Главный документ при оформлении сотрудников – трудовой договор. Трудовой договор закрепляет условия работы сотрудника: должность, оплату, график, место работы, гарантии и обязанности сторон. Ошибки в договоре могут привести к спорам с работником, претензиям трудовой инспекции и штрафам, поэтому документ нужно составлять не по шаблону «для всех», а с учетом конкретной должности и условий труда.
Что нужно обязательно прописать в трудовом договоре и как его заполнить - разберем в этой статье.
Содержание:
- Что такое трудовой договор
- Когда заключают трудовой договор
- Какие бывают трудовые договоры
- Обязательные сведения в трудовом договоре
- Обязательные условия трудового договора
- Как прописать должность и обязанности работника
- Оплата труда: что обязательно включить
- Рабочее время и отдых
- Испытательный срок
- Условия труда и охрана труда
- Типовая форма трудового договора
- Когда трудовой договор не заменяет кадровые документы
- Трудовой договор и договор ГПХ: в чем разница
- Как изменить условия трудового договора
- Какие подписи и отметки нужны
- Частые ошибки в трудовом договоре
- Чек-лист работодателя перед подписанием договора
- Вопросы и ответы
Что такое трудовой договор
Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем. По нему работодатель предоставляет работу, обеспечивает условия труда и выплачивает зарплату, а работник лично выполняет трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя. Такое определение следует из ст. 56 ТК РФ.
Для бизнеса трудовой договор решает несколько задач:
- подтверждает, что человек принят в штат;
- фиксирует условия оплаты труда;
- определяет должность и трудовую функцию;
- устанавливает режим работы и отдыха;
- помогает разграничить обязанности работника и работодателя;
- снижает риск споров о премиях, графике, отпуске, месте работы и ответственности.
Трудовой договор оформляют в письменной форме в двух экземплярах. Один остается у работодателя, второй передают работнику. Если человека фактически допустили к работе без подписанного договора, работодатель должен оформить документ не позднее трех рабочих дней со дня фактического допуска.
Когда заключают трудовой договор
Трудовой договор нужен, когда человек принимается в штат и будет выполнять работу лично, по определенной должности или профессии, с подчинением правилам работодателя.
Обычно трудовой договор заключают до начала работы. После подписания работодатель оформляет прием сотрудника. Сейчас прием на работу оформляется трудовым договором, а приказ о приеме работодатель вправе издать, но это уже не обязательная основа оформления. Если приказ оформляют, его содержание должно соответствовать условиям трудового договора.
Перед подписанием договора работодатель вправе запросить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе индивидуального учета, документы воинского учета для военнообязанных, документ об образовании — если работа требует специальных знаний. Требовать документы сверх установленного перечня можно только в случаях, предусмотренных законом.
Какие бывают трудовые договоры
По сроку действия трудовые договоры делятся на два основных вида:
Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок или на определенный срок не более пяти лет, если другой срок не предусмотрен ТК РФ или федеральным законом. Это правило установлено ст. 58 ТК РФ.
Срочный трудовой договор нельзя использовать только потому, что работодателю так удобнее. Основания для него перечислены в ст. 59 ТК РФ. Например, срочный договор возможен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, для временных работ до двух месяцев, сезонных работ и в других предусмотренных законом случаях.
Кроме срока, в договоре могут быть особенности работы: дистанционный формат, совместительство, разъездной характер, сменный график, неполное рабочее время, надомная работа. Это не отдельные «виды» трудового договора в строгом смысле, а условия, которые нужно правильно прописать в документе.
Обязательные сведения в трудовом договоре
Ст. 57 ТК РФ разделяет содержание трудового договора на сведения и условия. Сведения идентифицируют стороны и сам документ, а условия описывают, на каких правилах сотрудник будет работать.
В договоре указывают:
- фамилию, имя, отчество работника;
- наименование работодателя или ФИО работодателя — физического лица;
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
- ИНН работодателя, кроме работодателей-физлиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями;
- сведения о представителе работодателя, который подписывает договор;
- основание полномочий представителя работодателя;
- место и дату заключения договора.
