Расскажем, зачем предпринимателю первичные документы как их вести в различных ситуациях, и что будет, если нарушить правила работы с первичкой.
Содержание:
- Особенности бухгалтерского и налогового учета ИП
- В какой форме ИП может вести первичные документы
- Договор
- Счет на предоплату
- Банковские и кассовые документы
- Кассовые чеки и бланки строгой отчетности (БСО)
- Накладные
- Акт о приемке выполненных работ (оказанных услуг)
- Счет-фактура
- Универсальный передаточный документ (УПД)
- Ответственность ИП за нарушения при оформлении первичных документов
- Коротко о первичных документах ИП
Особенности бухгалтерского и налогового учета ИП
Основная особенность бухучета ИП состоит в том, что предприниматель может не вести бухгалтерию вообще, если ведет налоговый учет (п. 2 ст. 6 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Однако на практике предприниматели нередко ведут бухучет добровольно. Это полезно для целей управления, а также дает возможность при необходимости предоставить стандартную бухгалтерскую отчетность кредиторам, инвесторам, организаторам тендеров и т.п. Подробнее о бухучете ИП читайте здесь.
Даже если ИП и не ведет бухучет, то для большинства режимов налогообложения ему все равно потребуется вести учет доходов и расходов на основании первичных бухгалтерских документов.
Что же касается налогового учета, то ИП, чтобы оптимизировать свои расходы, как правило, выбирают один из специальных налоговых режимов. Чаще всего это УСН или патентная система.
Упрощенка предъявляет наименее строгие из всех спецрежимов требования к оборотам, виду деятельности и т.п. Здесь, в зависимости от выбранного варианта, нужно вести налоговый учет только доходов, или и доходов, и расходов вместе.
Начиная с 2025 года при превышении порога годового дохода в 60 млн. руб. все бизнесмены, в т. ч. и ИП на упрощенке, должны платить НДС. Поэтому для них стал актуальным и налоговый учет в части НДС.
Патент может позволить сэкономить на налогах даже по сравнению с УСН, но требования к масштабам бизнеса здесь жестче, а перечень видов деятельности ограничен.
Для патентной системы налоговый учет по сути сводится к подсчету объектов налогообложения. Это может быть площадь помещения, численность сотрудников и т.п.
Таким образом, налоговый учет при ПСН не дает никакой информации о финансовых результатах бизнеса. Поэтому для ИП на патенте добровольный бухучет будет особенно актуален.
Однако на практике предприниматели нередко ведут бухучет добровольно. Это полезно для целей управления, а также дает возможность при необходимости предоставить стандартную бухгалтерскую отчетность кредиторам, инвесторам, организаторам тендеров и т.п. Подробнее о бухучете ИП читайте здесь.
Даже если ИП и не ведет бухучет, то для большинства режимов налогообложения ему все равно потребуется вести учет доходов и расходов на основании первичных бухгалтерских документов.
Что же касается налогового учета, то ИП, чтобы оптимизировать свои расходы, как правило, выбирают один из специальных налоговых режимов. Чаще всего это УСН или патентная система.
Упрощенка предъявляет наименее строгие из всех спецрежимов требования к оборотам, виду деятельности и т.п. Здесь, в зависимости от выбранного варианта, нужно вести налоговый учет только доходов, или и доходов, и расходов вместе.
Начиная с 2025 года при превышении порога годового дохода в 60 млн. руб. все бизнесмены, в т. ч. и ИП на упрощенке, должны платить НДС. Поэтому для них стал актуальным и налоговый учет в части НДС.
Патент может позволить сэкономить на налогах даже по сравнению с УСН, но требования к масштабам бизнеса здесь жестче, а перечень видов деятельности ограничен.
Для патентной системы налоговый учет по сути сводится к подсчету объектов налогообложения. Это может быть площадь помещения, численность сотрудников и т.п.
Таким образом, налоговый учет при ПСН не дает никакой информации о финансовых результатах бизнеса. Поэтому для ИП на патенте добровольный бухучет будет особенно актуален.
В какой форме ИП может вести первичные документы
Предприниматель имеет право выбрать удобный для себя формат документооборота: бумажный или электронный (ЭДО). Также можно комбинировать оба варианта оформления документов: работать с одними контрагентами по ЭДО, а с другими — в бумажном формате
Бумажные первичные документы в общем случае можно использовать, как в стандартных формах, так и разработать самостоятельно, с учетом требований статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Но есть отдельные виды бумажных документов, например, кассовые или банковские, которые обязательно заполнять по утвержденным правилам.
