С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов нужно будет оформлять в электронном виде. Новые правила затронут не только перевозчиков, но и грузоотправителей, грузополучателей, экспедиторов, ООО и индивидуальных предпринимателей, если они участвуют в перевозке грузов.
Бизнесу нужно заранее проверить электронные подписи, машиночитаемые доверенности, готовность сотрудников, учётных систем и контрагентов. Если подготовку отложить, электронная транспортная накладная может задержать отгрузку, приёмку груза, оплату перевозки и закрытие документов.
Содержание:
- Что такое ЭТрН
- Ключевые даты перехода
- Какие документы нужно будет оформлять электронно
- Кого касается переход на ЭТрН
- Как устроена ЭТрН
- Как проходит электронный обмен
- Что меняется для ООО
- Что меняется для ИП
- Как подготовиться к обязательной ЭТрН
- Можно ли исправить ЭТрН после подписания
- Какие риски есть при переходе
- Ответственность и штрафы
- Что проверить ООО и ИП до 1 сентября 2026 года
- Частые вопросы
Что такое ЭТрН
ЭТрН — электронная транспортная накладная. Это транспортная накладная в цифровом виде, которая подтверждает заключение договора перевозки груза, условия перевозки, передачу груза перевозчику и выдачу груза получателю.
ЭТрН нельзя оформить как обычный PDF-файл и просто отправить контрагенту по электронной почте. Документ формируется по утверждённому формату через оператора информационной системы электронных перевозочных документов — оператора ИС ЭПД.
Оператор ИС ЭПД передаёт электронные перевозочные документы между участниками перевозки и направляет сведения в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Такой порядок предусмотрен постановлением Правительства РФ от 21 мая 2022 года № 931.
Сейчас электронные перевозочные документы можно применять добровольно, если участники перевозки готовы работать в цифровом формате. С 1 сентября 2026 года для части документов электронный формат станет обязательным. Основание — Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ, который внёс изменения в регулирование транспортно-экспедиционной деятельности.
По разъяснениям ФНС, обязательный электронный формат с 1 сентября 2026 года затронет не только транспортные накладные, но и заказы и заявки, поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки, транспортные железнодорожные накладные и авиационные грузовые накладные.
Бумажные документы сохранятся только в отдельных случаях. Минтранс уже определил часть таких ситуаций для электронных грузовых накладных на воздушном транспорте, электронных транспортных железнодорожных накладных и электронных экспедиторских документов. Например, бумажное оформление может применяться при отсутствии технической возможности передать или принять электронный документ, а для электронных экспедиторских документов — в том числе при отсутствии интернета.
Ключевые даты перехода
Переход на электронные перевозочные документы связан не только с ЭТрН. Параллельно запускаются реестры для экспедиторов и автоперевозчиков на платформе «ГосЛог».
Срок до 30 апреля 2026 года относится к действующим экспедиторам: это переходный дедлайн внутри первого этапа, а не отдельный этап реформы.
Какие документы нужно будет оформлять электронно
Обязательный транспортный ЭДО затронет не только автомобильную транспортную накладную. По разъяснениям ФНС, с 1 сентября 2026 года в электронном виде должны оформляться следующие документы:
- транспортная накладная;
- заказ или заявка на перевозку;
- поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка;
- складская расписка;
- транспортная железнодорожная накладная;
- авиационная грузовая накладная.
Форматы электронных перевозочных документов утверждает ФНС. Перед обязательным переходом нужно проверить актуальные форматы и требования выбранного оператора ИС ЭПД.
Кого касается переход на ЭТрН
Переход касается всех участников логистической цепочки, которые задействованы в перевозке грузов наёмным транспортом:
- грузоотправителей;
- грузополучателей;
- перевозчиков;
- экспедиторов.
ФНС отдельно разъясняет: если компания только получает груз, она всё равно участвует в электронном документообороте. Получатель подписывает титул 3 в ЭТрН и подтверждает приёмку груза.
