Учет расходов

Бухгалтерский учет

У всех организаций есть те или иные хозяйственные расходы. Рассмотрим, как правильно отражать расходы в бухгалтерском учете и использовать их для уменьшения налоговой базы.

Что такое хозяйственные расходы

Хозяйственные расходы — это все затраты компании, которые необходимы для текущего обеспечения ее деятельности. Например, коммунальные платежи, доставка корреспонденции, уборка, канцтовары, расходные материалы для оргтехники и т.п.

Хозяйственные расходы можно разделить на две группы:

Услуги сторонних организаций
Покупка инвентаря, материалов и других подобных ценностей.

Как отразить хозяйственные расходы в бухучете

Бухгалтерский учет хозяйственных расходов нужно вести по общим правилам, предусмотренным для учета услуг или материальных ценностей.

Для услуг основная проводка будет следующая:

ДТ 20 (23, 25, 26, 44…) — КТ 60 (76)

Если компания и поставщик услуг работают с НДС, потребуется еще дополнительная проводка по учету входного налога:

ДТ 19 — КТ 60 (76)

Счет затрат по дебету зависит от того, где конкретно будет использована услуга. Например, для услуг клининговой компании по уборке цеха будет дебет 20 счета, а если убирали офис — то дебет 26 счета.

Использование по кредиту счета 60 или 76 зависит от учетной политики компании. Чаще всего организации учитывают большинство расчетов с поставщиками товаров, материалов и услуг на счете 60, включая сюда и хозяйственные расходы.

Но иногда встречается такой вариант учетной политики, когда на 76 счет относят все расходы, которые не связаны прямо с основными бизнес-процессами. В этом случае на 76 счете будут и хозяйственные расходы.

Материальные ценности, в зависимости от их свойств и порядка использования, можно учитывать в двух вариантах: как основные средства, или как запасы.

Основные критерии для отнесения объекта к основным средствам (ОС) следующие (п. 4, 5 ФСБУ 6/2020):

Объект приносит коммерческой организации экономические выгоды или помогает НКО достигать уставных целей.
Объект предназначен для использования в течение длительного времени. В общем случае это — один год, но для компаний с длительным производственным циклом (длиннее года) период использования ОС должен быть длиннее этого цикла.
Стоимость объекта превышает установленный компанией лимит.

Например, картридж для принтера — это запасы, так как обычно его используют за 1-2 месяца. А если организация купит пылесос для уборки офиса, то это уже будет основное средство.

Стоимость основных средств учитывают на счете 01:

ДТ 01 — КТ 60 (76)

В процессе использования основные средства переносят свою стоимость на расходы компании через амортизацию:

ДТ 20 (23, 25, 26, 44…) — КТ 02

Подробнее об амортизации основных средств читайте здесь.

Если приобретенные ценности относятся к запасам, то их нужно учитывать на счете 10:

ДТ 10 — КТ 60 (76)

Когда запасы будут использованы, их стоимость нужно отнести на расходы компании:

ДТ 20 (23, 25, 26, 44…) — КТ 10

Подробнее об учете запасов читайте здесь.

Малоценные основные средства к запасам не относятся. Это объекты, которые компания использует в течение длительного времени, но их стоимость ниже установленного лимита. Стоимость таких объектов нужно при покупке сразу же списать на текущие расходы, аналогично услугам:

ДТ 20 (23, 25, 26, 44…) — КТ 60 (76)

Но фактически объект никуда не исчезает, и компания продолжает его использовать. Поэтому необходимо организовать учет малоценных ОС (п. 5 ФСБУ 6/2020). Например, для этого можно открыть отдельный забалансовый счет 012 «Малоценное имущество».

Пример

Компания «Старт» купила пылесос для уборки офиса. Стоимость пылесоса — 15 000 руб., срок службы по документам — 5 лет. В организации установлен лимит для признания основных средств в бухучете — 50 000 руб. Компания единовременно списала стоимость пылесоса при покупке

ДТ 26 — КТ 60 (15 000 руб.)

Но в течение 5 лет пылесос следует учитывать за балансом на счете 012 по первоначальной стоимости.