Если договор подписывает генеральный директор, обычно указывают устав или решение о назначении. Если договор подписывает другое лицо, нужно сослаться на доверенность, приказ или иной документ, который дает такие полномочия.
Обязательные условия трудового договора
Главная часть договора — условия работы. Их нельзя описывать общими словами или заменять фразой «согласно законодательству».
Если какие-либо обязательные сведения или условия не включили в договор, это не делает договор автоматически незаключенным. Но документ нужно дополнить: сведения вносят прямо в текст договора, а недостающие условия оформляют приложением или отдельным письменным соглашением сторон. Это следует из ст. 57 ТК РФ.
Как прописать должность и обязанности работника
Трудовая функция — одно из ключевых условий договора. Работодатель должен указать, какую работу выполняет сотрудник: по какой должности, профессии, специальности или конкретному виду поручаемой работы.
Если по должности предоставляются компенсации, льготы или установлены ограничения, название должности и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам, когда это предусмотрено законом. Это особенно важно для вредных и опасных работ, медицинских, педагогических, транспортных и иных регулируемых профессий.
Не всегда нужно переносить в договор полную должностную инструкцию. Если обязанности объемные, их можно закрепить в отдельной должностной инструкции, а в договоре указать основную трудовую функцию и сослаться на локальный документ. Работника нужно ознакомить с должностной инструкцией под подпись.
Оплата труда: что обязательно включить
Раздел об оплате труда должен быть конкретным. Нельзя ограничиться формулировкой «оплата согласно штатному расписанию» без указания суммы или порядка расчета.
В трудовом договоре нужно прописать:
- размер оклада или тарифной ставки;
- доплаты и надбавки;
- премии и условия их начисления;
- компенсационные выплаты;
- районные коэффициенты и процентные надбавки, если они применяются;
- сроки выплаты зарплаты;
- способ выплаты.
Зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором, но не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Это правило закреплено в ст. 136 ТК РФ.
Если работодатель выплачивает премии, лучше сразу описать, от чего они зависят. Например, премия может быть связана с выполнением показателей, отсутствием дисциплинарных взысканий, финансовым результатом подразделения или личным вкладом сотрудника. Если условия премирования не описаны, спор о выплате может возникнуть уже после первой премии.
Рабочее время и отдых
Режим рабочего времени и отдыха обязательно включают в договор, если он отличается от общих правил, действующих у работодателя.
В договоре можно указать:
- продолжительность рабочей недели;
- начало и окончание рабочего дня;
- перерыв для отдыха и питания;
- выходные дни;
- сменный график;
- ненормированный рабочий день;
- неполное рабочее время;
- дистанционный или смешанный формат работы;
- порядок предоставления ежегодного отпуска.
Если у всех работников действует единый режим, его можно закрепить в правилах внутреннего трудового распорядка, а в трудовом договоре сделать ссылку на этот документ. Но для микропредприятий и отдельных некоммерческих организаций, которые отказались от локальных нормативных актов, эти условия нужно переносить в трудовые договоры.
Испытательный срок
Испытательный срок — не обязательное, а дополнительное условие договора. Если работодатель хочет проверить, подходит ли сотрудник для работы, условие об испытании нужно включить в трудовой договор до начала работы.
Если в трудовом договоре нет условия об испытании, считается, что работник принят без испытательного срока. Для большинства работников испытание не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций, их заместителей, главных бухгалтеров и некоторых других руководящих работников — шести месяцев. Для договора сроком от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель.
Испытание нельзя устанавливать всем без разбора. ТК РФ запрещает испытательный срок для отдельных категорий работников, включая беременных женщин, женщин с детьми до полутора лет, несовершеннолетних и некоторых других работников.
Условия труда и охрана труда
В трудовой договор обязательно включают условия труда на рабочем месте. Обычно эти сведения берут из результатов специальной оценки условий труда — СОУТ.
СОУТ — это процедура, при которой оценивают вредные и опасные факторы производственной среды и трудового процесса. По итогам оценки рабочему месту присваивается класс условий труда. Федеральный закон от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ определяет СОУТ как комплекс мероприятий по идентификации вредных и опасных факторов и оценке их воздействия на работника.
