Статьи
Судебная практика Бухгалтерский учет

Учёт ГСМ в выходные и праздники: как списать расходы

Учёт ГСМ в выходные и праздники
Расходы на ГСМ - горюче-смазочные материалы - можно учитывать при расчете налога на прибыль и в те дни, когда служебные поездки приходятся на выходные или нерабочие праздничные дни. На практике претензии возникают не из-за самого факта поездки, а из-за вопросов к деловой цели и документам.
Нередко компании используют служебный транспорт в выходные и праздники для выездов к контрагентам, на объекты, в командировки, на аварийные работы или дежурства. Поэтому ключевая задача бухгалтера и кадровой службы - выстроить единую доказательную цепочку: служебная необходимость, корректные кадровые документы и надлежащая транспортная первичка.
Содержание:

Что говорят налоговики и как на это смотрят суды

Инспекции нередко заявляют, что включать в расходы ГСМ за выходные и праздники нецелесообразно. В качестве аргумента могут указывать, что многие госорганы и организации (например, Социальный фонд России, инспекция ФНС, суды, органы местного самоуправления) в эти дни не работают, значит, служебной необходимости якобы нет.
Однако суды, как правило, отклоняют подход, при котором налоговый орган оценивает "целесообразность" работы в выходной или праздник. В одном из дел суд также не согласился с доводом инспекции о том, что путевые листы не подтверждают служебный характер поездок только потому, что в них нет конкретного места следования.
Суд указал, что инспекция должна собрать доказательства использования автомобилей в целях, не связанных со служебными, постановление ФАС Уральского округа от 12.10.2010 № Ф09-8425/10-С3.

Налоговая база: почему расходы на ГСМ можно учесть

По Налоговому кодексу РФ - расходы на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При этом для признания расходов действует общий критерий: затраты должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Иными словами, вопрос обычно не в том, "можно ли" учитывать топливо в выходной, а в том, подтверждены ли служебные цели и соблюдены ли требования к первичным и кадровым документам.

Кадровая часть: как законно привлечь к работе в выходной или праздник

Чтобы транспортные расходы выглядели логично и устойчиво в проверке, "кадровая" сторона должна совпадать с "транспортной": если водитель работал, это должно быть оформлено по ТК РФ и отражено в учете рабочего времени.
Основание и согласие работника (ст. 113 ТК РФ)
Общее правило - работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещена, кроме случаев, предусмотренных ТК РФ.
Привлечение возможно:
  • с письменного согласия работника - например, для выполнения заранее непредвиденных срочных работ, от которых зависит нормальная работа организации или подразделения;
  • без согласия - в строго ограниченных ситуациях (предотвращение аварий/катастроф, устранение последствий ЧС, предотвращение порчи имущества и т.п.);
  • в иных случаях - с письменного согласия работника и с учетом мнения профсоюза, если он есть.
Важно!

Инвалидов и женщин с детьми до 3 лет можно привлекать только при отсутствии медицинских противопоказаний и при обязательном ознакомлении под подпись с правом отказа.
Приказ или распоряжение работодателя
Привлечение оформляют письменным распоряжением работодателя. На практике в приказе имеет смысл фиксировать:
  • дату (даты) и время работы в выходной или праздник;
  • перечень работников (включая водителя);
  • задачи (в том числе выезды и рейсы);
  • ссылку на основание по ст. 113 ТК РФ;
  • вариант компенсации по ст. 153 ТК РФ (двойная оплата или день отдыха).
Компенсация (ст. 153 ТК РФ)
Работа в выходной или праздник оплачивается не менее чем в двойном размере (с учетом системы оплаты труда: сдельная, тарифная, оклад). По желанию работника вместо повышенной оплаты можно предоставить другой день отдыха: тогда работа оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается.
Практически важно зафиксировать выбранный вариант компенсации (заявление работника на день отдыха или расчет повышенной оплаты) и отразить факт работы в табеле учета рабочего времени.

Путевой лист: какие обязательные реквизиты действуют сейчас и как их применять

Актуальные требования к составу сведений и порядку оформления путевых листов установлены приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (вступил в силу с 01.03.2023 и действует до 01.03.2029). Именно на соответствие этим требованиям обычно смотрят при спорах о расходах на транспорт и топливо.

