В ТК РФ еще в 2013 году появилась глава, посвященная регулированию труда дистанционных работников. В 2020 году из-за пандемии переход на дистанционную работу принял массовый характер, поэтому потребовалось уточнить правовое положение дистанционных сотрудников. Рассмотрим внесенные в ТК РФ поправки, которые относятся к дистанционному формату занятости.
Все изменения трудового законодательства о дистанционной работе, которые вступили в силу с 2021 года, отражены в законе от 08.12.2020 № 407-ФЗ.
Само понятие дистанционной работы не изменилось. Речь по-прежнему идет о выполнении трудовых функций вне места нахождения работодателя и за пределами любых объектов, находящихся под его контролем.
Однако в новой редакции статьи 312.1 ТК РФ дистанционная работа разбита на три вида:
Таким образом, снят вопрос о законности «смешанного» формата работы, когда сотрудник частично выполняет свои функции в офисе, а частично – за его пределами.
На дистанционную работу можно перевести как вновь принятых сотрудников, так и тех, кто уже работает в «стандартном» формате. В последнем случае условия перевода следует отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору.
В предыдущей редакции статьи 312.2 ТК РФ говорилось о том, что при заключении трудового договора и дальнейших взаимоотношениях сторон можно использовать электронные документы. Но механизм электронного документооборота, в частности – порядок использования электронных подписей (ЭП), не был регламентирован в «старом» варианте ТК РФ.
В новой редакции ТК РФ, в статье 312.3 подробно расписан порядок электронного и «бумажного» обмена информацией между работодателем и работником.
С 2021 года усиленные ЭП требуются только для заключения, внесения изменений и расторжения в электронном виде следующих договоров:
При этом у работодателя должна быть усиленная квалифицированная подпись, а работник сможет воспользоваться как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной ЭП.
Для остальных видов кадровых документов (приказов, заявлений и т.п.), стороны могут установить другие формы подписания. Эти варианты нужно указать в коллективном или трудовом договоре, либо в других локальных нормативных актах компании (далее — ЛНА). Можно, например, использовать простую электронную подпись или обмен скан-копиями подписанных бумажных документов.
Факты получения документов сотрудниками и/или работодателем нужно обязательно фиксировать. Каждая из взаимодействующих сторон должна в установленный в ЛНА срок направлять другой стороне подтверждение.
Если по закону документы, регламентирующие трудовую деятельность, нужно оформлять на бумажном носителе и/или предоставлять для ознакомления работникам в письменной форме, сотрудники на «удаленке» могут ознакомиться с ними одним из трех способов:
Дистанционный сотрудник теперь может направлять работодателю информацию для оплаты больничных листов (в том числе для декретных выплат) одним из двух способов. Вариант передачи информации зависит от того, в каком виде оформлен больничный лист:
В новой редакции ст. 312.4 ТК РФ более подробно прописана возможность работодателя регулировать в ЛНА вопросы, связанные с деятельностью дистанционного сотрудника, а именно:
Если работодатель не укажет в ЛНА режим рабочего времени, то дистанционный работник может устанавливать его себе самостоятельно.
Время взаимодействия дистанционного сотрудника и работодателя (телефонные звонки, видеоконференции и т.п.) нужно учитывать, как рабочее.
Новой статьей 312.5 Трудового Кодекса государство защитило дистанционных сотрудников от потерь в оплате труда при новом формате работы. Теперь в законе прямо указано, что удаленное выполнение трудовых функций не может быть основанием для уменьшения заработной платы.
Налоговики разъяснили, как нужно перечислять НДФЛ тем организациям, которые имеют филиалы и используют труд дистанционных работников.
По мнению ФНС, здесь нужно ориентироваться на то, кто платит конкретному сотруднику вознаграждение – головная компания или филиал. НДФЛ необходимо перечислять в бюджет по месту регистрации плательщика (компании или филиала), в штатном расписании которого числится дистанционный сотрудник.
