Управление персоналом: выбор между отделом кадров и аутсорсингом. Даже 1-2 сотрудника, оформленных в штат – это должностные инструкции, приказы, трудовые договора, листы ознакомления и прочие документы, без которых нельзя обойтись. А если сотрудников в организации сотни, то и количество документов вырастает многократно. Избежать проблем поможет только четко выстроенный кадровый учет. Что такое кадровый учет и как его наладить - разберемся в этой статье.
Содержание:
Что такое кадровый учёт
Кадровый учет часто еще называют кадровым делопроизводством. Но в любом случае – это «документальное сопровождение» движения сотрудников на всех стадиях их трудовой деятельности.
Нередко встречается пренебрежение к заполнению кадровой документации, особенно со стороны бухгалтерии. Ведь именно бухгалтерам во многих организациях поручают кадровый учет в виде дополнительной нагрузки. Поэтому финансовые специалисты зачастую занимаются «кадрами» по остаточному принципу, не считая это чем-то важным.
Важно!
Несоблюдение правил заполнения необходимых кадровых документов доставит компании не меньше хлопот, чем аналогичные нарушения в бухгалтерской деятельности.
Кадровый учет также подвергается проверкам со стороны контролирующих органов и наказание за нарушения может быть весьма ощутимым (ст. 5.27 КоАП РФ). В зависимости от вида и тяжести нарушения:
- должностное лицо или ИП заплатит штраф в размере 1 000 – 20 000 рублей;
- организация заплатит штраф в размере 30 000 – 100 000 рублей.
Также должностное лицо при повторном нарушении может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет.
Отдельные виды наказаний предусмотрены за нарушения при ведении воинского учета. Здесь суммы штрафов еще больше: до 500 000 руб. для организации и до 80 000 руб. для ответственного должностного лица (ст. 19.38, 21.1, 21.2, 21.4 КоАП РФ).
Из чего состоит кадровый учёт
Кадровый учет регламентируется большим количеством законодательных актов, в которые постоянно вносятся изменения. Но основным нормативным документом в этой области является Трудовой Кодекс РФ (ТК РФ). Он устанавливает все базовые нормы, связанные с трудовыми отношениями, оплатой труда, разрешением конфликтов.
Кадровый учет можно разделить на следующие составляющие:
- составление и ведение текущей кадровой документации;
- работа с кадровыми документами, подлежащими сдаче в архив, а также ведение архива;
- работа с документами, необходимыми для оформления нетрудоспособности;
- работа с персональными данными сотрудников;
- воинский учет;
- оформление документов для начисления сотрудникам зарплаты и других видов доходов, а также НДФЛ и страховых взносов.
Как организовать кадровый учёт
Здесь может быть два варианта. В обоих случаях есть плюсы и минусы.
- Собственная кадровая служба
- Отдать кадровый учет на аутсорсинг.
Создание отдела кадров приводит к дополнительным расходам: заработная плата, налоги, содержание помещений, оргтехника, программное обеспечение, дополнительное обучение и т.п.
Однако это в значительной степени компенсируется оптимальным подходом к организации работы с персоналом. В частности - собственная кадровая служба позволяет легче сглаживать проблемные ситуации с сотрудниками. Ведь в случае возникновения конфликтов трудовое право в первую очередь защищает интересы работников.
Как бы ни был организован кадровый учет - его обязательно нужно автоматизировать. С помощью специального программного обеспечения большинство необходимых документов можно будет не заполнять вручную, а просто распечатать из информационной базы. Также автоматизация позволит уменьшить временные затраты: даст возможность руководству оперативно получать полную информацию о кадровом составе и управлять им.
Кроме того, компания может перевести кадровый документооборот в электронный формат и почти полностью уйти от бумажной документации. Почти - потому что есть несколько видов кадровых документов, для которых бумажный формат сохраняется в любом случае (ст. 22.1 ТК РФ):
- Трудовые книжки для тех сотрудников, которые не пожелали переводить их в электронный вид.
- Приказы об увольнении.
- Акты о несчастных случаях на производстве.
- Журналы регистрации инструктажей по охране труда.
Основные преимущества аутсорсинга кадрового учёта
- Главная причина «ухода» на аутсорсинг в любой сфере деятельности – сокращение расходов. Организация платит фиксированную сумму и «забывает» обо всех дополнительных расходах на кадровую службу.