Если СОУТ уже проведена, в договоре указывают класс условий труда. Если сотрудник принимается на новое рабочее место, по которому оценка еще не проводилась, в договоре можно описать общие характеристики рабочего места, а после проведения СОУТ дополнить договор конкретными сведениями.
Для вредных и опасных условий труда дополнительно прописывают гарантии и компенсации: сокращенную продолжительность рабочего времени, дополнительный отпуск, повышенную оплату, средства индивидуальной защиты, обязательные медосмотры — если они положены конкретному работнику.
Типовая форма трудового договора
Для микропредприятий и отдельных некоммерческих организаций действует типовая форма трудового договора. Она утверждена постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 года № 858.
Типовая форма нужна прежде всего тем работодателям, которые вправе упростить кадровый документооборот. По ст. 309.2 ТК РФ микропредприятия и работодатели-некоммерческие организации, подпадающие под специальные критерии, могут полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов. Например, от правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда или положения о премировании. Но условия, которые обычно закрепляют в таких актах, нужно включить в трудовые договоры.
К микропредприятиям относятся субъекты малого и среднего предпринимательства с численностью до 15 работников и доходом до 120 млн рублей. Эти критерии применяются для категории микробизнеса.
Для некоммерческих организаций в целях применения главы 48.1 ТК РФ также установлены предельные значения: среднесписочная численность работников — не более 15 человек, доход за предшествующий календарный год — не более 120 млн рублей. Это следует из ст. 309.1 ТК РФ и постановления Правительства РФ от 19 апреля 2021 года № 617.
Типовую форму можно адаптировать под конкретного работника. Минтруд разъяснял, что микропредприятие вправе исключить пункты, которые указаны в примечаниях к типовой форме, а также пункты, не применимые из-за характера работы. Например, условия о дистанционной работе не нужны офисному сотруднику, если он не работает дистанционно.
Когда трудовой договор не заменяет кадровые документы
Типовая форма не означает, что любой работодатель может отказаться от кадровых документов. Это право есть только у работодателей, которые подпадают под специальные правила.
Если компания не относится к микропредприятиям и не является некоммерческой организацией в смысле ст. 309.1 ТК РФ, ей нужно вести обычный кадровый документооборот: принимать локальные нормативные акты, знакомить с ними работников, оформлять графики, положения и иные документы, если они нужны по закону или по внутренней системе управления персоналом.
Если микропредприятие утратит соответствующий статус и это изменение внесут в Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства, у работодателя будет четыре месяца с даты внесения изменений, чтобы перейти на обычное регулирование трудовых отношений без особенностей главы 48.1 ТК РФ.
Трудовой договор и договор ГПХ: в чем разница
Иногда бизнес пытается заменить трудовой договор гражданско-правовым договором: подряда, оказания услуг или авторского заказа. Это допустимо, только если отношения действительно гражданско-правовые.
Основное отличие — в предмете отношений.
Если гражданско-правовой договор фактически регулирует трудовые отношения, работодателя могут привлечь к ответственности. Ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ прямо предусматривает штраф за уклонение от оформления трудового договора, ненадлежащее оформление трудового договора или заключение договора ГПХ, который фактически регулирует трудовые отношения.
Как изменить условия трудового договора
Если меняется оклад, график, должность, место работы или другое условие договора, обычно оформляют дополнительное соглашение. Подписывать новый трудовой договор каждый раз не нужно.
Дополнительное соглашение используют, когда стороны договорились:
- повысить или изменить оклад;
- перевести работника на другую должность;
- изменить режим работы;
- уточнить дистанционный формат;
- изменить условия премирования;
- внести сведения по результатам СОУТ;
- изменить место работы или структурное подразделение.
Общее правило — условия трудового договора меняются по соглашению сторон. Одностороннее изменение возможно только в случаях и порядке, предусмотренных ТК РФ. Поэтому нельзя просто издать приказ и считать, что работник согласился на новые условия.
Какие подписи и отметки нужны
В конце договора указывают реквизиты сторон и подписи. Со стороны работодателя договор подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Работник подписывает оба экземпляра.
