<span>Дистанционная</span> работа:<br> что изменилось с начала 2021 года

Дистанционная работа:
что изменилось с начала 2021 года

Кадровый учет

В ТК РФ еще в 2013 году появилась глава, посвященная регулированию труда дистанционных работников. В 2020 году из-за пандемии переход на дистанционную работу принял массовый характер, поэтому потребовалось уточнить правовое положение дистанционных сотрудников. Рассмотрим внесенные в ТК РФ поправки, которые относятся к дистанционному формату занятости.

 

Как изменились общие положения о дистанционной работе

Все изменения трудового законодательства о дистанционной работе, которые вступили в силу с 2021 года, отражены в законе от 08.12.2020 № 407-ФЗ.

Само понятие дистанционной работы не изменилось. Речь по-прежнему идет о выполнении трудовых функций вне места нахождения работодателя и за пределами любых объектов, находящихся под его контролем.

Однако в новой редакции статьи 312.1 ТК РФ дистанционная работа разбита на три вида:

  1. Постоянная – на весь срок действия трудового договора;
  2. Временная – непрерывно, но не дольше 6 месяцев;
  3. Периодическая – когда «удаленка» и работа на стационарном месте чередуются.

Таким образом, снят вопрос о законности «смешанного» формата работы, когда сотрудник частично выполняет свои функции в офисе, а частично – за его пределами.

На дистанционную работу можно перевести как вновь принятых сотрудников, так и тех, кто уже работает в «стандартном» формате. В последнем случае условия перевода следует отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору.

 

Как изменился порядок обмена информацией между работодателем и работником при дистанционной работе

В предыдущей редакции статьи 312.2 ТК РФ говорилось о том, что при заключении трудового договора и дальнейших взаимоотношениях сторон можно использовать электронные документы. Но механизм электронного документооборота, в частности – порядок использования электронных подписей (ЭП), не был регламентирован в «старом» варианте ТК РФ.

В новой редакции ТК РФ, в статье 312.3 подробно расписан порядок электронного и «бумажного» обмена информацией между работодателем и работником.

С 2021 года усиленные ЭП требуются только для заключения, внесения изменений и расторжения в электронном виде следующих договоров:

  • трудового и дополнительных соглашений к нему;
  • о материальной ответственности;
  • ученического (с отрывом или без отрыва от работы).

При этом у работодателя должна быть усиленная квалифицированная подпись, а работник сможет воспользоваться как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной ЭП. 

Для остальных видов кадровых документов (приказов, заявлений и т.п.), стороны могут установить другие формы подписания. Эти варианты нужно указать в коллективном или трудовом договоре, либо в других локальных нормативных актах компании (далее — ЛНА). Можно, например, использовать простую электронную подпись или обмен скан-копиями подписанных бумажных документов.

Факты получения документов сотрудниками и/или работодателем нужно обязательно фиксировать. Каждая из взаимодействующих сторон должна в установленный в ЛНА срок направлять другой стороне подтверждение. 

Если по закону документы, регламентирующие трудовую деятельность, нужно оформлять на бумажном носителе и/или предоставлять для ознакомления работникам в письменной форме, сотрудники на «удаленке» могут ознакомиться с ними одним из трех способов:

  • прочитать бумажную версию под роспись;
  • обменяться электронными документами;
  • использовать другой вариант, предусмотренный ЛНА, например – пересылку скан-копий.

Дистанционный сотрудник теперь может направлять работодателю информацию для оплаты больничных листов (в том числе для декретных выплат) одним из двух способов. Вариант передачи информации зависит от того, в каком виде оформлен больничный лист:

  1. Оригинал «бумажного» больничного работник, как и ранее, должен направить по почте, заказным письмом с уведомлением.
  2. Для электронного листа нетрудоспособности сотруднику достаточно передать работодателю серию и номер документа. Этот вариант можно использовать, если медицинская организация и работодатель входят в систему информационного взаимодействия.

 

Как изменилось регулирование режима работы и отдыха сотрудников на «удаленке»

В новой редакции ст. 312.4 ТК РФ более подробно прописана возможность работодателя регулировать в ЛНА вопросы, связанные с деятельностью дистанционного сотрудника, а именно:

  • режим рабочего времени постоянного сотрудника на «удаленке» или периодичность выполнения трудовой функции при временной дистанционной работе;
  • условия и порядок вызова временного дистанционного сотрудника на стационарное рабочее место;
  • условия и порядок выхода такого сотрудника на стационарное рабочее место по личной инициативе;
  • порядок предоставления всех видов отпусков сотруднику, постоянно работающему в дистанционном формате.

Если работодатель не укажет в ЛНА режим рабочего времени, то дистанционный работник может устанавливать его себе самостоятельно.

Время взаимодействия дистанционного сотрудника и работодателя (телефонные звонки, видеоконференции и т.п.) нужно учитывать, как рабочее.

 

Изменения в порядке оплаты труда при дистанционной работе

Новой статьей 312.5 Трудового Кодекса государство защитило дистанционных сотрудников от потерь в оплате труда при новом формате работы. Теперь в законе прямо указано, что удаленное выполнение трудовых функций не может быть основанием для уменьшения заработной платы.

Налоговики разъяснили, как нужно перечислять НДФЛ тем организациям, которые имеют филиалы и используют труд дистанционных работников. 

По мнению ФНС, здесь нужно ориентироваться на то, кто платит конкретному сотруднику вознаграждение – головная компания или филиал. НДФЛ необходимо перечислять в бюджет по месту регистрации плательщика (компании или филиала), в штатном расписании которого числится дистанционный сотрудник.