Электронный документооборот значительно упрощает и ускоряет бизнес-процессы, что помогает экономить ресурсы предпринимателя, особенно, если объем документов достаточно большой. При переходе на ЭДО важно помнить, что существенная часть электронных форматов документов стандартизирована ФНС и обязательна для применения.
Далее рассмотрим основные виды первичных документов, которые потребуются ИП для бухгалтерского и налогового учета.
Бумажные первичные документы в общем случае можно использовать, как в стандартных формах, так и разработать самостоятельно, с учетом требований статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Но есть отдельные виды бумажных документов, например, кассовые или банковские, которые обязательно заполнять по утвержденным правилам.
Электронный документооборот значительно упрощает и ускоряет бизнес-процессы, что помогает экономить ресурсы предпринимателя, особенно, если объем документов достаточно большой. При переходе на ЭДО важно помнить, что существенная часть электронных форматов документов стандартизирована ФНС и обязательна для применения.
Далее рассмотрим основные виды первичных документов, которые потребуются ИП для бухгалтерского и налогового учета.
Договор
Договор фиксирует условия взаимодействия сторон сделки: предпринимателя и его контрагентов. Это может быть договор купли-продажи, аренды, подряда и т.п. Стандартной формы договора нет, но он обычно содержит информацию о:
Юридическую силу в общем случае имеют договоры, подписанные обеими сторонами собственноручной или электронной подписью.
Также договоры иногда заключают в форме оферты: продавец направляет предложение заключить сделку, а покупатель принимает его, например, оплатив счет. Подробнее об оферте читайте здесь.
- сторонах сделки;
- предмете сделки;
- стоимости и условиях расчетов;
- правах и обязанностях сторон;
- условиях и порядке изменения и расторжения;
- порядке разрешения споров.
Юридическую силу в общем случае имеют договоры, подписанные обеими сторонами собственноручной или электронной подписью.
Также договоры иногда заключают в форме оферты: продавец направляет предложение заключить сделку, а покупатель принимает его, например, оплатив счет. Подробнее об оферте читайте здесь.
Счет на предоплату
Счет на предоплату выражает требование одной из сторон сделки к другой об оплате поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг. В нем прописывают что именно, в каком объеме и по какой стоимости должен оплатить получатель.
Счета на предоплату не относятся к обязательным первичным документам. Они не формируют бухгалтерских проводок и не влияют на налогообложение. Однако счета полезны тем, что помогают систематизировать расчеты между бизнесменам.
На основании счета покупателю легче проводить оплаты, так как сразу понятно кому, за что и по какому договору нужно переводить деньги. А продавцу проще вести учет поступивших средств, так как видно, к какой поставке или услуге относится тот или иной платеж.
Счета на предоплату не относятся к обязательным первичным документам. Они не формируют бухгалтерских проводок и не влияют на налогообложение. Однако счета полезны тем, что помогают систематизировать расчеты между бизнесменам.
На основании счета покупателю легче проводить оплаты, так как сразу понятно кому, за что и по какому договору нужно переводить деньги. А продавцу проще вести учет поступивших средств, так как видно, к какой поставке или услуге относится тот или иной платеж.
Банковские и кассовые документы
Эти документы предназначены для оформления движения денежных расчетов в безналичной или наличной форме.
Заполнять платежные документы нужно в строгом соответствии с регламентами:
1. Для кассовых документов — указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
2. Для банковских документов — положение ЦБ РФ от 29.06.2021 № 762-П и приказ Минфина РФ от 12.11.2013 № 107н. В данном случае ЦБ РФ определяет общие требования к платежным документам, а Минфин — особенности оформления платежей в бюджет. С 1 апреля 2026 года в этой части будет действовать новый приказ Минфина РФ от 16.05.2025 № 58н.
Заполнять платежные документы нужно в строгом соответствии с регламентами:
1. Для кассовых документов — указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
2. Для банковских документов — положение ЦБ РФ от 29.06.2021 № 762-П и приказ Минфина РФ от 12.11.2013 № 107н. В данном случае ЦБ РФ определяет общие требования к платежным документам, а Минфин — особенности оформления платежей в бюджет. С 1 апреля 2026 года в этой части будет действовать новый приказ Минфина РФ от 16.05.2025 № 58н.
