Российское законодательство дает работодателям право вести практически весь кадровый документооборот в электронном виде.
Расскажем, чем удобен такой формат работы, есть ли здесь недостатки, и что требуется, чтобы внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО) в своей организации.
Расскажем, чем удобен такой формат работы, есть ли здесь недостатки, и что требуется, чтобы внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО) в своей организации.
Содержание:
Что такое КЭДО
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) ー это система цифровых инструментов для организации кадрового делопроизводства. От классического бумажного документооборота КЭДО отличается тем, что все операции в нем переведены в электронный формат, а обмен документами происходит в режиме онлайн через специальные сервисы.
В КЭДО можно создавать кадровые документы, направлять их на ознакомление сотрудникам, подписывать, и затем хранить в течение установленных сроков.
В КЭДО можно создавать кадровые документы, направлять их на ознакомление сотрудникам, подписывать, и затем хранить в течение установленных сроков.
Какие документы можно вести в КЭДО
Трудовой Кодекс РФ (ст. 22.1–22.3) разрешает переводить в электронный формат почти все кадровые документы без дублирования их на бумажных носителях. В частности, в КЭДО можно вести:
Но есть исключения, для которых обязателен бумажный формат и собственноручное подписание (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
Причина в том, что перечисленные документы нередко фигурируют в разбирательствах при оспаривании увольнения или при выявлении виновных в несчастном случае на производстве. Поэтому, чтобы не возникали дополнительные вопросы по достоверности подписей, здесь предусмотрена обязательная бумажная форма.
Ведение трудовых книжек отдельно регламентируют ст. 66 и 66.1 ТК РФ. Все данные о трудовой деятельности работодатель ведет в электронном виде, но за работниками законом сохранено право и на бумажный вариант данного документа.
Исключение ー те, кто впервые устроился на работу в 2021 году и позднее. Они уже не могут выбрать трудовую книжку на бумаге.
- документы по трудоустройству, в т.ч. приказы о приеме, трудовые договоры, согласия на обработку персональных данных;
- документы по временному отсутствию работников, например, связанные с уходом в отпуск или болезнью;
- личные карточки;
- штатные расписания, табели учета рабочего времени;
- локальные акты по кадровым вопросам: инструкции, положения об оплате труда, приказы.
Но есть исключения, для которых обязателен бумажный формат и собственноручное подписание (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
- приказы об увольнении;
- акты о несчастных случаях;
- журналы инструктажей по охране труда.
Причина в том, что перечисленные документы нередко фигурируют в разбирательствах при оспаривании увольнения или при выявлении виновных в несчастном случае на производстве. Поэтому, чтобы не возникали дополнительные вопросы по достоверности подписей, здесь предусмотрена обязательная бумажная форма.
Ведение трудовых книжек отдельно регламентируют ст. 66 и 66.1 ТК РФ. Все данные о трудовой деятельности работодатель ведет в электронном виде, но за работниками законом сохранено право и на бумажный вариант данного документа.
Исключение ー те, кто впервые устроился на работу в 2021 году и позднее. Они уже не могут выбрать трудовую книжку на бумаге.
Преимущества КЭДО
Оптимизация кадрового делопроизводства. Документы в рамках КЭДО можно подписывать с любых устройств и в любое удобное время. Особенно это облегчает кадровую работу с сотрудниками на удаленке или в филиалах компании.
Экономия времени и ресурсов. Приведение документов в электронный вид позволяет сэкономить канцтовары и снизить затраты на почтовые и курьерские услуги. При КЭДО кадровая служба тратит значительно меньше времени на подписание и передачу документов, а также на организацию и обслуживание архива.
Защита данных. Документы при КЭДО хранятся в электронных базах. Доступ к ним имеют только лица, наделенные таким правом. Сервисы хранения защищены от взлома, документы в них не теряются, даже если у пользователей возникают проблемы с техникой или доступом в интернет.
Легкий поиск информации. Нужный документ в КЭДО не придется разыскивать по шкафам и папкам. Все файлы упорядочены, найти их можно по имени, дате или при помощи других поисковых фильтров сервиса.