Для бизнеса это означает, что готовиться должны не только транспортные компании. ЭТрН понадобится торговым компаниям, производителям, поставщикам, селлерам, дистрибьюторам, импортёрам, экспедиторам, грузополучателям и компаниям, которые используют сторонних перевозчиков.
Если организация перевозит собственный груз собственным транспортом без договора перевозки со сторонним перевозчиком, ситуацию нужно анализировать отдельно. Обязательная ЭТрН связана прежде всего с перевозками, где оформляется транспортная накладная или другой обязательный перевозочный документ.
Как устроена ЭТрН
ЭТрН состоит не из одного файла, а из файлов обмена — титулов. Базовая перевозка включает четыре основных титула:
- Грузоотправитель заполняет и подписывает данные об отправке груза;
- Перевозчик подтверждает приём груза к перевозке;
- Грузополучатель подтверждает получение груза;
- Перевозчик фиксирует выдачу груза получателю.
Дополнительные титулы применяются по ситуации:
— для стоимости перевозки;
— подтверждения стоимости;
— переадресации;
— замены водителя или транспортного средства.
— подтверждения стоимости;
— переадресации;
— замены водителя или транспортного средства.
Как проходит электронный обмен
Обычно бизнес не подключается напрямую к ГИС ЭПД. Участники перевозки работают через оператора ИС ЭПД, а оператор передаёт документы и сведения в государственную систему. ФНС указывает, что самостоятельно подключаться к ГИС ЭПД не нужно.
Типовой сценарий выглядит так:
- Грузоотправитель формирует ЭТрН у оператора ИС ЭПД или через интеграцию с учётной системой.
- Грузоотправитель подписывает титул 1.
- Перевозчик принимает груз и подписывает титул 2.
- Оператор передаёт сведения в ГИС ЭПД.
- Водитель получает возможность предъявить документ на дороге, в том числе через QR-код.
- Грузополучатель принимает груз и подписывает титул 3.
- Перевозчик подтверждает сдачу груза титулом 4.
- При необходимости оформляются титулы стоимости, переадресации или замены водителя и транспортного средства.
Фактический сценарий зависит от роли сторон, оператора ИС ЭПД, настроек интеграции, участия экспедитора и внутренних регламентов компании.
Что меняется для ООО
Для ООО переход на ЭТрН обычно сложнее, чем для ИП. В компании документы могут проходить через несколько подразделений: продажи, закупки, склад, логистику, транспортный отдел, бухгалтерию и руководителя.
ООО нужно определить:
- кто создаёт ЭТрН;
- кто проверяет сведения о грузе, маршруте, водителе и транспортном средстве;
- кто подписывает документы от имени организации;
- кому нужна квалифицированная электронная подпись;
- кому нужна машиночитаемая доверенность;
- кто контролирует подписание со стороны перевозчика и грузополучателя;
- кто исправляет ошибки;
- кто передаёт данные в бухгалтерию.
Если документ подписывает не руководитель организации, а сотрудник, ему нужны собственная квалифицированная электронная подпись физлица и машиночитаемая доверенность. Такой порядок подготовки к транспортному ЭДО описывает ФНС.
Для бухгалтерии ЭТрН важна не только как транспортный документ. Она помогает подтвердить факт перевозки, связать отгрузку с услугами перевозчика, проверить расходы на доставку, закрывающие документы и статус исполнения договора.
Поэтому бухгалтерии нужен доступ к статусам ЭТрН или внутренний регламент: когда перевозка считается завершённой, кто проверяет подписанные титулы и какие документы можно принимать к учёту.
Что меняется для ИП
Для ИП порядок зависит от роли в перевозке.
Если ИП — перевозчик, ему нужно подключиться к оператору ИС ЭПД, получить квалифицированную электронную подпись и настроить подписание документов в рейсе. Если предприниматель сам управляет автомобилем, нужен рабочий сценарий подписания ЭТрН с телефона или планшета.
