Право для бизнеса
Переход на ЭПД в грузоперевозках
18 августа 2026
С 1 сентября 2026 года транспортные накладные и ряд других документов при грузоперевозках нужно будет оформлять в электронном виде. Новый порядок касается не только перевозчиков, но и грузоотправителей, грузополучателей и экспедиторов, если они участвуют в перевозке наёмным транспортом.
При этом переводить в электронный вид абсолютно все перевозочные документы не требуется. Для части документов электронная форма по-прежнему остаётся добровольной, а для обязательных ЭПД предусмотрены случаи, когда используется бумага.
Содержание:
- Главное об ЭПД
- Что такое ЭПД и как устроена система
- Какие перевозочные документы станут электронными
- Кого касается переход на ЭПД
- Кто участвует в подписании ЭТрН
- Когда транспортную накладную можно оставить на бумаге
- Переходного периода нет
- Как выбрать оператора ИС ЭПД
- Что нужно для перехода на ЭПД
- Роуминг между операторами
- ЭПД и налоговая
- Какие штрафы и налоговые риски
Главное об ЭПД с 1 сентября 2026 года
- С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат вводится для транспортных накладных, заказов и заявок на автомобильную перевозку, ряда экспедиторских документов, железнодорожных транспортных накладных и грузовых накладных при авиаперевозках.
- Требование касается участников логистической цепочки, которые задействованы в перевозке грузов наёмным транспортом: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов.
- Путевой лист не становится обязательным электронным документом для всех перевозок: его по-прежнему можно оформлять на бумаге, если специальными правилами не предусмотрено иное.
- Для транспортной накладной, заказа и заявки Минтранс установил случаи, когда документы оформляются на бумаге и после 1 сентября 2026 года.
- Работать с ГИС ЭПД напрямую компаниям и ИП не нужно. Документы создаются и передаются через оператора ИС ЭПД, включённого в реестр Минтранса.
- Всем участникам перевозки необязательно выбирать одного оператора: между операторами ИС ЭПД предусмотрен роуминг.
- До 1 марта 2027 года Минтранс заявляет мягкий подход к дорожному контролю при предъявлении бумаги вместо ЭПД, но это не переносит дату обязательного перехода: новые требования начинают действовать 1 сентября 2026 года.
Что такое ЭПД и как устроена система
ЭПД — электронные перевозочные документы. Это не сканы бумажных накладных, а документы установленного электронного формата, которые создаются, подписываются и передаются в цифровом виде.
Система состоит из двух уровней.
Оператор ИС ЭПД — организация, через информационную систему которой бизнес создаёт, подписывает, получает и передаёт перевозочные документы. Работать нужно через оператора, включённого в реестр Минтранса.
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Участники перевозки напрямую к ней не подключаются: оператор передаёт туда необходимые сведения и файлы обмена. Доступ к данным ГИС ЭПД в предусмотренных законом пределах получают государственные органы.
На практике процесс выглядит так: грузоотправитель формирует свою часть ЭТрН, перевозчик подтверждает принятие груза, затем документ дополняется сведениями по мере перевозки, а грузополучатель подтверждает приём груза. После подписания Т1 грузоотправителем и Т2 перевозчиком в ГИС ЭПД формируется QR-код, который используется при проверке перевозки на дороге.
Если у вас вопрос по конкретной ситуации — например, нужна ли ЭТрН при доставке своим транспортом, самовывозе, работе через экспедитора или перевозке физлицу, — мы собрали ответы на частые вопросы об ЭПД в отдельном материале.
Какие перевозочные документы станут электронными
Обязательный переход установлен Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. С 1 сентября 2026 года в электронном виде должны оформляться:
Для автомобильных перевозок главное изменение — переход с бумажной транспортной накладной на электронную транспортную накладную, или ЭТрН. С 1 сентября 2026 года именно электронная транспортная накладная по общему правилу будет подтверждать заключение договора перевозки груза.
При этом ЭТрН и товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т — разные документы. Закон № 140-ФЗ переводит в электронный формат транспортную накладную, предусмотренную Уставом автомобильного транспорта. Он не устанавливает переход товарно-транспортной накладной № 1-Т в электронный вид. Поэтому формулировка «ЭТрН заменяет бумажную ТТН» юридически некорректна.
Путевой лист также не становится обязательным электронным документом для всех перевозок с 1 сентября. Минтранс прямо разъясняет, что его можно продолжать оформлять на бумаге либо по желанию перевести в электронную форму. Если выбран электронный путевой лист, сведения из него передаются в ГИС ЭПД.
