Блог

Как безопасно сотрудничать с самозанятыми

Бизнес Налоговая консультация
Многие компании и ИП пользуются услугами плательщиков налога на профессиональный доход (НПД), которых на практике обычно называют «самозанятыми». Это выгодно и удобно, но необходимо учитывать риски, связанные с возможными претензиями налоговиков и трудовой инспекции.

Расскажем, как работать с самозанятыми, чтобы соблюсти все требования закона.
Содержание:

В чем преимущества работы с самозанятыми для заказчика

При заключении договора с самозанятым исполнителем в общем случае обязанности заказчика ограничены только оплатой.

Не нужно предоставлять рабочее место, оборудование, материалы, постоянно контролировать процесс и т.п. Исполнитель сам организует свою деятельность и выдает результат в установленное время.

Также у заказчика не возникают дополнительные налоговые обязательства. Напротив — выплаты в пользу самозанятых уменьшают облагаемую базу.

Однако, кроме плюсов, в сотрудничестве с плательщиками НПД есть и риски. О том, как их избежать — расскажем далее.

Какие документы нужно оформлять при сотрудничестве с самозанятыми

Договор. В законодательстве нет прямых указаний на обязанность заказчиков составлять письменный договор при работе с самозанятыми. Например, ФНС отмечает, что при заключении разовой сделки, исполняемой немедленно, письменный договор не обязателен (п. 2 письма от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@).

Но если речь идет о длительном сотрудничестве, то договор лучше заключить. Это поможет и при разрешении возможных споров с исполнителем, и для дополнительного обоснования расходов перед налоговиками.

С самозанятыми заключают договоры гражданско-правового характера (ГПХ) в произвольной форме. На что обратить внимание при составлении договора ГПХ, чтобы снизить риски — расскажем ниже.

Акт о выполнении работ (оказании услуг). Этот документ при сотрудничестве с самозанятыми также формально не нужен. Однако налоговики рекомендуют оформлять его в качестве дополнительного подтверждения расходов, например, при работе на условиях предоплаты (п. 4 письма № СД-4-3/2899@).

Акт будет особенно полезен в случае, когда договора нет вообще, либо договор составлен формально: без указания видов работ (услуг), условий их приемки и порядка расчетов.

Форма акта может быть произвольной, но нужно соблюдать общие правила составления первичных документов, установленные статьей 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Акт может оформить, как самозанятый, так и, по договоренности сторон — заказчик.

Счет. Необходимости получать от самозанятого счет на оплату в общем случае нет. Реквизиты для оплаты можно указать в договоре или в акте.

Но счет удобен для упрощения процесса оплаты. Самозанятый может оперативно сформировать счет в приложении «Мой налог» и выслать его заказчику в электронном виде.

Чек — это строго обязательный документ, без которого заказчик не сможет признать расходы по оплате в пользу самозанятого. Исполнитель формирует чек с помощью мобильного приложения «Мой налог» или веб-кабинета для ПК. Обязательные реквизиты чека и порядок его передачи приведены в статье 14 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Самозанятый может передать заказчику чек на бумажном носителе или в электронном виде. Срок передачи зависит от формы оплаты:
  1. При оплате наличными или с помощью электронных денег — немедленно.
  2. При безналичной оплате — не позднее 9-го числа следующего месяца.

Как снизить риск получения претензий контролирующих органов при работе с самозанятыми

Переквалификация гражданско-правовых отношений в трудовые
Налоговики нередко пытаются переквалифицировать договор ГПХ с самозанятым в трудовой договор. В этом случае на все платежи в пользу работника будут начислены НДФЛ и страховые взносы. Также, придется заплатить штрафы и пени, а при крупных суммах недоимки заказчику может грозить и уголовное преследование.

Кроме того, налоговики могут провести проверку совместно с трудовой инспекцией, или направить туда информацию о выявленной подмене трудовых отношений.

Тогда придется заплатить еще и штраф за нарушение трудового законодательства. Для юридических лиц сумма штрафа в этом случае составит до 100 тыс. руб., а при повторном нарушении — до 200 тыс. руб. (п. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ).

При переквалификации договоров проверяющие ориентируются на следующие документы:
  1. Постановление Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15 (п. 17–24).
  2. Приказ Минтруда РФ от 30.11.2021 № 838н (п. 8).
  3. Письма ФНС РФ, в частности: от 16.01.2021 № АБ-4-20/13183@, от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674, от 11.11.2024 № АБ-4-20/12835@.
Основные критерии, которые, по мнению контролирующих органов, говорят о подмене трудовых отношений:
  1. Характер работы: фиксированная трудовая функция, длительное сотрудничество (свыше 3 месяцев).
  2. Организационная зависимость исполнителя: установленный режим работы и отдыха, постоянный контроль процесса заказчиком, отношения подчиненности с руководящими работниками заказчика.
  3. Ресурсная зависимость: заказчик полностью организует рабочее место, предоставляет материалы, инструменты, спецодежду.
  4. Условия оплаты: фиксированная сумма с регулярными выплатами дважды в месяц, оплата за время, а не за результат, получение самозанятым 90% и более дохода от одного источника.
  5. Документальная привязка: включение исполнителя в табель учета рабочего времени, график отпусков и другие подобные документы. Сюда же относится ситуация, когда самозанятый подписывает документы от имени компании: накладные, счета-фактуры и т.п.
  6. Формальное составление самозанятыми чеков и актов, без подробного указания видов оказанных услуг или выполненных работ.
  7. Групповая регистрация. Несколько человек регистрируются, как плательщики НПД, в один день и сразу же заключают договоры с компанией.
  8. Обязательность статуса самозанятого для сотрудничества.
  9. Массовость. Заказчик работает более чем с 35 плательщиками НПД и выплачивает им более 35 тыс. руб. в месяц каждому. Само по себе массовое привлечение самозанятых исполнителей не запрещено, но налоговики и трудовая инспекция обратят более пристальное внимание на такую компанию.
Чтобы снизить риски переквалификации, нужно при составлении договора с плательщиком НПД:
  1. Избегать формулировок, характерных для трудовых отношений, например: «рабочий день», «отпуск», «премия».
  2. Ограничить период — лучше заключать срочные договоры ГПХ на срок до 3 месяцев или под конкретный проект.
  3. Не включать условия о постоянном контроле процесса со стороны заказчика: самозанятый сам выбирает время и способ выполнения работы с учетом установленных сроков сдачи.
  4. Указывать оплату не за период, а за результат, например, не «50 000 руб. в месяц на должности программиста», а «100 000 руб. за разработку сайта со сроком исполнения 2 месяца».
  5. Желательно, чтобы указанный в договоре день выплаты в пользу самозанятых не совпадал с выдачей аванса и зарплаты штатным сотрудникам.
Важно помнить, что ФНС и трудовая инспекция проверяют реальный характер отношений, а не только формальные условия договора. Если самозанятый фактически выполняет функции штатного сотрудника, суд может переквалифицировать договор ГПХ в трудовой со всеми вытекающими последствиями в виде доначислений и штрафов.
Например, Арбитражный суд Поволжского округа поддержал налоговиков, которые доначислили компании «Фаворит» страховые взносы и пени на сумму более 3,5 млн руб. по выплатам в пользу самозанятых (постановление от 10.07.2024 по делу № А57-10956/2023).