Экономия времени и ресурсов. Приведение документов в электронный вид позволяет сэкономить канцтовары и снизить затраты на почтовые и курьерские услуги. При КЭДО кадровая служба тратит значительно меньше времени на подписание и передачу документов, а также на организацию и обслуживание архива.
Защита данных. Документы при КЭДО хранятся в электронных базах. Доступ к ним имеют только лица, наделенные таким правом. Сервисы хранения защищены от взлома, документы в них не теряются, даже если у пользователей возникают проблемы с техникой или доступом в интернет.
Легкий поиск информации. Нужный документ в КЭДО не придется разыскивать по шкафам и папкам. Все файлы упорядочены, найти их можно по имени, дате или при помощи других поисковых фильтров сервиса.
Недостатки КЭДО
Сервисы КЭДО платные. Это так, но их стоимость при долгосрочном использовании окупается за счет экономии на бумаге, расходах на пересылку, зарплате специалистов и других ресурсах.
Сервисы КЭДО могут взломать. Да, это не исключено, но риск в общем случае значительно ниже риска утраты или передачи третьим лицам бумажных документов. Для обеспечения сохранности документов серьезные операторы КЭДО создают сразу несколько резервных копий каждого важного файла и размещают их на платформах с высоким уровнем защищенности. Сам обмен документами тоже происходит по защищенным каналам связи.
Сложно согласовать переход на КЭДО с сотрудниками. Действительно, человеческий фактор вполне может стать помехой при переходе на КЭДО. Каждый сотрудник должен дать свое согласие на электронное взаимодействие по кадровым вопросам. Также у каждого участника КЭДО должен быть смартфон или компьютер для ознакомления с документами и их подписания.
Но все возможные возражения работников против перехода работодатель может отработать, если проведет обучение по сложным моментам, а также возьмет на себя вопросы технического обеспечения электронных процессов.
Сервисы КЭДО могут взломать. Да, это не исключено, но риск в общем случае значительно ниже риска утраты или передачи третьим лицам бумажных документов. Для обеспечения сохранности документов серьезные операторы КЭДО создают сразу несколько резервных копий каждого важного файла и размещают их на платформах с высоким уровнем защищенности. Сам обмен документами тоже происходит по защищенным каналам связи.
Сложно согласовать переход на КЭДО с сотрудниками. Действительно, человеческий фактор вполне может стать помехой при переходе на КЭДО. Каждый сотрудник должен дать свое согласие на электронное взаимодействие по кадровым вопросам. Также у каждого участника КЭДО должен быть смартфон или компьютер для ознакомления с документами и их подписания.
Но все возможные возражения работников против перехода работодатель может отработать, если проведет обучение по сложным моментам, а также возьмет на себя вопросы технического обеспечения электронных процессов.
Как перевести кадровый документооборот в электронный формат
Шаг 1: Аудит кадрового делопроизводства
На этом этапе нужно составить «карту» кадровых процессов, в которую входят:
Эту работу можно делать своими силами или привлечь к ней компетентного внешнего аудитора.
Шаг 2: Выбор оператора КЭДО
Вести КЭДО можно бесплатно на государственной цифровой платформе «Работа в России» или на одном из платных коммерческих сервисов.
В первом случае экономятся деньги работодателя, но есть ограничения по численности сотрудников и функционалу. Во втором ー нужно тратить дополнительные средства, но платные сервисы КЭДО, как правило, предлагают пользователям больше возможностей для работы с данными и больше вариантов интеграции с другими системами.
При выборе оператора нужно обращать внимание не только на стоимость его услуг, но и на функционал, который он готов предложить. Например, есть ли мобильное приложение для подписания документов со смартфона, какие виды электронных подписей поддерживает платформа, есть ли возможность обмена данными с бухгалтерскими программами и т.п.
Шаг 3: Подготовка локальных нормативных актов компании
Чтобы КЭДО заработал полноценно и в соответствии с нормами закона, необходимо принять в организации:
Шаг 4: Обучение и присоединение сотрудников к КЭДО
После отработки всех организационных моментов нужно научить всех подключенных к КЭДО сотрудников правильно и безопасно работать с электронными документами. Это можно сделать силами собственной кадровой службы или с помощью приглашенных специалистов оператора КЭДО.