Если ИП — грузоотправитель, нужно заранее согласовать с перевозчиком, кто создаёт ЭТрН, через какого оператора идёт обмен, кто подписывает документ на каждом этапе и кто исправляет ошибки.
Если ИП — грузополучатель, он может не создавать документ, но должен быть готов подписать титул приёмки.
Если ИП оказывает экспедиторские услуги, нужно учитывать не только ЭТрН, но и электронные экспедиторские документы. Для действующих экспедиторов также важен реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности на платформе «ГосЛог».
Как подготовиться к обязательной ЭТрН
Переход на ЭТрН — это не только подключение к сервису. Компании нужно перестроить порядок работы с перевозочными документами внутри бизнеса и с контрагентами.
1. Проверьте, где возникают перевозочные документы
Сначала нужно составить список операций, где сейчас используются транспортные накладные, заявки, заказы и экспедиторские документы.
Обычно это:
- доставка покупателям;
- поставки от поставщиков;
- перевозки между складами;
- перевозки через экспедитора;
- доставка на маркетплейсы и фулфилмент;
- перевозка маркированных товаров;
- перевозка алкоголя и спиртосодержащей продукции;
- перевозка опасных грузов.
После этого нужно определить, какие документы оформляются по каждой операции и кто отвечает за их подготовку.
2. Выберите оператора ИС ЭПД
Оператор ИС ЭПД предоставляет сервис для оформления электронных перевозочных документов и передаёт их в ГИС ЭПД. Реестр операторов ведёт Минтранс России. Порядок формирования реестра определён приказом Минтранса России от 25 мая 2022 года № 40, а порядок включения операторов — приказом Минтранса России от 25 мая 2022 года № 200.
При выборе оператора проверьте:
- есть ли оператор в актуальном реестре Минтранса;
- поддерживает ли он ЭТрН и другие нужные документы;
- есть ли обмен с операторами ваших контрагентов;
- можно ли работать через веб-кабинет;
- есть ли мобильный сценарий для водителей;
- доступна ли интеграция с 1С, ERP, TMS или API;
- как обрабатываются ошибки;
- как выгружаются документы для архива, бухгалтерии и проверок.
ФНС указывает, что транспортный ЭДО можно запустить только при подключении всех участников логистической цепочки. Если контрагенты используют разных операторов, нужно заранее проверить обмен между ними.
3. Проверьте электронные подписи и МЧД
Руководителю ООО или ИП нужен сертификат квалифицированной электронной подписи. Если документы подписывают сотрудники, им потребуется КЭП физического лица и машиночитаемая доверенность.
ООО нужно заранее определить, какие сотрудники будут подписывать титулы:
- логист;
- кладовщик;
- начальник склада;
- бухгалтер;
- менеджер по отгрузкам;
- сотрудник транспортного отдела;
- руководитель филиала или подразделения.
Если подписи и доверенности оформить в последний момент, компания может столкнуться с задержками отгрузок.
4. Согласуйте порядок работы с контрагентами
ЭТрН работает только при готовности всей цепочки: отправителя, перевозчика, получателя и экспедитора, если он участвует в перевозке.
С контрагентами нужно заранее согласовать:
- кто создаёт ЭТрН;
- через какого оператора идёт обмен;
- кто подписывает документ на каждом этапе;
- как действовать при расхождениях;
- как оформляется отказ, недостача или повреждение груза;
- как закрывается перевозка для оплаты;
- кто отвечает за технические ошибки.
Эти условия лучше закрепить во внутренних регламентах, договорах или дополнительных соглашениях.
5. Подготовьте бухгалтерию и учётную систему
Для ООО и ИП с регулярными перевозками важно связать ЭТрН с бухгалтерским и управленческим учётом.