То же различие нужно учитывать в отношении других документов, которые технически могут существовать в ГИС ЭПД. Наличие электронного формата ещё не означает, что с 1 сентября 2026 года для него установлена всеобщая обязанность. В перечень документов, которые Минтранс относит к обязательным с этой даты, например, не включены заказ-наряд, сопроводительная ведомость, договор фрахтования и путевой лист.
Кого касается переход на ЭПД
Новые правила затрагивают участников логистической цепочки при перевозке грузов наёмным транспортом: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов.
Это означает, что подготовиться к ЭПД нужно не только транспортным компаниям. Организация, которая заказывает доставку товара стороннему перевозчику или принимает доставленный таким способом груз, тоже может стать участником электронного документооборота.
Например, если компания только получает товар и не организует его перевозку, она не создаёт ЭТрН, но должна подписать предусмотренную для грузополучателя часть электронной транспортной накладной, подтверждая приём груза. ФНС указывает, что в действующей модели это титул 3.
Другая ситуация — компания перевозит собственный груз на собственном автомобиле. Если договора перевозки нет, транспортную накладную оформлять не требуется, а значит, обязанность создавать ЭТрН только из-за самого факта перемещения груза не возникает. Это не отменяет требований к путевому листу и другим документам, которые могут быть обязательны по иным основаниям.
Масса автомобиля значения для обязанности оформить ЭТрН не имеет. Если заключается договор автомобильной перевозки груза, электронная транспортная накладная потребуется и при использовании автомобиля массой до 3,5 тонны.
Кто участвует в подписании ЭТрН
Электронная транспортная накладная формируется не одним участником сразу целиком. В процессе перевозки стороны последовательно создают и подписывают предусмотренные форматом титулы — отдельные файлы обмена, которые вместе образуют ЭТрН.
Для обычной перевозки базовая последовательность выглядит так:
При получении груза в ГИС ЭПД передаются два взаимосвязанных файла: Т3 со сведениями грузополучателя о приёмке и Т4 со сведениями перевозчика о выдаче груза. Такой состав данных и подписантов закреплён в регламенте информационного взаимодействия ГИС ЭПД.
Дополнительные титулы могут формироваться при расчётах за перевозку, переадресовке, замене водителя или транспортного средства. Поэтому конкретная ЭТрН может включать не только Т1–Т4.
Для подписи водителя действует специальный порядок. Минтранс разъясняет, что Т2 может быть подписан водителем простой электронной подписью либо неквалифицированной электронной подписью в «Госключе», но затем соответствующий файл обмена должен быть подписан КЭП или НЭП «Госключ» перевозчика.
Если документы от имени организации подписывает не руководитель, а уполномоченный сотрудник, нужно учитывать правила использования электронной подписи и машиночитаемой доверенности.
Когда транспортную накладную можно оставить на бумаге
Обязательный электронный формат не является абсолютным. Для автомобильных перевозок Минтранс приказом от 1 июня 2026 года № 262 установил восемь случаев, когда транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумаге. Приказ вступает в силу одновременно с новым порядком — 1 сентября 2026 года — и действует до 1 сентября 2032 года.
Бумажное оформление предусмотрено:
- при перевозке грузов военного назначения, когда грузоотправителем или грузополучателем выступает Минобороны;
- если грузоотправителем или грузополучателем является иностранное юридическое лицо, сведения о котором не включены в государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств иностранных юридических лиц;
- при каботажных перевозках, которые выполняют иностранные перевозчики из государств ЕАЭС;
- при перевозке для физического лица в личных, семейных, домашних и иных не связанных с предпринимательством целях;
- при определённых технических сбоях информационной инфраструктуры участника или оператора ИС ЭПД, зафиксированных государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак;
- при отсутствии доступа к интернету;
- если грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо;
- при перевозке драгоценных металлов и драгоценных камней.
Для железнодорожных, воздушных и экспедиторских документов действуют отдельные перечни исключений, установленные нормативными актами Минтранса. Поэтому наличие исключения для одного вида перевозочного документа нельзя автоматически переносить на другой.
Переходного периода после 1 сентября нет
Отдельно нужно различать дату возникновения обязанности и подход к контролю.
Федеральный закон № 140-ФЗ не устанавливает дополнительного переходного периода после 1 сентября 2026 года. Минтранс прямо указывает: с этой даты обязательные документы должны оформляться электронно, кроме предусмотренных исключений. Если оформление перевозки начато до этой даты на бумаге, оно завершается на бумаге; если начато в электронном виде — завершается электронно.