Возможно, от работодателя потребуется также приобретение дополнительных технических средств (планшетов, компьютеров, смартфонов) для тех сотрудников, которые в рамках своих служебных обязанностей не взаимодействуют с оргтехникой.
На этом этапе нужно составить «карту» кадровых процессов, в которую входят:
- типы документов, подлежащих переводу в электронный формат;
- порядок и сроки их подписания;
- перечень должностей, участвующих в подписании;
- порядок работы с персональным данными.
Эту работу можно делать своими силами или привлечь к ней компетентного внешнего аудитора.
Шаг 2: Выбор оператора КЭДО
Вести КЭДО можно бесплатно на государственной цифровой платформе «Работа в России» или на одном из платных коммерческих сервисов.
В первом случае экономятся деньги работодателя, но есть ограничения по численности сотрудников и функционалу. Во втором ー нужно тратить дополнительные средства, но платные сервисы КЭДО, как правило, предлагают пользователям больше возможностей для работы с данными и больше вариантов интеграции с другими системами.
При выборе оператора нужно обращать внимание не только на стоимость его услуг, но и на функционал, который он готов предложить. Например, есть ли мобильное приложение для подписания документов со смартфона, какие виды электронных подписей поддерживает платформа, есть ли возможность обмена данными с бухгалтерскими программами и т.п.
Шаг 3: Подготовка локальных нормативных актов компании
Чтобы КЭДО заработал полноценно и в соответствии с нормами закона, необходимо принять в организации:
- Положение о КЭДО. В нем следует прописать условия доступа в систему и порядок работы с электронными документами, в т.ч. категории работников, участвующих в КЭДО, сроки подписания документов, исключения, для которых сохраняются бумажные носители и т.п.
- Соглашение с сотрудниками об электронном взаимодействии. Каждого работника надо официально уведомить о переходе на КЭДО и получить от него письменное согласие на электронное взаимодействие по кадровым вопросам. Исключение – вновь принимаемые сотрудники, у которых не было трудового стажа до 31.12.2021 года. Их согласие на подключение к системе КЭДО не требуется (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).
- Правила использования электронных подписей. В документе фиксируют права и обязанности сотрудников в части использования разных типов электронных подписей. Подробнее о видах электронных подписей и их применении в рамках КЭДО расскажем ниже.
Шаг 4: Обучение и присоединение сотрудников к КЭДО
После отработки всех организационных моментов нужно научить всех подключенных к КЭДО сотрудников правильно и безопасно работать с электронными документами. Это можно сделать силами собственной кадровой службы или с помощью приглашенных специалистов оператора КЭДО.
Возможно, от работодателя потребуется также приобретение дополнительных технических средств (планшетов, компьютеров, смартфонов) для тех сотрудников, которые в рамках своих служебных обязанностей не взаимодействуют с оргтехникой.
Использование электронных подписей в рамках КЭДО
Для целей КЭДО работодатель и сотрудники могут использовать 3 вида электронных подписей (ЭП):
Усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП) ー подпись с максимальным уровнем защиты, равнозначная собственноручной. Подходит для подписания всех электронных кадровых документов от имени работодателя или работника.
Усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП). Как и УКЭП, она удостоверяет личность подписанта и неизменность документа после ее применения. Разница в том, что для УНЭП можно использовать средства шифрования, не прошедшие государственную сертификацию.
В общем случае УНЭП может использоваться в рамках КЭДО, как работником, так и работодателем. Но для этого стороны трудового договора должны заключить специальное соглашение, в котором отражен порядок формирования и проверки данной подписи.
Есть исключения — работодатель не имеет права применять УНЭП для следующих видов документов (ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ):
Для всех перечисленных документов работодатель обязан использовать только УКЭП.
Простая ЭП (ПЭП). Данный вид подписи идентифицирует подписанта, но не гарантирует неизменность документа после того, как она на нем проставлена. ПЭП в рамках КЭДО могут использовать только сотрудники и если такая возможность предусмотрена внутренними документами организации.