В экземпляре работодателя полезно предусмотреть отдельные отметки:
- «Экземпляр трудового договора получил»;
- «С должностной инструкцией ознакомлен»;
- «С правилами внутреннего трудового распорядка ознакомлен»;
- «С положением об оплате труда ознакомлен»;
- «С локальными нормативными актами, связанными с работой, ознакомлен».
- «С должностной инструкцией ознакомлен»;
- «С правилами внутреннего трудового распорядка ознакомлен»;
- «С положением об оплате труда ознакомлен»;
- «С локальными нормативными актами, связанными с работой, ознакомлен».
Каждую отметку лучше заверять подписью работника и датой. Это помогает подтвердить, что сотрудник получил свой экземпляр договора и был ознакомлен с документами работодателя.
Если трудовой договор многостраничный, можно подписывать каждую страницу. Закон не требует этого для всех случаев, но такая практика снижает риск споров о замене листов или содержании подписанного документа.
Частые ошибки в трудовом договоре
При проверке трудовых договоров чаще всего встречаются ошибки, которые можно избежать еще на этапе подготовки документа.
За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ составляет: для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей, для индивидуальных предпринимателей — от 5 000 до 10 000 рублей, для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей.
Чек-лист работодателя перед подписанием договора
Перед тем как подписать трудовой договор, проверьте:
- Указаны ли стороны договора, дата и место заключения.
- Есть ли основание полномочий у представителя работодателя.
- Совпадает ли должность со штатным расписанием.
- Описана ли трудовая функция.
- Указаны ли дата начала работы и срок договора, если он срочный.
- Есть ли законное основание для срочного договора.
- Прописаны ли оклад, доплаты, надбавки, премии и сроки выплаты зарплаты.
- Указан ли режим работы, если он отличается от общих правил.
- Включены ли условия труда на рабочем месте.
- Отражены ли гарантии и компенсации за вредные или опасные условия труда.
- Правильно ли оформлен испытательный срок, если он нужен.
- Есть ли условие об обязательном социальном страховании.
- Получил ли работник свой экземпляр договора.
- Ознакомлен ли работник с должностной инструкцией и локальными актами.
Вопросы и ответы
Можно ли использовать один шаблон трудового договора для всех работников?
Можно взять единый шаблон за основу, но условия нужно адаптировать под конкретную должность. У бухгалтера, водителя, менеджера по продажам, кладовщика и дистанционного сотрудника будут разные обязанности, условия труда, режим работы и риски.
Нужно ли указывать в договоре должностную инструкцию полностью?
Не обязательно. В договоре нужно указать трудовую функцию. Подробные обязанности можно закрепить в должностной инструкции и ознакомить с ней работника под подпись.
Можно ли заключить трудовой договор после начала работы?
Если работника фактически допустили к работе, договор нужно оформить в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допуска. Но безопаснее подписывать договор до начала работы.
Обязателен ли приказ о приеме на работу?
Нет, прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать приказ о приеме, но обязанность оформлять прием именно приказом из ст. 68 ТК РФ исключена.
Можно ли не указывать премию в трудовом договоре?
Если премии есть, условия их начисления нужно закрепить в трудовом договоре или локальном акте. Если работодатель не хочет делать премию гарантированной выплатой, нужно ясно описать условия, показатели и порядок принятия решения.
Может ли микропредприятие не делать положение об оплате труда?
Да, микропредприятие вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов. Но тогда условия оплаты труда, премирования, режима работы и отдыха нужно включить в трудовые договоры на основе типовой формы.
Что будет, если оформить работника по договору ГПХ вместо трудового?
Если отношения фактически трудовые, договор ГПХ могут признать трудовым. Для работодателя это риск штрафа, доначислений и обязанности оформить кадровые документы. Ответственность предусмотрена ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
Нужна надёжная и удобная бухгалтерия для вашего бизнеса? Позвоните нам по телефону +7 (495) 999-43-23, напишите в WhatsApp или оставьте заявку через форму на сайте.
Хотите поделиться опытом с читателями или заметили ошибку в тексте? Напишите нам: buh@uchet.pro
