аккредитацию по новым правилам. Но все ЭЦП, кроме выданных налоговиками, прекратят свое действие с 1 января 2022 года.

Физические лица, как и раньше, будут продолжать получать ЭЦП в коммерческих УДЦ. Электронная подпись обойдется примерно в 2 – 3 тыс. руб., включая стоимость носителя.

 

Доверьте бухгалтерию команде экспертов

Нулевая отчетность

от 1 000

Заказать

Микро бизнес

от 3 000

Заказать

Малый бизнес

от 7 000

Заказать

Активный бизнес

от 10 000

Заказать

Похожие статьи:

Хотите надёжную
и удобную бухгалтерию?

Имя
Телефон
Сообщение

Сообщение отправлено

Ok