В любом случае сотрудник не имеет применять ПЭП для подписания следующих документов (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):
Для удобства сведем информацию об использовании разных видов ЭП в рамках КЭДО в таблицу.
Усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП) ー подпись с максимальным уровнем защиты, равнозначная собственноручной. Подходит для подписания всех электронных кадровых документов от имени работодателя или работника.
Усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП). Как и УКЭП, она удостоверяет личность подписанта и неизменность документа после ее применения. Разница в том, что для УНЭП можно использовать средства шифрования, не прошедшие государственную сертификацию.
В общем случае УНЭП может использоваться в рамках КЭДО, как работником, так и работодателем. Но для этого стороны трудового договора должны заключить специальное соглашение, в котором отражен порядок формирования и проверки данной подписи.
Есть исключения — работодатель не имеет права применять УНЭП для следующих видов документов (ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ):
- Трудовые договоры;
- Ученические договоры;
- Договоры о материальной ответственности;
- Договоры на получение образования с отрывом или без отрыва от работы;
- Изменения к перечисленным выше договорам;
- Приказы о применении дисциплинарных взысканий.
Для всех перечисленных документов работодатель обязан использовать только УКЭП.
Простая ЭП (ПЭП). Данный вид подписи идентифицирует подписанта, но не гарантирует неизменность документа после того, как она на нем проставлена. ПЭП в рамках КЭДО могут использовать только сотрудники и если такая возможность предусмотрена внутренними документами организации.
В любом случае сотрудник не имеет применять ПЭП для подписания следующих документов (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):
- Трудовой договор;
- Ученический договор;
- Договор о материальной ответственности;
- Договор на получение образования;
- Согласие на перевод;
- Заявление на увольнение и его отзыв;
- Ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
- Ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания.
Для удобства сведем информацию об использовании разных видов ЭП в рамках КЭДО в таблицу.
Сотрудник может сформировать УКЭП или УНЭП с помощью мобильного приложения «Госключ», разработанного Минцифры.
Для получения УНЭП с помощью «Госключа» достаточно иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах. Чтобы оформить УКЭП, потребуется пройти дополнительную идентификацию одним из трех способов:
Преимущество оформления электронной подписи физического лица через «Госключ» — в его бесплатности. В коммерческих удостоверяющих центрах за УКЭП физического лица придется заплатить не менее 2–3 тыс. руб., и затем подпись нужно будет ежегодно обновлять, также за плату.
Для получения УНЭП с помощью «Госключа» достаточно иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах. Чтобы оформить УКЭП, потребуется пройти дополнительную идентификацию одним из трех способов:
- с помощью смартфона с NFC и загранпаспорта нового образца (с чипом);
- по биометрии;
- при очной явке в МФЦ или в один из банков — партнеров программы.
Преимущество оформления электронной подписи физического лица через «Госключ» — в его бесплатности. В коммерческих удостоверяющих центрах за УКЭП физического лица придется заплатить не менее 2–3 тыс. руб., и затем подпись нужно будет ежегодно обновлять, также за плату.
Вывод
Переход на электронный кадровый документооборот ー добровольный шаг как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудников.
При правильной организации использование КЭДО позволит оптимизировать процесс управления персоналом и выстроить эффективное взаимодействие между всеми его участниками.
При этом затраты на внедрение и поддержку системы КЭДО в перспективе окупятся за счет экономии ресурсов компании, задействованных в управлении кадрами.
При правильной организации использование КЭДО позволит оптимизировать процесс управления персоналом и выстроить эффективное взаимодействие между всеми его участниками.
При этом затраты на внедрение и поддержку системы КЭДО в перспективе окупятся за счет экономии ресурсов компании, задействованных в управлении кадрами.
Хотите надёжную и удобную бухгалтерию со специалистами из разных областей? Позвоните нам по телефону +7 (495) 999-43-23, напишите в WhatsApp или оставьте заявку в форме.
Если у вас возникли вопросы или понадобилась налоговая консультация бухгалтера, вы всегда можете обратиться в Учёт.pro
Если у вас возникли вопросы или понадобилась налоговая консультация бухгалтера, вы всегда можете обратиться в Учёт.pro