- Снижение рисков. Отдав кадровый учет «на сторону», организация может позволить себе не следить за постоянными новшествами в законодательстве. Изменения в трудовом праве станут «головной болью» аутсорсинговой компании, как и особенности их применения в кадровом делопроизводстве. Поэтому существенно снизится возможность «заработать» штраф.
- Профессиональный опыт. Компании, предлагающие услуги аутсорсинга, пользуются наработанными и эффективными методиками. Поэтому можно легко воспользоваться их опытом и совершенствовать систему управления, используя самые современные методы.
- Поддержка в любое время. Работников собственной кадровой службы необходимо отпускать на законный отдых или обучение. Также штатные сотрудники болеют, уходят в декрет или могут неожиданно уволиться. Специалисты аутсорсинговой компании, безусловно, также иногда «отключаются» от рабочего процесса, но они взаимозаменяемы, поэтому без помощи ни один клиент не останется.
- Согласованность кадрового учета с остальными службами. Как правило, в компаниях-подрядчиках работают не только специалисты в области кадров, но и сотрудники юридических и финансовых подразделений. Таким образом, возникающие проблемы решаются с поддержкой специалистов из «смежных» сфер деятельности.
Недостатки аутсорсинга кадрового учёта
Работа со сторонними организациями может повлечь за собой разглашение коммерческой тайны и персональных данных. Но эту проблему легко можно решить грамотно составленным договором. Безусловно, у всех аутсорсинговых компаний существуют типовые бланки. Однако ничто не мешает заказчику провести анализ предлагаемой формы и настаивать на внесении своих изменений и дополнительных пунктов.
Передача кадрового учета на аутсорсинг, конечно, снизит издержки организации и позволит привлечь к работе разносторонних специалистов. Но также это приведет к увеличению времени принятия решений и отклика. Хотя развитие информационных технологий на сегодня сводит этот фактор к минимуму. Обмен информацией можно производить фактически мгновенно, независимо от места нахождения исполнителя и заказчика.
Здесь стоит отдельно отметить, что начинающие предприниматели и организации с небольшим штатом могут смело отдавать кадровый учет на аутсорсинг. Тогда такая компания с самого начала сможет выстроить правильную систему управления и отладить документооборот. Аутсорсинг подойдет и тем организациям, в которых ранее кадровый учет практически не велся, и поэтому нужно проводить аудит и приводить дела в порядок.
Но что делать уже работающим компаниям с немаленьким штатом? Здесь существенную часть работы необходимо проводить не только с бумагами, но и с самими людьми. Существует опасность, что формальный подход со стороны аутсорсинговой компании может, например, усугубить возникший конфликт и привести к вмешательству трудовой инспекции.
Поэтому в крупных компаниях обязательно должны быть кадровые работники, которые будут заниматься не делопроизводством, а управлением персоналом.
Тем более, что п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, обязывает организации, при количестве военнообязанных более 500 человек, выделять для воинского учета отдельного сотрудника. То есть полностью отдать кадровый учет на аутсорсинг таким компаниям в любом случае не удастся.
Частичный кадровый аутсорсинг для крупных компаний
Представителям крупного бизнеса стоит рассмотреть возможность частичного аутсорсинга, когда делопроизводство полностью отдается внешним специалистам, а управлением занимаются собственные сотрудники.
Такое решение позволит кадровой службе полностью ориентироваться на сотрудников. Ведь работа с бумагами отнимает много времени, и если организация решила передать всю рутинную часть управления кадрами на аутсорсинг, то служба персонала может сосредоточиться непосредственно на людях. Это существенно повысит лояльность сотрудников, а значит – и компания станет работать намного эффективнее.
Вывод
Кадровый учет отнимает немало времени, сил и финансовых ресурсов. А ошибки в этой области могут привести к серьезным штрафным санкциям и проблемам во взаимоотношениях с сотрудниками.
Поэтому многие организации передают эту функцию на аутсорсинг, полностью либо частично.
Полная передача кадрового учета «на сторону» больше подходит для малого и среднего бизнеса. Крупным компаниям лучше оставить «в своих руках» функции, связанные с управлением персоналом, а также воинский учет.
Хотите надёжную и удобную бухгалтерию со специалистами из разных областей? Позвоните нам по телефону +7 (495) 999-43-23, напишите в WhatsApp или оставьте заявку в форме.
Если у вас возникли вопросы или понадобилась налоговая консультация бухгалтера, вы всегда можете обратиться в Учёт.pro
Если у вас возникли вопросы или понадобилась налоговая консультация бухгалтера, вы всегда можете обратиться в Учёт.pro