Кассовые чеки и бланки строгой отчетности (БСО)
При расчете с покупателями и заказчиками — физическими лицами, предприниматель в общем случае обязан выдать кассовый чек или БСО, который подтверждает получение денег за товар или услугу. При формировании чеков и БСО с помощью кассового аппарата информация о продажах поступает в налоговые органы в онлайн-режиме.
В чеках и БСО обязательно должны содержаться наименование и ИНН налогоплательщика, данные о реализованных товарах или услугах, форме оплаты, режиме налогообложения продавца и другие необходимые сведения.
Полностью требования к заполнению кассовых чеков и БСО указаны в статье 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
В чеках и БСО обязательно должны содержаться наименование и ИНН налогоплательщика, данные о реализованных товарах или услугах, форме оплаты, режиме налогообложения продавца и другие необходимые сведения.
Полностью требования к заполнению кассовых чеков и БСО указаны в статье 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Накладные
Накладная может включать в себя только сведения о передаче товара, только информацию о грузоперевозке или все эти данные одновременно.
Товарная накладная фиксирует факт передачи товара от поставщика покупателю. В ней должна содержаться следующая информация:
Для бумажной товарной накладной существует унифицированная форма — ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Она не обязательна к применению, при желании можно разработать собственную с учетом требований статьи 9 закона № 402-ФЗ.
Электронный формат товарной накладной регламентирован приказом ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
Транспортная накладная нужна для отражения данных о транспортных услугах по перемещению товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В ней отражают:
Форма бумажной транспортной накладной утверждена приложением 4 к постановлению Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200. Требования к электронному документу приведены в приказе ФНС РФ от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.
Товарно-транспортная накладная (ТТН) объединяет в себе информацию о передаче и перевозке ТМЦ. С ее помощью можно подтвердить право собственности на товар, произвести расчеты с перевозчиком и обосновать транспортные расходы для целей налогообложения.
ТТН обязательно применять при перевозке этилового спирта и алкогольной продукции (п. 1 ст. 10.2 закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ). Во всех остальных случаях ее можно использовать добровольно, или заполнять транспортные и товарные документы отдельно.
Унифицированный бланк ТТН (форма 1-Т) утвержден постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Также можно разработать подходящую форму самостоятельно с учетом требований статьи 9 закона № 402-ФЗ.
Электронная форма для ТТН налоговой службой пока не разработана. Возможно, это связано с тем, что похожие функции может выполнять электронный универсальный передаточный документ (УПД), о котором расскажем ниже.
Товарная накладная фиксирует факт передачи товара от поставщика покупателю. В ней должна содержаться следующая информация:
- реквизиты поставщика и получателя;
- дата составления документа;
- наименование товара или услуги;
- количество и единицы измерения;
- цена за единицу товара и общая стоимость поставки.
Для бумажной товарной накладной существует унифицированная форма — ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Она не обязательна к применению, при желании можно разработать собственную с учетом требований статьи 9 закона № 402-ФЗ.
Электронный формат товарной накладной регламентирован приказом ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
Транспортная накладная нужна для отражения данных о транспортных услугах по перемещению товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В ней отражают:
- наименование и характеристики груза;
- данные об отправителе и получателе груза;
- информацию о маршруте перемещения;
- особые условия перевозки (при необходимости);
- сведения о стоимости услуг.
Форма бумажной транспортной накладной утверждена приложением 4 к постановлению Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200. Требования к электронному документу приведены в приказе ФНС РФ от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.
Товарно-транспортная накладная (ТТН) объединяет в себе информацию о передаче и перевозке ТМЦ. С ее помощью можно подтвердить право собственности на товар, произвести расчеты с перевозчиком и обосновать транспортные расходы для целей налогообложения.
ТТН обязательно применять при перевозке этилового спирта и алкогольной продукции (п. 1 ст. 10.2 закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ). Во всех остальных случаях ее можно использовать добровольно, или заполнять транспортные и товарные документы отдельно.
Унифицированный бланк ТТН (форма 1-Т) утвержден постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Также можно разработать подходящую форму самостоятельно с учетом требований статьи 9 закона № 402-ФЗ.
Электронная форма для ТТН налоговой службой пока не разработана. Возможно, это связано с тем, что похожие функции может выполнять электронный универсальный передаточный документ (УПД), о котором расскажем ниже.