Стандартный способ оплаты для любых видов хозяйственных расходов — перечисление денег на расчетный счет поставщика:

ДТ 60 (76) — КТ 51

Но закупки небольших партий хозяйственных материалов или инвентаря нередко поручают сотрудникам. В этом случае будет задействован счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

ДТ 71 — КТ 50 (51) — средства выданы в подотчет

ДТ 10 — КТ 71 — оприходованы материалы, купленные за счет подотчетных денег

ДТ 50 (51) — КТ 71 — возвращены неиспользованные подотчетные средства

Как отразить хозяйственные расходы в налоговом учете

Для налога на прибыль

В отличие от бухучета, в налоговом учете для налога на прибыль установлен фиксированный лимит для отнесения объектов к основным средствам — 100 тыс. руб. (п. 1 ст. 257 НК РФ).

Кроме того, в налоговом учете есть особенности начисления амортизации. Подробнее об этом читайте здесь.

Все затраты, принимаемые к налоговому учету, должны быть экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ) Критериев экономической обоснованности затрат в НК РФ нет. На практике налоговики иногда пытаются отказать налогоплательщикам в признании отдельных видов затрат на благоустройство офиса и территории компании. Подробнее о разрешении подобных споров читайте здесь.

Для УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН

При учете расходов на специальных налоговых режимах нужно иметь в виду следующее:

Расходы обязательно должны быть оплачены.
Расходы должны входить в закрытый список. Для УСН это п. 1 ст. 346.16 НК РФ, а для ЕСХН — п. 2 ст. 346.5 НК РФ.

Коммунальные платежи за тепло, воду и электроэнергию нужно учитывать в составе материальных расходов. Это предусмотрено для налога на прибыль (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). А правила учета расходов для налога на прибыль следует по аналогии применять к расходам для УСН и ЕСХН (п. 2 ст. 346.16 и п. 3 ст. 346.5 НК РФ).

Из других хозяйственных расходов в списках для УСН и ЕСХН прямо упомянуты основные средства, канцтовары и почтовые расходы (пп. 1, 17, 18 п. 1 ст. 346.16 и пп. 1, 17, 18 п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

По остальным видам хозрасходов нужно ориентироваться на разъяснения Минфина.

Например, налоговики считают, что расходы на уборку производственных помещений относятся к услугам производственного характера. Поэтому оплату услуг клининговой компании можно учесть для УСН (письмо Минфина РФ от 13.04.2011 № 03-11-06/2/53).

Если же организация проводит уборку своими силами и закупает моющие средства, то их можно учесть для УСН в составе материальных расходов (письмо Минфина РФ от 17.01.2020 № 03-11-11/1827).

Также, по мнению чиновников, можно отнести к материальным затратам при УСН покупку и заправку картриджей для оргтехники (письмо Минфина РФ от 25.12.2015 № 03-11-06/2/76408).

А вот учесть покупку питьевой воды для «упрощенного» налога Минфин не разрешает. Чиновники считают, что эти расходы не относятся непосредственно к производственной деятельности, поэтому в состав материальных затрат их включать нельзя. А расходы на обеспечение нормальных условий труда в ст. 346.16 НК РФ прямо не указаны (письмо Минфина от 06.12.2013 № 03-11-11/53315).

Есть пример решения, когда суд поддержал налогоплательщика, который включил питьевую воду в расходы при УСН (постановление ФАС Уральского округа от 06.10.2008 № Ф09-7032/08-С3). Судьи решили, что эти затраты непосредственно связаны с предпринимательской деятельностью, т.е. должны быть признаны по общим правилам п. 1 ст. 252 НК РФ. А указанные правила распространяются, в том числе, на УСН и ЕСХН.

Но если бизнесмен будет руководствоваться этой позицией суда, то, в случае проверки, практически неизбежны споры с налоговиками.

Вывод

Хозяйственные расходы направлены на поддержание нормальной деятельности организации. В бухучете их следует отражать по общим правилам, предусмотренным для услуг, основных средств или запасов.

Для налога на прибыль важно подтвердить экономическую обоснованность расходов.

При УСН и ЕСХН каждый вид хозяйственных расходов следует рассматривать отдельно. Некоторые из них прямо указаны в списке разрешенных видов затрат, а для других нужно руководствоваться разъяснениями Минфина, а при необходимости — учитывать судебную практику.