Дистанционная работа

Бухгалтерский учет

Информационные технологии развиваются с каждым годом, и все больше офисных сотрудников выбирают дистанционные формы занятости. Дополнительным стимулом для развития «удаленки» в 2020 году стала пандемия коронавируса.

Дистанционная работа во многих случаях удобна как для работодателей, так и для сотрудников. Однако в этом формате есть немало особенностей, которые нужно учитывать. Рассмотрим, как организовать дистанционную работу, чтобы соблюсти все требования закона.

 

Что такое дистанционная работа и где может находиться сотрудник

Российское трудовое законодательство определяет работу, как дистанционную, если выполняются следующие условия (ст. 312.1 ТК РФ):

  1. Работник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя.
  2. Для выполнения трудовой функции и взаимодействия с работодателем используются общедоступные телекоммуникационные сети, в том числе Интернет.

ТК РФ не содержит никаких территориальных ограничений для дистанционного работника. Теоретически такой специалист может находиться где угодно, если есть устойчивый доступ к Интернету.

Однако, по мнению Минтруда, российские работодатели не имеют права заключать договора с удаленными сотрудниками, которые находятся за границей (письмо от 06.01.2017 № 14-2/ООГ-245). Дело в том, что работодатель обязан обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Это относится и к сотрудникам при дистанционной работе, хотя и с некоторыми ограничениями. А так как за рубежом российское законодательство не действует, то и гарантировать безопасные условия труда невозможно.

 

Кадровый документооборот при дистанционной работе

Оформление сотрудника на работу начинается с предоставления им работодателю необходимых документов (ст. 65 ТК РФ). Для всех сотрудников обязательны:

  1. Паспорт или иное удостоверение личности.
  2. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, кроме тех, кто оформляется впервые.
  3. Свидетельство СНИЛС.

Другие документы предоставляются при необходимости, в зависимости от конкретных условий. Например, военный билет – для военнообязанных или диплом – если работа требует специальных знаний.

При оформлении на дистанционную работу в общем случае требуются те же документы. Разница в том, что сотрудник может предоставить их в электронном виде. Однако работодатель имеет право потребовать, чтобы работник выслал ему нотариально заверенные бумажные копии всех необходимых документов.

Отдельный вопрос – с трудовой книжкой. По соглашению сторон сведения о дистанционной работе могут не вноситься в нее. Тогда предоставлять трудовую книжку при оформлении, естественно, не нужно. В противном случае удаленный сотрудник должен лично доставить трудовую книжку работодателю или выслать ее по почте заказным письмом (ст. 312.2 ТК РФ).

Трудовой договор с дистанционным работником также можно подписать в электронном формате. Но работодатель обязан в течение трех календарных дней после оформления выслать сотруднику подписанный экземпляр договора на бумаге.

Все другие необходимые документы, связанные с трудовыми отношениями, стороны также могут направлять друг другу в электронном виде. Со стороны работодателя это могут быть различные локальные нормативные акты, приказы, распоряжения, со стороны удаленного работника – заявления, объяснения и т.п.

Исключение – ситуация, когда удаленный работник получил право на выплату по больничному листу или в связи с материнством. Тогда сотрудник должен выслать работодателю заказным письмом оригиналы всех необходимых документов.

Кроме того, работник может в любой момент запросить у работодателя бумажные копии документов, связанных с трудовыми отношениями (ст. 62 ТК РФ). Тогда работодатель обязан выслать их сотруднику заказным письмом в течение трех рабочих дней.

При увольнении дистанционного работника приказ также можно оформить в электронном виде. Но работодатель обязан направить сотруднику заказным письмом в день увольнения подписанный экземпляр приказа на бумаге (ст. 312.5 ТК РФ).

 

Особенности организации труда при дистанционной работе

Режим работы и отдыха сотрудник при дистанционной работе в общем случае определяет для себя сам (ст. 312.4 ТК РФ). Но в трудовом договоре может быть установлен и регламентированный режим с учетом места нахождения конкретного сотрудника, например – разницы в часовых поясах.

Для контроля за дистанционными сотрудниками работодатель может использовать программное обеспечение, которое позволяет отслеживать их действия. В этом случае необходимо получить согласие работника на установку такого ПО.

