Все бизнесмены для своей деятельности закупают материалы, инструмент, сырье, топливо и другие подобные ценности. А многие и сами продают товары либо продукцию собственного производства.

Рассмотрим, как оформить такие сделки документально в различных ситуациях.

Какие документы нужны для оформления сделки

Чтобы провести сделку купли-продажи товаров и отразить ее в учете, бизнесмену потребуются следующие документы:

1. Договор.
2. Счет на предоплату.
3. Накладная — товарная, транспортная или товарно-транспортная, в зависимости от вида товара или условий поставки.
4. Счет-фактура — если продавец платит НДС.
5. Универсальный передаточный документ (УПД) — если неплательщик НДС продает товары, которые подлежат прослеживаемости.
6. Платежные документы: платежные поручения, кассовые ордера.

Об оформлении договоров, счетов на предоплату, платежных документов и общих правилах составления счетов-фактур читайте здесь.

Далее расскажем о накладных, а также об особенностях оформления счетов-фактур и УПД при прослеживаемости товаров.

Какие бывают накладные, и в каких случаях нужно применять каждую из них

Товарная накладная включает в себя подробные сведения об участниках сделки и реализуемом товаре. Для этого документа утверждена унифицированная форма ТОРГ-12 (постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132). Но организация может разработать и свою форму, с учетом требований ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Стандартная форма ТОРГ-12 включает в себя следующую информацию:

1. Информация об участниках сделки: поставщик, грузоотправитель, грузополучатель, плательщик. В сделке может быть, как две стороны, так и больше, например, при продаже через посредника или оплате за третье лицо. Сведения включают в себя наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты, статистические коды.
2. Реквизиты договора поставки или счета на оплату, а также транспортной накладной, если она оформляется.
3. Сведения о товаре: наименование, количество, цена, сумма, включая НДС, если он есть.
4. Подписи представителей всех участников сделки.
5. Информация о прилагаемых документах на товар (паспорта, сертификаты и т.п.).
6. Реквизиты доверенности выданной сотруднику, получившему товар.

Если груз везет сторонний перевозчик, либо поставщик выделяет расходы по доставке из цены товара, то в общем случае вместе с ТОРГ-12 необходимо оформить транспортную накладную (ТН). Ее новая форма утверждена постановлением Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116.

Транспортная накладная включает в себя следующие разделы:

1. Информацию о грузоотправителе, грузополучателе и заказчике услуг по перевозке груза. Здесь нужно указать сведения, которые позволяют идентифицировать всех участников сделки. Обычно указывают наименование, юридический адрес и ИНН.
2. Сведения о грузе: наименование, вес, габариты, количество мест, вид упаковки и т.п.
3. Сопроводительные документы на груз — товарные накладные, сертификаты и т.п.
4. Отметки об особых условиях перевозки, если они есть, например, температурный режим.
5. Сведения о перевозчике и водителе.
6. Информация о транспортном средстве: тип, марка, грузоподъемность либо вместимость, госномер, тип владения (в собственности перевозчика, в аренде и т.п.), при необходимости — наличие спецразрешений на перевозку тяжеловесных или опасных грузов.
7. Отметки о выдаче и приемке груза с подписями ответственных лиц.
8. Дополнительные отметки участников сделки, при необходимости: переадресовка, расчет штрафа за просрочку и т.п.
9. Расчет платы за перевозку.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) «объединяет» в себе ТОРГ-12 и транспортную накладную. Она включает, как всю информацию о перевозчике, порядке и стоимости перевозки, так и подробные сведения о товаре: номенклатура, количество цена, сумма. Для этого документа предусмотрена типовая форма 1-Т утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78.

Использование товарно-транспортной накладной обязательно, если перевозят этиловый спирт, а также алкогольную или спиртосодержащую продукцию (ст. 10.2 закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ). В остальных случаях достаточно форм ТОРГ-12 и транспортной накладной.

Кроме того, при любой автомобильной перевозке необходимо оформить путевой лист (приказ Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368). Этот документ не связан прямо с учетом товара, но позволяет перевозчику списать затраты ГСМ и начислить зарплату водителю.

Подробнее о путевых листах читайте здесь.

Бизнесмены, которые заключили с контрагентами соглашение об электронном документообороте (ЭДО), могут составлять товарные накладные в электронном виде. А с 2022 года такая возможность появилась и для транспортных накладных.

Эксперимент по переводу ТН в электронный формат начался еще в 2020 году. А в 2022 году перейти на электронный документооборот при перевозках может любой бизнесмен. Для этого он должен через своего оператора ЭДО подключиться к государственной информационной системе — ГИС ЭПД (постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931).

Счета-фактуры и универсальные передаточные документы при прослеживаемости товаров

Особый порядок оформления документов предусмотрен, если реализуемые товары входят в список подлежащих прослеживаемости. Перечень таких товаров в 2022 году утвержден постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1110. Это отдельные виды специальных машин, бытовой техники, а также детские автокресла.

Подробнее о системе прослеживаемости товаров читайте здесь.

При реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, нужно заполнить дополнительные реквизиты в строках 11- 13 счета фактуры:

1. Регистрационный номер партии товара (РНПТ).
2. Единица измерения.
3. Количество товара, подлежащего прослеживаемости, в партии.

Кроме того, в «шапке» счета-фактуры нужно указать реквизиты отгрузочного документа.

Важно помнить, что любые нарушения продавцом оформления счетов фактур, связанные с прослеживаемостью, не влияют на вычет по НДС у покупателя (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Отдельные штрафы за нарушения, связанные с прослеживаемостью товаров, пока не введены. По информации ФНС соответствующий законопроект должен будет вступить в силу с 1 января 2024 года.

Если продавец прослеживаемых товаров не платит НДС, то он должен составить универсальный передаточный документ (УПД) в соответствии с письмом ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

УПД включает в себя, в том числе, информацию, аналогичную счету-фактуре. Поэтому продавец прослеживаемых товаров — неплательщик НДС, должен включить туда те же дополнительные сведения, что и плательщик НДС — в стандартный счет-фактуру.

Выше мы говорили, что товарные и транспортные накладные можно в добровольном порядке оформлять в электронном виде.

Но если речь идет о прослеживаемых товарах, то электронная форма счетов-фактур и УПД в общем случае обязательна. На бумаге можно оформлять документы только при отгрузке прослеживаемых товаров в пользу самозанятых или на экспорт.

Вывод

При отгрузке любых материальных ценностей необходимо оформить накладную. Вид накладной и порядок ее заполнения зависит от категории товара, способа доставки и других условий сделки.

Если поставщик платит НДС, то он, кроме накладной, должен выставить и счет-фактуру.

Также предусмотрены специальные правила оформления документов для ситуаций, когда продаваемые товары входят в систему прослеживаемости.

Доверьте бухгалтерию команде экспертов

Нулевая отчетность

от 1 000

Заказать

Микро бизнес

от 3 000

Заказать

Малый бизнес

от 7 000

Заказать

Активный бизнес

от 10 000

Заказать