Аргументы налоговиков, в частности были следующими:
  1. Плательщики НПД регистрировались группами по несколько человек в один день.
  2. Функции самозанятых (водитель, грузчик, логист) соответствовали функциям штатных сотрудников компании.
  3. В договорах указан не конкретный объем работы, а трудовая функция.
  4. Хотя договоры формально и заключались на короткий срок (3 месяца), но фактически они постоянно перезаключались на аналогичных условиях.
  5. Для большинства (более 90%) проверенных плательщиков НПД поступления от компании «Фаворит» были единственным доходом
  6. Показания свидетелей (самих плательщиков НПД) говорят о том, что фактически речь шла о трудовых отношениях: работа по определенному графику, подчинение руководству компании, автотранспорт и другое оборудование также предоставляла компания и т.п.
С учетом всего изложенного суд согласился с переквалификацией гражданско-правовых отношений в трудовые.

Но есть и другие примеры. Так, в деле Вышневолоцкого хлебокомбината Арбитражный суд Северо-Западного округа поддержал компанию и отказал налоговикам в доначислении страховых взносов на выплаты в пользу самозанятого (постановление от 20.03.2024 по делу № А66-4126/2023).

На первый взгляд, ситуация похожа на предыдущую. Организация имеет в штате водителей и одновременно заключает с самозанятым договор на перевозку хлебобулочных изделий. Однако в данном случае фактически имели место гражданско-правовые отношения, что подтверждается следующими аргументами компании:
  1. Самозанятый водитель использовал свой личный автомобиль.
  2. По договору плательщик НПД получал не фиксированный оклад, а оплату в зависимости от километража.
  3. Самозанятый водитель заправлял и ремонтировал машину за свой счет.

Поэтому суд согласился с налогоплательщиком, подтвердив правомерность использования в данном случае договора ГПХ.
Утрата исполнителем статуса плательщика НПД
Самозанятый в любой момент может сам сняться с учета, либо налоговики могут его снять при превышении лимита по выручке, или за другие нарушения порядка применения НПД.

Если такой самозанятый одновременно не зарегистрирован, как ИП (что на практике бывает нечасто), то после утраты статуса плательщика НПД он становится «обычным» физическим лицом. Таким образом, с выплат в его пользу нужно будет удерживать НДФЛ и начислять на них страховые взносы. А если заказчик узнает об этом позднее, то придется доплатить еще и пени.

Чтобы снизить подобные риски, в договор с исполнителем нужно включить положение об его обязанности немедленно сообщить заказчику об утрате статуса плательщика НПД.

Однако полностью полагаться на добросовестность исполнителя здесь не стоит. В идеале лучше перед каждой выплатой в пользу самозанятого проверить статус получателя на сайте ФНС.

Если исполнителей и платежей много, это может быть сложно. Поэтому при массовом сотрудничестве с самозанятыми во многих случаях удобно использовать специализированную платформу, например, самозанятые.рф. Подобные сервисы берут на себя поиск и проверку исполнителей, проведение платежей, оформление необходимых документов и т. п.

Вывод

Формально при работе с самозанятыми достаточно получить от исполнителя только чек. Но, чтобы снизить риски споров с налоговиками и самим исполнителем, желательно оформить полный комплект документов: договор, акт и чек, а для удобства оплаты — еще и счет.

В договоре нужно избегать любых формулировок, относящихся к трудовым отношениям. Однако для минимизации рисков необходимо, чтобы отношения с исполнителем не только формально, но и фактически являлись проектной работой. Особенно это относится к тем заказчикам, которые привлекают самозанятых в массовом порядке, так как налоговики обращают на них особое внимание.

Также важно постоянно контролировать статус самозанятого. Лучше всего делать это при каждой выплате. При массовых выплатах в этом случае удобно будет воспользоваться услугами специализированных сервисов.
Хотите надёжную и удобную бухгалтерию со специалистами из разных областей? Позвоните нам по телефону +7 (495) 999-43-23, напишите в WhatsApp или оставьте заявку в форме.

Если у вас возникли вопросы или понадобилась налоговая консультация бухгалтера, вы всегда можете обратиться в Учёт.pro