При этом место нахождения самого дистанционного работника значения не имеет. Сам факт перевода сотрудника на «удаленку» не образует обособленного подразделения (письмо ФНС РФ от 14.10.2020 № СД-4-3/16830@).

 

Как изменилась организация и охрана труда при дистанционной работе

В соответствии с новой статьей 312.6 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать дистанционного сотрудника всем необходимым для работы, включая оборудование, компьютерные программы, средства защиты информации и т.п.

Дистанционный сотрудник по согласованию с работодателем сможет использовать для работы также свое или арендованное оборудование, либо другие необходимые средства труда.

В этом случае работодатель будет обязан выплачивать дистанционному работнику:

  • компенсацию за использование личных/арендованных средств;
  • расходы, понесенные в связи с использованием личных/арендованных средств.

Порядок, сроки и размеры таких выплат необходимо установить в ЛНА. 

Если дистанционный работник едет по служебной необходимости в другую местность, отличную от места постоянного выполнения трудовой функции, то это считается обычной командировкой. В этом случае работодатель должен руководствоваться общими правилами, предусмотренными ст. 166-168 ТК РФ.

В новом законе сохранены сокращенные требования к работодателю в части охраны труда дистанционных сотрудников (ст. 312.7 ТК РФ). Работодатель обязан только знакомить сотрудников с требованиями по охране труда, выполнять предписания контролирующих органов, а также выяснять причины несчастных случаев, если таковые будут. 

Но в ЛНА можно отразить и более широкий список требований к работодателю по обеспечению безопасных условий труда

 

В каких случаях и в каком порядке работодатель может перевести сотрудников на «удаленку» без их согласия

В ТК РФ введена новая статья 312.9, которая разрешает работодателям в особых случаях переводить сотрудников на дистанционный режим работы по своей инициативе. 

Перевод на «удаленку» без согласия работников возможен в следующих ситуациях: 

  1. При угрозе жизни или нормальным жизненным условиям, в частности во время природных и техногенных катастроф, эпидемий, после аварий на производстве. Переводить сотрудников на «удаленку» можно на период, пока длится одно из перечисленных событий или не устранены его последствия.
  2. По решению органов государственной власти или местного самоуправления.

Ни в одной из перечисленных ситуаций работодатель не должен получать согласие работников на временный перевод на «удаленку». При этом работодатель будет обязан обеспечить дистанционных сотрудников необходимым оборудованием или иными средствами, без которых дистанционная работа невозможна.

Также работодатель может не предоставлять необходимые средства, а согласовать использование удаленными сотрудниками собственного или арендованного имущества. В этом случае работодатель обязан компенсировать сотрудникам использование собственных/арендованных средств, возместить расходы на их обслуживание, а также прочие расходы на дистанционное исполнение трудовых обязанностей.

Работодатель обязан обучить сотрудников работе на рекомендованном или предоставленном оборудовании, если это необходимо.

Для временного перевода на дистанционную работу по ст. 312.9 ТК РФ работодатель должен подготовить отдельный ЛНА. В документе необходимо отразить все существенные обстоятельства: причина перевода, сроки, список сотрудников, порядок организации труда и обеспечения необходимым оборудованием и т.п. Снижение уровня оплаты труда при этом не допускается. Работодатель обязан ознакомить с указанным документом всех сотрудников, которые временно переходят на дистанционный формат работы.

Вносить изменения в трудовые договора в данном случае не нужно. По окончании периода временной дистанционной работы стороны должны продолжать выполнение действующего трудового договора на прежних условиях.

 

Что изменилось в порядке увольнения дистанционных сотрудников

Действовавшая в 2020 году редакция ТК РФ позволяла работодателю включать в трудовой договор с дистанционным сотрудником любые основания для увольнения.

Теперь для дистанционных работников допустимы только два дополнительных основания для увольнения по инициативе работодателя, по сравнению со стандартными правилами (ст. 312.8 ТК РФ):

  1. Если сотрудник без уважительной причины не ответил на запрос работодателя в течение установленного срока. «По умолчанию» этот срок составляет 2 рабочих дня, но стороны трудового договора могут определить и более длительный период.
  2. Если сотрудник переехал, и смена места выполнения работы привела к тому, что трудовую функцию больше невозможно выполнять на прежних условиях. Такая ситуация может возникнуть, например, из-за существенной разницы в часовых поясах.

Во всех остальных ситуациях работодатель может уволить дистанционных сотрудников по собственной инициативе только по общим правилам, указанным в ТК РФ.

 

Вывод

Благодаря принятию нового закона о дистанционной работе положение дистанционных сотрудников с начала 2021 года стало более определенным и устойчивым. Теперь такие специалисты более защищены от дискриминации в части оплаты и условий труда. 

Новая редакция ТК РФ предоставила дополнительные возможности и работодателям. Теперь они могут в отдельных случаях принудительно отправлять своих сотрудников на дистанционную работу, а также увольнять их по собственной инициативе за нарушение порядка дистанционного взаимодействия. 

Новый закон также сделал электронный документооборот более прозрачным и понятным для всех сторон трудовых отношений.

 

Доверьте бухгалтерию команде экспертов

Нулевая отчетность

от 1 000

Заказать

Микро бизнес

от 3 000

Заказать

Малый бизнес

от 7 000

Заказать

Активный бизнес

от 10 000

Заказать

Похожие статьи:

Хотите надёжную
и удобную бухгалтерию?

Имя
Телефон
Сообщение

Сообщение отправлено

Ok