Информационные технологии развиваются с каждым годом, и все больше офисных сотрудников выбирают дистанционные формы занятости. Дополнительным стимулом для развития «удаленки» в 2020 году стала пандемия коронавируса.
Дистанционная работа во многих случаях удобна как для работодателей, так и для сотрудников. Однако в этом формате есть немало особенностей, которые нужно учитывать. Рассмотрим, как организовать дистанционную работу, чтобы соблюсти все требования закона.
Российское трудовое законодательство определяет работу, как дистанционную, если выполняются следующие условия (ст. 312.1 ТК РФ):
ТК РФ не содержит никаких территориальных ограничений для дистанционного работника. Теоретически такой специалист может находиться где угодно, если есть устойчивый доступ к Интернету.
Однако, по мнению Минтруда, российские работодатели не имеют права заключать договора с удаленными сотрудниками, которые находятся за границей (письмо от 06.01.2017 № 14-2/ООГ-245). Дело в том, что работодатель обязан обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Это относится и к сотрудникам при дистанционной работе, хотя и с некоторыми ограничениями. А так как за рубежом российское законодательство не действует, то и гарантировать безопасные условия труда невозможно.
Оформление сотрудника на работу начинается с предоставления им работодателю необходимых документов (ст. 65 ТК РФ). Для всех сотрудников обязательны:
Другие документы предоставляются при необходимости, в зависимости от конкретных условий. Например, военный билет – для военнообязанных или диплом – если работа требует специальных знаний.
При оформлении на дистанционную работу в общем случае требуются те же документы. Разница в том, что сотрудник может предоставить их в электронном виде. Однако работодатель имеет право потребовать, чтобы работник выслал ему нотариально заверенные бумажные копии всех необходимых документов.
Отдельный вопрос – с трудовой книжкой. По соглашению сторон сведения о дистанционной работе могут не вноситься в нее. Тогда предоставлять трудовую книжку при оформлении, естественно, не нужно. В противном случае удаленный сотрудник должен лично доставить трудовую книжку работодателю или выслать ее по почте заказным письмом (ст. 312.2 ТК РФ).
Трудовой договор с дистанционным работником также можно подписать в электронном формате. Но работодатель обязан в течение трех календарных дней после оформления выслать сотруднику подписанный экземпляр договора на бумаге.
Все другие необходимые документы, связанные с трудовыми отношениями, стороны также могут направлять друг другу в электронном виде. Со стороны работодателя это могут быть различные локальные нормативные акты, приказы, распоряжения, со стороны удаленного работника – заявления, объяснения и т.п.
Исключение – ситуация, когда удаленный работник получил право на выплату по больничному листу или в связи с материнством. Тогда сотрудник должен выслать работодателю заказным письмом оригиналы всех необходимых документов.
Кроме того, работник может в любой момент запросить у работодателя бумажные копии документов, связанных с трудовыми отношениями (ст. 62 ТК РФ). Тогда работодатель обязан выслать их сотруднику заказным письмом в течение трех рабочих дней.
При увольнении дистанционного работника приказ также можно оформить в электронном виде. Но работодатель обязан направить сотруднику заказным письмом в день увольнения подписанный экземпляр приказа на бумаге (ст. 312.5 ТК РФ).
Режим работы и отдыха сотрудник при дистанционной работе в общем случае определяет для себя сам (ст. 312.4 ТК РФ). Но в трудовом договоре может быть установлен и регламентированный режим с учетом места нахождения конкретного сотрудника, например – разницы в часовых поясах.
Для контроля за дистанционными сотрудниками работодатель может использовать программное обеспечение, которое позволяет отслеживать их действия. В этом случае необходимо получить согласие работника на установку такого ПО.
Чтобы контролировать выполнение проекта удаленной командой в целом, также удобно использовать специальные программы. Для небольших команд это может быть, например, Трелло. Для крупных проектов – лучше использовать полноценные CRM-системы, например, Мегаплан.
Удаленный сотрудник может, как использовать собственное оборудование или программное обеспечение, так и получать их от работодателя. Также работодатель может рекомендовать сотруднику при дистанционной работе использовать те или иные средства труда.
Перечень оборудования и ПО, порядок обеспечения им, а также начисление компенсации за использование сотрудником собственного имущества определяются трудовым договором (ст. 312.3 ТК РФ).
Обязанности работодателя по охране труда распространяются и на сотрудников при дистанционной работе, но в сокращенном виде. В их отношении работодатель обязан только:
Все другие требования в области охраны труда не распространяются на сотрудников при дистанционной работе, если в трудовом договоре не указано иное.
В частности, работодатель может не проводить в отношении удаленных сотрудников такие мероприятия, как регулярный медосмотр и специальная оценка условий труда.
Сотрудник должен получать одну и ту же зарплату за одинаковый объем работы, вне зависимости от того, где он трудится: в офисе или у себя дома.
Но возможны ситуации, когда некоторые функции нельзя выполнять удаленно. Например, в офисе бухгалтер исполнял еще и обязанности кассира, которыми, естественно, нельзя заниматься «на дому». Тогда по соглашению сторон заработная плата может быть уменьшена.
Региональные надбавки к тарифам нужно платить, исходя из места нахождения работника, а не работодателя. Например, если организация находится в Москве, а работник живет на Крайнем Севере, то он должен получать надбавки. В обратной ситуации, если «северная» организация заключит договор с удаленным работником из Москвы, надбавки ему не полагаются (письмо Роструда от 15.01.2016 № ТЗ/23333-6-1).
Работодатели нередко компенсируют удаленным сотрудникам затраты на услуги связи, использование личного имущества и т.п. Эти выплаты не относятся к доходу, поэтому их не нужно облагать НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Но следует обосновать производственную необходимость таких затрат (письмо Минфина РФ от 11.04.2013 № 03-04-06/11996). Например – приложить к расчету компенсации за телефон детализацию звонков.
Если удаленный работник из другого города приезжает по служебной необходимости в офис компании, то это считается обычной командировкой. Поэтому организация должна на общих основаниях выплатить работнику суточные, а также компенсировать затраты на проезд и проживание (письмо Минтруда РФ от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733).
Дистанционная работа, как и «обычная», подчиняется требованиям ТК РФ. Но при этом нужно учитывать ряд особенностей, связанных с расположением работодателя и работника на разных территориях. Многие документы можно перевести в электронный формат, сокращены обязанности работодателя по охране труда, сотрудник имеет право на свободный график.
Оплата труда не должна зависеть от того, как организована работа – по традиционной схеме, или дистанционно. Региональные надбавки к зарплате нужно начислять, исходя из места фактического нахождения работника. Если сотрудник использует для работы свое имущество и другие ресурсы, работодатель должен выплатить ему компенсацию.