Одновременно Минтранс сообщил, что до 1 марта 2027 года при предъявлении на дороге бумажного документа вместо электронного инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением. Это смягчение контрольного подхода, а не перенос даты вступления требований в силу. Рассматривать период до 1 марта 2027 года как разрешение продолжать обычный бумажный документооборот нельзя.
Как выбрать оператора ИС ЭПД
Организация или ИП не подключаются к ГИС ЭПД напрямую. Для работы нужно заключить соглашение об электронном документообороте перевозочных документов с оператором ИС ЭПД и работать через его систему. Актуальный статус оператора следует проверять в реестре Минтранса.
Сам факт нахождения в реестре подтверждает возможность оператора работать с ГИС ЭПД, но при выборе сервиса этого недостаточно. Нужно оценить, насколько конкретное решение подходит под процессы компании.
В первую очередь стоит проверить:
- интеграцию с 1С, ERP или другой учётной системой — готовый модуль или API сокращают ручной ввод и риск расхождений между учётной системой и ЭПД;
- работу с вашими видами документов — особенно если компания одновременно использует ЭТрН, экспедиторские документы и электронные путевые листы;
- мобильное решение для водителей — насколько удобно принять документ, подписать нужный титул и предъявить QR-код в рейсе;
- роуминг — фактическую готовность обмена с операторами, которыми пользуются основные контрагенты;
- работу с КЭП, НЭП, ПЭП и МЧД — сервис должен поддерживать предусмотренные для ваших ролей способы подписания;
- интеграционные возможности — API, массовую обработку документов, автоматическое создание ЭПД из данных учётной системы;
- действия при сбоях и отсутствии связи — важно заранее понимать, что увидит водитель и как будет продолжено оформление после восстановления доступа;
- архив и поиск документов — сроки хранения, выгрузку, поиск по рейсу, контрагенту и номеру документа;
- техническую поддержку — режим работы и скорость решения проблем, особенно при круглосуточной логистике;
- тарифы — стоимость подключения, исходящих документов, интеграции, дополнительных пользователей и иных платных функций.
Для компании с большим количеством перевозок полезно провести тест сразу у нескольких операторов на реальном сценарии: от создания ЭТрН в учётной системе до получения и подписания документа контрагентом.
Что нужно для перехода на ЭПД
До 1 сентября имеет смысл пройти несколько этапов.
1. Определить, какие документы возникают в ваших перевозках.
Нужно разобрать не только деятельность транспортной компании, но и закупки, продажи и поставки, при которых привлекается сторонний перевозчик. Отдельно определите, в каких операциях компания выступает грузоотправителем, грузополучателем, перевозчиком или клиентом экспедитора.
2. Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД.
Проверять оператора следует по актуальному реестру Минтранса, а не только по наличию у компании привычного сервиса обычного ЭДО. Подключение к оператору ИС ЭПД — необходимое условие для передачи обязательных электронных документов в ГИС ЭПД.
3. Определить, кто будет подписывать документы.
Руководителю организации или индивидуальному предпринимателю для подписания документов используется квалифицированная электронная подпись. Если от имени компании документ подписывает сотрудник, ФНС рекомендует использовать КЭП физического лица и машиночитаемую доверенность, подтверждающую его полномочия.
Для водителей предусмотрен отдельный механизм. Например, второй титул ЭТрН водитель может подписать простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью в «Госключе», но затем соответствующий файл должен быть подписан электронной подписью перевозчика в установленном порядке. Поэтому сводить подготовку водителя только к наличию смартфона и простой электронной подписи не следует.
4. Проверить обмен с контрагентами.
Уточните, какими операторами пользуются грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и экспедиторы, с которыми вы работаете. Если сервисы разные, заранее проверьте фактическую готовность межоператорского обмена.
5. Настроить работу водителей.
После формирования необходимых титулов ЭТрН в системе появляется QR-код, который водитель может предъявлять при проверке на дороге. При отсутствии мобильной связи может использоваться заранее сохранённое на устройстве либо распечатанное изображение QR-кода.
Нужно заранее определить, кто и в какой момент подписывает документы, что делает водитель при изменении места погрузки или выгрузки, замене автомобиля, расхождениях по грузу и технических проблемах.
6. Провести тестовые перевозки.