Обязательные сведения в путевом листе

По приказу № 390 путевой лист должен содержать сведения о:
1) сроке действия путевого листа (дата, а если на несколько дней - даты начала и окончания);
2) лице, оформившем путевой лист:
  • для юрлица: полное наименование, адрес, телефон, ОГРН;
  • для ИП: ФИО, адрес регистрации, телефон, ОГРНИП;
  • для отдельных случаев (например, такси у физлица без статуса ИП) - иной набор данных;
3) транспортном средстве:
  • тип, марка и модель (по ПТС), при наличии прицепа - сведения о прицепе;
  • госномер (и при необходимости регномер прицепа);
  • дата и время, результат предрейсового (предсменного) контроля техсостояния - если он обязателен;
  • дата и время выпуска на линию и возвращения;
  • показания одометра при выпуске и при возвращении (а в отдельных сценариях - при передаче следующему водителю);
4) водителе:
  • ФИО;
  • серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения;
  • СНИЛС;
  • дата и время, результат предрейсового (предсменного) и послерейсового (послесменного) медосмотров - если они обязательны;
5) виде перевозки (например, коммерческая перевозка, перевозка для собственных нужд и т.п.);
6) виде сообщения (городское, пригородное, междугородное).
Дополнительно собственник (владелец) ТС вправе включать в путевой лист иные сведения под свою деятельность. Путевой лист можно оформлять на бумаге или в электронном виде и, как правило, до выпуска автомобиля на линию.

Как применять на практике: короткий пример заполнения

Форма и расположение полей у компаний различаются, но обязательные сведения должны присутствовать. Пример заполнения:
Путевой лист (служебный автомобиль)

  • Срок действия: 10.01.2026
  • Лицо, оформившее: ООО "Альфа", адрес: ..., тел.: ..., ОГРН: ...
  • ТС: легковой автомобиль, марка/модель: Toyota Camry, госномер: А123АА77
  • Выпуск/возврат: 10.01.2026 09:10 - 10.01.2026 16:40
  • Одометр: 52 340 км (выезд) - 52 512 км (возврат)
  • Водитель: Иванов И.И., ВУ 77 11 № 123456, выдано 15.05.2019, СНИЛС ...
  • Медосмотр предрейсовый: 10.01.2026 09:00, допущен (если обязателен)
  • Вид перевозки: перевозки для собственных нужд
  • Вид сообщения: городское
  • Доп. сведения (по учетной политике): маршрут или адреса, цель поездки, расход топлива по норме и факту, подписи ответственных.

Не забудьте про реквизиты первички по 402-ФЗ

Если путевой лист используется как первичный учетный документ, проверьте, чтобы в нем были обязательные реквизиты первичного документа: наименование, дата, наименование организации, содержание факта хозяйственной жизни, измерители, должности и подписи ответственных лиц и т.п.

На что обратить внимание в документах

Чтобы снизить риск спора, важно заранее "закрыть" два вопроса: почему работа в выходной или праздник была нужна и как именно использовался транспорт.
  1. Локальные документы и регламенты. Внутренние правила (приказы, положения, регламенты) по работе в выходные и праздники с использованием служебного транспорта должны быть оформлены корректно. В частности, служебные записки не должны содержать формулировок, которые заранее создают слабое место в аргументации (например, требование предоставить автомобиль для поездки в учреждение, которое в этот день не работает).
  2. Табель учета рабочего времени. Работа водителей и иных сотрудников, привлеченных к работе в выходные и праздничные дни, должна быть отражена в табеле.
  3. Приказы на работу в выходной или праздник. Рекомендуется издавать приказы с указанием вида работ, маршрутов поездок на служебном транспорте, а также сотрудников, выполняющих работу.
  4. Путевые листы. Путевые листы должны быть заполнены по требованиям приказа Минтранса № 390 и позволять связать пробег и расход топлива со служебной задачей.

Документы, которыми обычно подтверждают расходы на ГСМ

Транспорт и расходы
  • путевые листы;
  • авансовые отчеты;
  • кассовые и товарные чеки;
  • счета, УПД и банковские выписки (если расчеты безналичные);
  • приходные ордера;
  • требования-накладные;
  • товарные накладные;
  • справки или акты о выполнении транспортных работ (если применяете).
Кадры и режим работы
  • приказ о привлечении к работе в выходной или праздник (или об объявлении дня рабочим);
  • служебные записки о необходимости работы в выходные и праздничные дни;
  • письменные согласия работников (когда они нужны по ст. 113 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени;
  • документы по компенсации (расчет доплаты или заявление работника на день отдыха);
  • трудовые договоры.

Затраты на бензин: нужно ли нормировать

Ранее финансовое ведомство указывало, что при учете топлива целесообразно ориентироваться на нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (письмо Минфина России от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6).
Позднее позиция стала более мягкой: НК РФ не устанавливает нормирование расходов на ГСМ, а также не закрепляет правила определения "обоснованности" таких расходов. Это, в частности, отражено в разъяснениях Минфина России от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 и от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832.
Иными словами, лимиты Минтранса компания вправе использовать как инструмент внутреннего контроля, но обязанность "нормировать" расходы для налога на прибыль напрямую из НК РФ не следует. При этом ключевым остается качество доказательной базы: деловая цель, связка поездки с деятельностью, кадровые документы по работе в выходной или праздник и корректная транспортная первичка.
Хотите надёжную и удобную бухгалтерию со специалистами из разных областей? Позвоните нам по телефону +7 (495) 999-43-23, напишите в WhatsApp или оставьте заявку в форме.

Если у вас возникли вопросы или понадобилась налоговая консультация бухгалтера, вы всегда можете обратиться в Учёт.pro