Нужно проверить:
- попадают ли данные ЭТрН в 1С или другую учётную систему;
- видит ли бухгалтерия статус подписания;
- как ЭТрН связывается с УПД, актом, счётом и оплатой перевозчику;
- где хранится электронный архив;
- кто отвечает на запросы налоговой и контрагентов;
- как оформляются исправления.
Если ЭТрН будет жить отдельно от бухгалтерии, возникнет риск задержек с закрытием месяца, сверками и оплатой перевозчиков.
6. Проведите тестовые перевозки
ФНС рекомендует переходить на электронные перевозочные документы заранее, чтобы протестировать технологию до обязательного срока. По данным ведомства, электронные документы сокращают расходы на бумагу, печать и курьеров, а оплата за перевозку может приходить в среднем на 20 дней быстрее из-за отсутствия пересылки бумажного оригинала транспортной накладной.
Для тестирования лучше выбрать несколько сценариев:
- стандартная перевозка без замечаний;
- перевозка с замечанием водителя;
- частичная приёмка груза;
- отказ от части груза;
- переадресация;
- замена водителя или транспортного средства;
- ночная отгрузка;
- перевозка с участием экспедитора.
Можно ли исправить ЭТрН после подписания
Исправления в электронных перевозочных документах возможны, но это не обычное редактирование уже подписанного файла. После подписания участники работают с исправленным файлом обмена, который снова проходит через оператора ИС ЭПД и ГИС ЭПД.
Для бизнеса это означает, что ошибки лучше выявлять до подписания титула. После подписания исправление может потребовать участия контрагента и повторного обмена документами.
Особенно внимательно нужно проверять:
- данные сторон;
- сведения о грузе;
- транспортное средство;
- водителя;
- адреса погрузки и выгрузки;
- сопроводительные документы;
- стоимость перевозки, если она отражается в ЭТрН.
Какие риски есть при переходе
Главный риск — не электронный формат сам по себе, а неготовность внутренних процессов. Если компания подключит сервис, но не распределит роли, электронная накладная может зависнуть между складом, логистикой, перевозчиком и бухгалтерией.
Типовые проблемы:
- у контрагентов разные операторы, а обмен между ними не проверен;
- водитель не умеет работать с мобильным приложением;
- сотрудник не имеет МЧД;
- бухгалтерия не видит статус ЭТрН;
- данные о грузе и перевозке хранятся в разных системах;
- ночные отгрузки некому подписывать;
- нет сценария для расхождений при приёмке;
- не определён ответственный за исправления.
Для ООО эти риски выше, потому что в процессе участвуют несколько подразделений. Для ИП основная сложность обычно в подключении оператора, электронной подписи, мобильном сценарии и согласовании порядка обмена с контрагентами.
Ответственность и штрафы
Новые штрафы связаны прежде всего с транспортно-экспедиционной деятельностью, реестром экспедиторов и обязанностями экспедиторов по проверке, хранению и передаче сведений. Их не нужно смешивать с любой технической ошибкой в ЭТрН: ответственность зависит от конкретного состава нарушения.
Основные составы закреплены в ст. 11.14.3 КоАП РФ, в том числе с учётом поправок Федерального закона от 31 июля 2025 года № 281-ФЗ.
Штрафы для экспедитора за непроверенные документы и сведения
Экспедитор обязан проверять достоверность документов, сведений о грузе, условиях перевозки и другой информации, которая нужна для договора транспортной экспедиции.
Штрафы за работу без сведений в реестре экспедиторов
Если организация или ИП оказывает транспортно-экспедиционные услуги, сведения о такой деятельности должны быть внесены в реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности.
ИП по примечанию к ст. 11.14.3 КоАП РФ в этом случае несут ответственность как юрлица.
Штрафы за нарушение правил хранения и предоставления сведений
Отдельная ответственность предусмотрена для экспедитора, если он не хранит или не предоставляет уполномоченным органам информацию о договорах, сторонах, грузе, маршрутах и связанных данных.