При этом место нахождения самого дистанционного работника значения не имеет. Сам факт перевода сотрудника на «удаленку» не образует обособленного подразделения (письмо ФНС РФ от 14.10.2020 № СД-4-3/16830@).
В соответствии с новой статьей 312.6 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать дистанционного сотрудника всем необходимым для работы, включая оборудование, компьютерные программы, средства защиты информации и т.п.
Дистанционный сотрудник по согласованию с работодателем сможет использовать для работы также свое или арендованное оборудование, либо другие необходимые средства труда.
В этом случае работодатель будет обязан выплачивать дистанционному работнику:
Порядок, сроки и размеры таких выплат необходимо установить в ЛНА.
Если дистанционный работник едет по служебной необходимости в другую местность, отличную от места постоянного выполнения трудовой функции, то это считается обычной командировкой. В этом случае работодатель должен руководствоваться общими правилами, предусмотренными ст. 166-168 ТК РФ.
В новом законе сохранены сокращенные требования к работодателю в части охраны труда дистанционных сотрудников (ст. 312.7 ТК РФ). Работодатель обязан только знакомить сотрудников с требованиями по охране труда, выполнять предписания контролирующих органов, а также выяснять причины несчастных случаев, если таковые будут.
Но в ЛНА можно отразить и более широкий список требований к работодателю по обеспечению безопасных условий труда
В ТК РФ введена новая статья 312.9, которая разрешает работодателям в особых случаях переводить сотрудников на дистанционный режим работы по своей инициативе.
Перевод на «удаленку» без согласия работников возможен в следующих ситуациях:
Ни в одной из перечисленных ситуаций работодатель не должен получать согласие работников на временный перевод на «удаленку». При этом работодатель будет обязан обеспечить дистанционных сотрудников необходимым оборудованием или иными средствами, без которых дистанционная работа невозможна.
Также работодатель может не предоставлять необходимые средства, а согласовать использование удаленными сотрудниками собственного или арендованного имущества. В этом случае работодатель обязан компенсировать сотрудникам использование собственных/арендованных средств, возместить расходы на их обслуживание, а также прочие расходы на дистанционное исполнение трудовых обязанностей.
Работодатель обязан обучить сотрудников работе на рекомендованном или предоставленном оборудовании, если это необходимо.
Для временного перевода на дистанционную работу по ст. 312.9 ТК РФ работодатель должен подготовить отдельный ЛНА. В документе необходимо отразить все существенные обстоятельства: причина перевода, сроки, список сотрудников, порядок организации труда и обеспечения необходимым оборудованием и т.п. Снижение уровня оплаты труда при этом не допускается. Работодатель обязан ознакомить с указанным документом всех сотрудников, которые временно переходят на дистанционный формат работы.
Вносить изменения в трудовые договора в данном случае не нужно. По окончании периода временной дистанционной работы стороны должны продолжать выполнение действующего трудового договора на прежних условиях.
Действовавшая в 2020 году редакция ТК РФ позволяла работодателю включать в трудовой договор с дистанционным сотрудником любые основания для увольнения.
Теперь для дистанционных работников допустимы только два дополнительных основания для увольнения по инициативе работодателя, по сравнению со стандартными правилами (ст. 312.8 ТК РФ):
Во всех остальных ситуациях работодатель может уволить дистанционных сотрудников по собственной инициативе только по общим правилам, указанным в ТК РФ.
Благодаря принятию нового закона о дистанционной работе положение дистанционных сотрудников с начала 2021 года стало более определенным и устойчивым. Теперь такие специалисты более защищены от дискриминации в части оплаты и условий труда.
Новая редакция ТК РФ предоставила дополнительные возможности и работодателям. Теперь они могут в отдельных случаях принудительно отправлять своих сотрудников на дистанционную работу, а также увольнять их по собственной инициативе за нарушение порядка дистанционного взаимодействия.
Новый закон также сделал электронный документооборот более прозрачным и понятным для всех сторон трудовых отношений.
