Прием сотрудника на работу

Кадровый учет

Как принять на работу нового сотрудника? В начале трудовых отношений важно соблюсти все установленные законом правила. Это поможет в дальнейшем избежать вопросов от контролирующих органов, а также успешно разрешать спорные ситуации с самим работником. Рассмотрим, как правильно принять нового сотрудника на работу, чтобы затем не возникало проблем.

 

Общий порядок приема сотрудника на работу

Порядок приема сотрудника на работу не зависит от организационно-правовой формы бизнеса. ИП и юридические лица обязаны строго следовать одним и тем же правилам. Процедура приема на работу обычно состоит из следующих этапов:

  1. Согласование кандидатуры со всеми ответственными лицами. В первую очередь речь идет о руководителе подразделения, в котором будет трудиться новичок. Также кандидатуру обычно «визирует» служба безопасности, если она есть в компании. После ознакомления с мнениями всех заинтересованных лиц окончательное решение принимает директор.
  2. Сбор необходимых документов от сотрудника (подробнее о них расскажем ниже) и написание им заявления о приеме на работу.
  3. Подготовка кадровой службой пакета документов, в которых перечисляются все условия труда и особенности организации работы в компании:

— трудовой договор;

— должностная инструкция;

— положения о премировании, охране труда, защите информации и т.п.;

  1. Ознакомление сотрудника со всем пакетом документов под роспись.
  2. Подписание приказа о приеме на работу.
  3. Открытие личной карточки и личного дела сотрудника.
  4. Заведение трудовой книжки, если у работника ее нет, или же внесение новой записи в предоставленную сотрудником книжку.

 

Документы соискателя для приема сотрудника на работу

Если соискатель на вакантное место полностью устраивает работодателя, то в первую очередь он должен предоставить паспорт гражданина РФ, либо иной документ, удостоверяющий личность.

Но есть и другие документы, без которых работа кадровой службы и бухгалтерии невозможна. Согласно ст. 65 Трудового Кодекса работодатель должен потребовать у кандидата:

  1. Карточку СНИЛС. Также работник может предъявить электронный документ, подтверждающий регистрацию в системе пенсионного страхования.
  2. Трудовую книжку, если сотрудник уже был ранее официально трудоустроен. Могут не предоставлять трудовую книжку оформляющиеся впервые и совместители. У последних документ находится по основному месту работы, и заполнять его не обязательно.
  3. Военный билет предоставляют те сотрудники, которые являются военнообязанными и подлежат призыву.

Свидетельство ИНН работодатель формально требовать не вправе, т.к. оно не упомянуто в ст. 65 ТК РФ. Однако, в таком случае возникнут проблемы со сдачей справок 2-НДФЛ и других отчетов в налоговую инспекцию. Поэтому при отсутствии ИНН у нового сотрудника не нужно затягивать с его оформлением.

Остальные документы предъявляются по желанию или для подтверждения соответствия соискателя условиям по конкретной вакансии. Это могут быть документы об образовании, справки об отсутствии судимости и наркотической зависимости и т.п.

 

Особенности приема на работу отдельных категорий граждан

При наличии специальных условий труда или же при приеме на работу иностранных граждан, несовершеннолетних, инвалидов действует особый порядок.

Пакет документов в таких случаях расширен и включает в себя медицинские справки, визы и т.п. Иногда работодателю даже придется получать разрешение для найма таких сотрудников: например, от органов опеки при оформлении несовершеннолетних или же от МВД — на прием на работу мигрантов.

Подобные ситуации требуют тщательной подготовки и внимательности к нюансам.

 

Организация хранения документов

Мало просто оформить документы, нужно еще организовать место для их хранения. Соискатель, как правило, приносит ксерокопии всех документов, либо специалист по кадрам делает их на месте. Все копии хранятся в личном деле вместе с подписанным экземпляром трудового договора. Также сотрудник сдает на ответственное хранение свою трудовую книжку, о чем должна быть сделана запись в специальном журнале.

Кадровые сотрудники обязаны обеспечить безопасное хранение личных документов сотрудников. Поэтому после оформления и внесения соответствующих записей трудовые книжки и личные дела должны быть помещены в шкафы с ограничением доступа для всех сотрудников организации, кроме кадровой службы, либо других ответственных лиц. Самое надежное место для хранения трудовых книжек – несгораемый сейф.

 

Обязательное уведомление о приеме сотрудника

Неприятным сюрпризом для работодателя станут последствия неуведомления контролирующих органов о приеме на работу определенных категорий сотрудников. Поэтому после оформления необходимо в установленные сроки сообщить:

  1. Управлению по вопросам миграции (УВМ) МВД о приеме на работу или увольнении иностранного гражданина. На это отводится 3 дня после заключения (расторжения) трудового договора. Санкции за нарушения предусмотрены ст. 18.15 КоАП РФ:

— для физического лица – от 2 до 5 тыс. руб.;

— для должностного лица – от 35 до 50 тыс. руб.;

— для юридического лица или ИП – от 400 тыс. руб. до 1 млн руб. или приостановление деятельности на срок до 90 дней.

  1. Бывшему работодателю сотрудника, если он являлся госслужащим и уволился по любой причине менее 2 лет назад. Направить уведомление нужно в течение 10 дней с момента подписания трудового договора (п. 4 ст. 12 закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ). Штрафы за неуведомление установлены ст. 19.29 КоАП РФ:

— для физического лица – от 2 до 4 тыс. руб.;

— для должностного лица или ИП – от 20 до 50 тыс. руб.;

— для юридического лица – от 100 до 500 тыс. руб.

  1. В военный комиссариат об оформлении на работу либо увольнении военнообязанного или подлежащего призыву. Уведомить военкомат нужно в течение 2 недель после приема (увольнения). Штраф за неисполнение обязанности составляет от 300 до 1000 рублей и накладывается на должностное лицо, ответственное за ведение воинского учета (п. 3 ст. 21.4 КоАП РФ).

 

Вывод

Прием сотрудника на работу — это не только издание приказа и подписание трудового договора. Данная операция требует соблюдения множества формальностей и правильного заполнения документов.

Помимо составления внутренних «бумаг», необходимо в ряде ситуаций уведомлять сторонние организации о приеме на работу определенных лиц.

Грамотный подход к сбору и оформлению документов поможет не только правильно начать рабочие отношения с сотрудником и урегулировать возможные конфликтные ситуации, но и избежать в дальнейшем претензий от контролирующих органов.

Похожие статьи:

Хотите надёжную
и удобную бухгалтерию?

Имя
Телефон
Сообщение

Сообщение отправлено

Ok