Лучше проверить полный цикл до вступления обязательных требований в силу: создание ЭТрН, подписи всех участников, получение документа контрагентом через роуминг, формирование QR-кода, исправление ошибок и поступление сведений в ГИС ЭПД.
В договоры с перевозчиками и экспедиторами имеет смысл добавить порядок электронного обмена: используемые системы, обязанности сторон по подписанию документов, сроки, действия при техническом сбое и порядок исправления сведений. Это особенно полезно там, где задержка подписи одной стороны может остановить дальнейший документооборот.
Роуминг между операторами: как работает обмен
Роуминг позволяет участникам перевозки обмениваться ЭПД, даже если они подключены к разным операторам. Переходить к одному поставщику сервиса только ради работы с конкретным контрагентом не требуется.
Минтранс в августе 2026 года сообщил, что все операторы ИС ЭПД могут обмениваться электронными перевозочными документами между собой в режиме роуминга. При этом фактическая техническая настройка отдельных сценариев обмена продолжает развиваться, поэтому перед обязательным переходом нужно проверить работу именно своей связки операторов и используемых видов документов.
Практически это означает, что перед запуском компании стоит составить перечень ключевых контрагентов, выяснить их операторов и провести тестовый обмен. Особенно важно проверить не только доставку уже подписанного документа, но и весь маршрут ЭТрН: создание, последовательное подписание титулов, исправления и завершение документооборота.
При выборе оператора наличие роуминга следует оценивать не по обещанию «обмен работает», а на конкретном сценарии вашей компании. Если через систему проходит много рейсов, сбой межоператорского обмена может задержать оформление сразу большого количества перевозок.
ЭПД и налоговая: что меняется
ГИС ЭПД формирует цифровой след перевозки и делает сведения о ней доступными государственным органам в пределах их полномочий. Для налогового контроля это дополнительный источник информации, однако переход на ЭПД не меняет базовые правила признания расходов и применения вычетов по НДС.
Электронная транспортная накладная может подтверждать факт перевозки в совокупности с другими документами и обстоятельствами операции. Но само наличие ЭТрН в ГИС ЭПД не гарантирует, что налоговая автоматически признает расходы обоснованными, операцию реальной или вычет НДС правомерным.
И обратное: ошибка в форме перевозочного документа или использование бумаги вместо обязательного электронного формата не означает автоматического отказа в расходах или вычете только по этому основанию. При проверке оценивается совокупность доказательств и реальность хозяйственной операции.
Для бухгалтерии переход на ЭПД означает прежде всего необходимость согласовать транспортный документооборот с учётной системой: определить, откуда поступают документы, кто контролирует их завершение, как исправляются ошибки и каким образом ЭПД связываются с реализацией, поступлением и расчётами с контрагентами.
Какие штрафы и налоговые риски возможны
По состоянию на 18 августа 2026 года отдельного специального состава КоАП только за нарушение электронной формы транспортной накладной не установлено. При отсутствии транспортных документов, которые водитель обязан иметь при себе в предусмотренных законом случаях, часть 2 статьи 12.3 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф 500 рублей.
При этом контрольный подход в первые месяцы после запуска нового порядка будет мягче: как сообщил Минтранс, до 1 марта 2027 года при предъявлении бумажного документа вместо электронного предполагается ограничиваться устным предупреждением. Но сама обязанность использовать ЭПД начинает действовать 1 сентября 2026 года.
Налоговые последствия тоже относятся к зоне риска, но их нельзя сводить к автоматическому отказу в расходах или вычете НДС из-за одного дефекта ЭТрН. Для ФНС имеет значение совокупность документов и фактических обстоятельств операции.
Для бизнеса основной риск перехода на ЭПД — не только возможная административная ответственность. С 1 сентября электронный документ становится частью обязательной процедуры перевозки. Ошибка в ролях участников, отсутствие подписи, неподготовленный контрагент или неправильно настроенный обмен могут осложнить отгрузку, приёмку груза и последующее подтверждение хозяйственной операции.
Поэтому до 1 сентября 2026 года стоит проверить не только подключение к оператору, но весь процесс перевозки — от создания документа до его окончательного подписания всеми участниками.
Нужна надёжная и удобная бухгалтерия для вашего бизнеса? Позвоните нам по телефону +7 (495) 999-43-23, напишите в WhatsApp или оставьте заявку через форму на сайте.
Хотите поделиться опытом с читателями или заметили ошибку в тексте? Напишите нам: buh@uchet.pro
Читайте также