Для бизнеса это один из самых существенных рисков, потому что штраф рассчитывается от годовой выручки и имеет высокий минимальный порог.
Штрафы для клиента экспедитора
Ответственность может наступить и для клиента экспедитора. Это касается ситуации, когда клиент не передал или несвоевременно передал информацию о наличии в грузе предметов и веществ, которые изъяты из оборота или ограниченно оборотоспособны.
ИП по примечанию к ст. 11.14.3 КоАП РФ отвечают как юрлица.
Отдельный штраф для водителя
Для водителя действует отдельный риск. По ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ управление транспортным средством без документов, которые должны быть при перевозке, включая путевой лист или товарно-транспортные документы в установленных случаях, влечёт предупреждение или штраф.
Что проверить ООО и ИП до 1 сентября 2026 года
Перед обязательным переходом стоит пройти короткий чек-лист.
- Определить, по каким операциям оформляются транспортные накладные и другие перевозочные документы.
- Разделить перевозки по ролям: отправитель, получатель, перевозчик, экспедитор.
- Выбрать оператора ИС ЭПД из актуального реестра Минтранса.
- Проверить электронные подписи руководителя или ИП.
- Оформить МЧД сотрудникам, которые будут подписывать документы от имени ООО.
- Подключить сотрудников склада, логистики, бухгалтерии и водителей.
- Согласовать обмен ЭТрН с ключевыми контрагентами.
- Проверить интеграцию с 1С, ERP, TMS или другой учётной системой.
- Настроить электронный архив.
- Провести тестовые перевозки до обязательного срока.
Частые вопросы
Нужно ли ООО переходить на ЭТрН?
Да, если ООО участвует в перевозке, по которой оформляется транспортная накладная или другой перевозочный документ, переводимый в электронный формат. Это касается не только перевозчиков, но и грузоотправителей, грузополучателей и экспедиторов.
Нужно ли ИП переходить на ЭТрН?
Да, если ИП участвует в перевозке как отправитель, перевозчик, получатель или экспедитор и по операции оформляется транспортная накладная либо другой обязательный электронный перевозочный документ.
Нужно ли подключаться напрямую к ГИС ЭПД?
Нет. Обычно бизнес работает через оператора ИС ЭПД. Он обеспечивает обмен электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передачу сведений в ГИС ЭПД.
Можно ли работать, если у контрагентов разные операторы?
Да, если между операторами настроен обмен. Перед запуском нужно проверить роуминг с операторами ключевых контрагентов.
Кто подписывает ЭТрН в ООО?
Документ может подписывать руководитель ООО или уполномоченный сотрудник. Если подписывает сотрудник, ему нужна электронная подпись и машиночитаемая доверенность.
Нужно ли грузополучателю подключаться к ЭТрН?
Да, если он участвует в перевозке и должен подписать титул приёмки. Даже если получатель не создаёт ЭТрН, он подтверждает получение груза в электронном документе.
Можно ли оставить бумажную транспортную накладную?
После 1 сентября 2026 года бумажные документы будут возможны только в случаях, которые определит Минтранс России. Общий порядок — электронное оформление перевозочных документов.
Когда ЭТрН попадает в ГИС ЭПД?
Сведения передаются в ГИС ЭПД через оператора ИС ЭПД. Постановление Правительства РФ от 21 мая 2022 года № 931 регулирует обмен электронными перевозочными документами и направление сведений в государственную систему.
Может ли водитель подписывать ЭТрН простой электронной подписью?
Да, для водителя допускается простая электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись при условии последующего подписания электронной транспортной накладной усиленной квалифицированной электронной подписью перевозчика.
Нужна надёжная и удобная бухгалтерия для вашего бизнеса? Позвоните нам по телефону +7 (495) 999-43-23, напишите в WhatsApp или оставьте заявку через форму на сайте.
Хотите поделиться опытом с читателями или заметили ошибку в тексте? Напишите нам: buh@uchet.pro
