Новый отчет в ФСС

Бухгалтерский учет

В 2022 году у всех работодателей появится новая обязанность перед ФСС РФ — предоставление сведений о застрахованных лицах. Расскажем, как заполнить и сдать новый отчет в ФСС.

Зачем нужен новый отчет в ФСС и что в него входит

С 2021 года выплаты по больничным листам и большинство других социальных пособий работники получают напрямую из ФСС РФ.

Для того, чтобы перечислить пособие, ФСС должна получить информацию о сотруднике. Эти данные обязан предоставить работодатель.

Информацию для заполнения отчета в ФСС должны давать работодателю сотрудники. Так как сведения содержат персональные данные, то работодатель обязан сначала получить от сотрудника письменное согласие на их обработку (ст. 9 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Форма для получения данных от сотрудника утверждена приложением 2 к приказу ФСС РФ от 04.02.2021 № 26. Она включает в себя следующие сведения:

Фамилия, имя, отчество, дата рождения.
Коды СНИЛС, ИНН.
Реквизиты документа, удостоверяющего личность.
Информация о документах, подтверждающих право пребывания на территории РФ — для иностранцев и лиц без гражданства.
Другие сведения, которые влияют на расчет социальных пособий. Например, отметка о проживании на территориях, подвергшихся радиоактивному заражению.
Сведения о месте регистрации и месте фактического проживания.
Выбор варианта выплаты пособия: на банковский счет, почтовым переводом или через иную организацию.
Сведения необходимые для перечисления с учетом выбранного способа:

— банковские реквизиты;

— почтовый адрес;

— наименование, БИК и ИНН иной организации.

Подпись и контактный телефон сотрудника. Сотрудник своей подписью подтверждает достоверность данных и право работодателя передать информацию в ФСС.
Подпись и контактный телефон работодателя.

Как сдавать новый отчет в ФСС

Работодатель должен передать данные в ФСС по той же форме, что и получил от работников (приложение 2 к приказу № 26). Информацию следует направить в течение трех рабочих дней после ее получения от сотрудника (п. 15 ст. 13 закона № 255-ФЗ).

Передавать данные можно как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

За нарушение сроков предоставления информации, необходимой для начисления пособий, работодателя оштрафуют на 5000 руб. за каждый случай (п. 3 ст. 15.2 закона № 255-ФЗ). Кроме того, с ответственного должностного лица взыщут штраф в сумме от 300 до 500 руб. (п. 4 ст. 15.33 КоАП РФ).

Сотрудник должен предоставить работодателю сведения для начисления пособий в момент трудоустройства, а также при любом изменении указанных данных (п. 13, 14 ст. 13 закона № 255-ФЗ)

Если речь идет о новых сотрудниках, то вопросов не возникает. Работник предоставляет необходимую информацию в день подписания трудового договора и далее работодатель в течение трех дней передает ее в ФСС.

Но если сотрудник уже работает, то законом не определен период, в течение которого он должен предоставить работодателю информацию об изменении своих персональных данных. В п. 14 ст. 13 закона № 255 ФЗ установлена лишь обязанность сотрудника сделать это.

Поэтому целесообразно составить внутренний документ, который обязывает сотрудников сообщить в отдел кадров об изменении своих данных в определенный срок. Лучше установить короткий период — не более 3-5 дней. Каждый сотрудник может заболеть в любой момент, и если информация не будет своевременно обновлена, то могут возникнуть проблемы при начислении и выплате ему пособия.

Также в законе не урегулирован порядок передачи данных о тех сотрудниках, которые уже работали по состоянию на 01.01.2022.

ФСС РФ разместила на своем сайте рекомендацию для работодателей:

В начале 2022 года передать в ФСС сведения обо всех сотрудниках, которые работали в организации на 01.01.2022.
Так как возможности фонда по обработке информации ограничены, то, с учетом численности сотрудников, разбить передачу на несколько этапов. В первую очередь направить сведения о женщинах, которые находятся в декретном отпуске или планируют его.
Также направить сведения и о недавно уволенных сотрудниках, так как они имеют право на оплату больничного в течение 30 дней после увольнения.

Эта рекомендация ФСС не имеет силы закона. Но работодателям лучше все-таки выполнить ее. В противном случае у сотрудников, принятых на работу в 2021 году или ранее, могут возникнуть проблемы с выплатой больничных и других социальных пособий.