Чтобы контролировать выполнение проекта удаленной командой в целом, также удобно использовать специальные программы. Для небольших команд это может быть, например, Трелло. Для крупных проектов – лучше использовать полноценные CRM-системы, например, Мегаплан.

Удаленный сотрудник может, как использовать собственное оборудование или программное обеспечение, так и получать их от работодателя. Также работодатель может рекомендовать сотруднику при дистанционной работе использовать те или иные средства труда.

Перечень оборудования и ПО, порядок обеспечения им, а также начисление компенсации за использование сотрудником собственного имущества определяются трудовым договором (ст. 312.3 ТК РФ).

Обязанности работодателя по охране труда распространяются и на сотрудников при дистанционной работе, но в сокращенном виде. В их отношении работодатель обязан только:

  1. Знакомить сотрудника с требованиями по охране труда в части того оборудования, которое предоставил или рекомендовал работодатель.
  2. Перечислять страховые взносы в ФСС, а в случае необходимости – производить страховые выплаты самостоятельно или оформлять необходимые документы для выплаты через ФСС.
  3. Выполнять предписания контролирующих органов в области охраны труда.
  4. Учитывать несчастные случаи и заболевания, связанные с выполнением трудовых обязанностей, а также выявлять их причины.

Все другие требования в области охраны труда не распространяются на сотрудников при дистанционной работе, если в трудовом договоре не указано иное.

В частности, работодатель может не проводить в отношении удаленных сотрудников такие мероприятия, как регулярный медосмотр и специальная оценка условий труда.

 

Зарплата и другие выплаты при дистанционной работе

Сотрудник должен получать одну и ту же зарплату за одинаковый объем работы, вне зависимости от того, где он трудится: в офисе или у себя дома.

Но возможны ситуации, когда некоторые функции нельзя выполнять удаленно. Например, в офисе бухгалтер исполнял еще и обязанности кассира, которыми, естественно, нельзя заниматься «на дому». Тогда по соглашению сторон заработная плата может быть уменьшена.

Региональные надбавки к тарифам нужно платить, исходя из места нахождения работника, а не работодателя. Например, если организация находится в Москве, а работник живет на Крайнем Севере, то он должен получать надбавки. В обратной ситуации, если «северная» организация заключит договор с удаленным работником из Москвы, надбавки ему не полагаются (письмо Роструда от 15.01.2016 № ТЗ/23333-6-1).

Работодатели нередко компенсируют удаленным сотрудникам затраты на услуги связи, использование личного имущества и т.п. Эти выплаты не относятся к доходу, поэтому их не нужно облагать НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Но следует обосновать производственную необходимость таких затрат (письмо Минфина РФ от 11.04.2013 № 03-04-06/11996). Например – приложить к расчету компенсации за телефон детализацию звонков.

Если удаленный работник из другого города приезжает по служебной необходимости в офис компании, то это считается обычной командировкой. Поэтому организация должна на общих основаниях выплатить работнику суточные, а также компенсировать затраты на проезд и проживание (письмо Минтруда РФ от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733).

 

Вывод

Дистанционная работа, как и «обычная», подчиняется требованиям ТК РФ. Но при этом нужно учитывать ряд особенностей, связанных с расположением работодателя и работника на разных территориях. Многие документы можно перевести в электронный формат, сокращены обязанности работодателя по охране труда, сотрудник имеет право на свободный график.

Оплата труда не должна зависеть от того, как организована работа – по традиционной схеме, или дистанционно. Региональные надбавки к зарплате нужно начислять, исходя из места фактического нахождения работника. Если сотрудник использует для работы свое имущество и другие ресурсы, работодатель должен выплатить ему компенсацию.

 

Доверьте бухгалтерию команде экспертов

Нулевая отчетность

от 1 000

Заказать

Микро бизнес

от 3 000

Заказать

Малый бизнес

от 7 000

Заказать

Активный бизнес

от 10 000

Заказать

Похожие статьи:

Хотите надёжную
и удобную бухгалтерию?

Имя
Телефон
Сообщение

Сообщение отправлено

Ok