Акт о приемке выполненных работ (оказанных услуг)
Этот документ подтверждает соответствие выполненных работ или оказанных услуг требованиям договора. На его основании стороны проводят окончательные расчеты по сделке, фиксируя тем самым, что их устраивает объем и качество работ или услуг
Типовой формы акта выполненных работ в законодательстве нет. Если стороны будут подписывать документ на бумаге, то могут разработать бланк самостоятельно, с учетом требований статьи 9 закона № 402-ФЗ. В частности, в акт нужно включить следующую информацию:
Для актов выполненных работ, которые передают в рамках ЭДО, ФНС РФ утвердила требования к формату файлов (приказ от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@).
Типовой формы акта выполненных работ в законодательстве нет. Если стороны будут подписывать документ на бумаге, то могут разработать бланк самостоятельно, с учетом требований статьи 9 закона № 402-ФЗ. В частности, в акт нужно включить следующую информацию:
- сведения о заказчике и исполнителе;
- наименование работы или услуги их объем;
- срок фактического выполнения;
- информацию о соответствии объема и качества выполненных работ или оказанных услуг прописанным в договоре.
Для актов выполненных работ, которые передают в рамках ЭДО, ФНС РФ утвердила требования к формату файлов (приказ от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@).
Счет-фактура
Счета-фактуры нужны предпринимателям для учета НДС. Продавец товара или исполнитель услуги составляет счет-фактуру, указав в ней сумму налога, которая будет уплачена с продажи. Покупатель (заказчик) на основании счета-фактуры от продавца принимает к вычету НДС по данной сделке.
Счет-фактура — налоговый первичный документ, который служит основанием только для расчетов с бюджетом по НДС. Он не подтверждает факт поставки товара или оказания услуг (письмо Минфина РФ от 27.07.2011 № 03-07-14/73).
Обязательная для использования форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Требования к электронному счету-фактуре указаны в приказе ФНС РФ от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
Счет-фактура — налоговый первичный документ, который служит основанием только для расчетов с бюджетом по НДС. Он не подтверждает факт поставки товара или оказания услуг (письмо Минфина РФ от 27.07.2011 № 03-07-14/73).
Обязательная для использования форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Требования к электронному счету-фактуре указаны в приказе ФНС РФ от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
Универсальный передаточный документ (УПД)
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе два документа: товарную накладную (или акт выполненных работ) и счет-фактуру. Он одновременно подтверждает факт передачи товара, выполнения работ или оказания услуг и является основанием для начислений и вычетов по НДС.
Таким образом, вместо двух или трех документов можно использовать один, что упрощает документооборот и снижает вероятность ошибок.
УПД можно использовать, как только для бухгалтерских целей — вместо накладной или акта о выполнении работ, так и одновременно для бухгалтерского и налогового учет
Но применять УПД вместо счета-фактуры при получении аванса нельзя, так как в этом случае нет отгрузки или оказания услуг. Такова позиция ФНС, которую налоговики выразили в письме от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@.
УПД обязательно применять в следующих случаях:
Во всех остальных ситуациях предприниматель может использовать УПД добровольно или отдельно оформлять вместо него накладную (акт) и счет-фактуру.
Таким образом, вместо двух или трех документов можно использовать один, что упрощает документооборот и снижает вероятность ошибок.
УПД можно использовать, как только для бухгалтерских целей — вместо накладной или акта о выполнении работ, так и одновременно для бухгалтерского и налогового учет
Но применять УПД вместо счета-фактуры при получении аванса нельзя, так как в этом случае нет отгрузки или оказания услуг. Такова позиция ФНС, которую налоговики выразили в письме от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@.
УПД обязательно применять в следующих случаях:
- При отгрузке маркируемых товаров (п. 4 перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 31.12.2019 № 1955). Виды товаров, подлежащих обязательной маркировке, перечислены в распоряжении Правительства РФ от 28.04.2018 № 792р.
- При отгрузке прослеживаемых товаров, если продавец не платит НДС (пп. «г» п. 13 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108). Прослеживаемые товары перечислены в постановлении Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110.
Во всех остальных ситуациях предприниматель может использовать УПД добровольно или отдельно оформлять вместо него накладную (акт) и счет-фактуру.
Ответственность ИП за нарушения при оформлении первичных документов
За грубые нарушения в части ведения первичных документов или за их отсутствие предпринимателя могут оштрафовать по ст. 120 НК РФ:
К грубым нарушениям в данном случае относится отсутствие первичных бухгалтерских документов или счетов-фактур, либо искажение учетных данных, которое было допущено два или более раза в течение года.
Если сумма недоимки превысит 2,7 млн руб. в течение 3 лет, то к предпринимателю может быть применена статье 198 УК РФ. Максимальное наказание по этой статье — штраф в размере до 500 тыс. руб. или лишение свободы на срок до 3 лет.
Но в данном случае одного факта неуплаты налога недостаточно. Проверяющие должны еще доказать, что предприниматель умышленно исказил данные учета или скрыл документы с целью уклонения от налогообложения.
- На 10 тыс. руб., если нарушения были выявлены в одном налоговом периоде и не повлекли занижения налоговой базы.
- На 30 тыс. руб., если нарушения выявлены более чем в одном налоговом периоде, но налоговая база не занижалась;
- На 20% от суммы недоимки, но не менее 40 тыс. руб., если из-за ошибок или отсутствия первички предприниматель занизил налоговую базу.
К грубым нарушениям в данном случае относится отсутствие первичных бухгалтерских документов или счетов-фактур, либо искажение учетных данных, которое было допущено два или более раза в течение года.
Если сумма недоимки превысит 2,7 млн руб. в течение 3 лет, то к предпринимателю может быть применена статье 198 УК РФ. Максимальное наказание по этой статье — штраф в размере до 500 тыс. руб. или лишение свободы на срок до 3 лет.
Но в данном случае одного факта неуплаты налога недостаточно. Проверяющие должны еще доказать, что предприниматель умышленно исказил данные учета или скрыл документы с целью уклонения от налогообложения.
Коротко о первичных документах ИП
Хотя ИП имеет право не вести бухучет, первичные документы все равно ему необходимы. В любом случае нужно будет подписывать договоры с контрагентами, оформлять отгрузки, проводить платежи и т.п. И для большинства налоговых режимов потребуется учет доходов и расходов, который основан на первичных документах.
Кроме того, многие ИП ведут бухучет добровольно — чтобы видеть свой финансовый результат и при необходимости предоставлять отчетность внешним пользователям.
К основным первичным документам, которые потребуются большинству ИП, относятся договоры, счета на предоплату, платежные документы, кассовые чеки, накладные, акты выполненных работ.
Если ИП работает с НДС, ему будут нужны еще и счета-фактуры. С начала 2025 года число таких бизнесменов существенно выросло.
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе накладную (акт) и счет-фактуру. Применение УПД обязательно при отгрузке маркированных и прослеживаемых товаров. В остальных случаях его можно применять добровольно, чтобы оптимизировать документооборот.
За нарушения при оформлении первичных документов ИП могут оштрафовать по статье 120 НК РФ. А если нарушение привело к крупной недоимке, и проверяющие докажут умысел, то возможно и уголовное преследование.
Кроме того, многие ИП ведут бухучет добровольно — чтобы видеть свой финансовый результат и при необходимости предоставлять отчетность внешним пользователям.
К основным первичным документам, которые потребуются большинству ИП, относятся договоры, счета на предоплату, платежные документы, кассовые чеки, накладные, акты выполненных работ.
Если ИП работает с НДС, ему будут нужны еще и счета-фактуры. С начала 2025 года число таких бизнесменов существенно выросло.
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе накладную (акт) и счет-фактуру. Применение УПД обязательно при отгрузке маркированных и прослеживаемых товаров. В остальных случаях его можно применять добровольно, чтобы оптимизировать документооборот.
За нарушения при оформлении первичных документов ИП могут оштрафовать по статье 120 НК РФ. А если нарушение привело к крупной недоимке, и проверяющие докажут умысел, то возможно и уголовное преследование.
Хотите надёжную и удобную бухгалтерию со специалистами из разных областей? Позвоните нам по телефону +7 (495) 999-43-23, напишите в WhatsApp или оставьте заявку в форме.
Если у вас возникли вопросы или понадобилась налоговая консультация бухгалтера, вы всегда можете обратиться в Учёт.pro
Если у вас возникли вопросы или понадобилась налоговая консультация бухгалтера, вы всегда можете обратиться в Учёт.pro
