Несмотря на развитие информационных технологий, ведение бизнеса по-прежнему тесно связано с «бумажным» документооборотом. И далеко не все задумываются о том, что документы нужно не просто разложить по папкам, но и организовать их хранение. Также необходимо понимать, что делать с бумагами, если в них больше нет необходимости, или при закрытии бизнеса. Рассмотрим, как бизнесмену правильно организовать работу с бумажными документами.
Бизнесмены обязаны организовать систему хранения для всех видов документов: налоговых, бухгалтерских, кадровых и т.п.
Отвечает за документооборот руководитель компании, но он может делегировать эту обязанность другим работникам. Предприниматель за хранение документов отвечает лично.
Основные правила работы с бумажными документами отражены в законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Сроки хранения документов определены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
По разным видам документов установлены различные сроки хранения. Чтобы не запутаться, дату начала хранения документа удобно отсчитывать с 1 января года, следующего за годом его составления.
Например, для всей документации, созданной в 2019 году, срок хранения начнется не с даты создания каждой формы, а с 1 января 2020 года. В этом случае не нужно следить за каждой бумагой отдельно. Если необходимо освободить место в архиве, то можно уничтожать все документы, у которых истек срок хранения 31 декабря предыдущего года.
Стандартный срок хранения для документов, которые бизнесмен использовал при расчете налоговой базы, составляет 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Однако есть отдельные виды налоговых документов, для которых установлены иные сроки.
| Срок хранения | Виды документов |
| 5 лет | Налоговые регистры, счета-фактуры, документы, подтверждающие льготы, рассрочки и прочие преференции при расчете и уплате налогов, все виды деклараций (раздел 4.3 приказа № 236) |
| 6 лет | Документы, предоставленные для пользования налоговыми льготами в рамках региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК РФ). Переписка о реструктуризации задолженности по налогам и взносам (п. 315 приказа № 236) |
| 50 лет
75 лет, для документов, созданных до 01.01.2003 г. |
Документы, связанные с начислениями в пользу физических лиц и расчетом НДФЛ и взносов: карточки учета, налоговые регистры по НДФЛ, справки 2-НДФЛ. Все эти документы подлежат длительному хранению, если в организации отсутствуют лицевые счета. Также длительному хранению подлежат налоговые декларации ИП, заполненные по 2002 год включительно (п. 309 – 312 приказа № 236) |
Хранить бухгалтерскую «первичку» и регистры необходимо, в первую очередь, для предоставления во время проверок и по требованию контролирующих органов. Стандартный срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет (раздел 4.1 приказа № 236).
Если компания в отчетном периоде списывает убытки, то хранить документы, которые подтверждают этот факт, необходимо в течение всего периода списания (п. 4 ст. 283 НК РФ).
Отдельные требования применяются к годовой отчетности. Ее нужно хранить в течение всего срока деятельности компании.
До 2016 года хранить основные документы, связанные с персоналом, нужно было 75 лет. В 2016 году этот период был сокращен до 50 лет, но лишь для тех документов, которые составлены после 01.01.2003 года (закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ).
Такой большой срок нужен для того, чтобы сотрудники могли восстановить утерянную информацию, либо Пенсионный фонд — запросить необходимые данные. Для отдельных кадровых документов срок хранения может быть меньше (раздел 7 приказа № 236).
| Срок хранения | Виды документов |
| 50 лет
75 лет, если дата создания документа — до 01.01.2003 г. |
Личные карточки сотрудников, личные дела, лицевые счета, должностные инструкции, сведения о трудовом стаже, все виды договоров, связанных с персоналом (трудовые, гражданско-правовые, дополнительные соглашения к ним) |
| Все время работы компании | Коллективные договоры, штатное расписание и все изменения по нему |
| 5 лет | Документы, связанные с премированием сотрудников |
| 1 год | Правила внутреннего трудового распорядка |
Пока документом пользуются сотрудники, он может находиться на рабочем месте ответственного лица. Для хранения бумаг, которые не нужны в текущей работе, необходимо выделить отдельное помещение. В нем нужно установить удобные стеллажи для хранения папок и несгораемые шкафы для долгосрочного хранения или же тех документов, которые содержат конфиденциальные сведения. Шкафы, как и сам архив, закрываются на ключ, который хранится у ответственного лица. Нужно это не только для сохранности самих бумаг, но и для пресечения попыток внести в них какие-либо изменения.
Документацию нужно сдать в архив в обработанном виде. Необходимо сформировать папки из однотипных документов, сшить их, составить опись и пронумеровать. После сдачи в архив недопустимо расшивать дела и доставать оттуда листы. Пользоваться можно только всей папкой, не нарушая ее целостность.
Кадровые документы обычно находятся в помещении службы по работе с персоналом. Поэтому в нем нужно установить несгораемый сейф для хранения личных дел и трудовых книжек.
С 2021 года начнется постепенный переход на электронные трудовые книжки. Но, скорее всего, многие сотрудники предпочтут сохранить привычные бумажные книжки. Поэтому кадровикам по-прежнему будет необходимо заниматься их хранением.
Нередки случаи, когда у компании нет помещения для хранения бумаг или же очень много документации. В такой ситуации можно воспользоваться услугами внешнего архива. Эти специализированные организации не просто предлагают место для хранения, но и проводят все необходимые мероприятия – от подшивки документов до их уничтожения.
Стоимость услуг зависит от объема документов и тех работ, которые потребуется дополнительно с ними провести. Минимальный тариф на хранение документов начинается от 2 000 рублей в месяц.
Срок «жизни» бизнеса может быть намного меньше срока хранения документов. Если юридическое лицо или ИП ликвидируется, то документы, подлежащие хранению, необходимо сдать в архив.
Можно воспользоваться услугами любого архива – как муниципального, так и частного. При большой загруженности учреждение может отказаться принимать документы небольшого срока хранения (например, налоговую документацию).
В этом случае учредители должны самостоятельно обеспечить сохранность бумаг до окончания установленного срока. Но документацию длительного срока хранения (более 10 лет), а к ней, в основном, относятся кадровые документы, архив точно примет.
В некоторых субъектах РФ налоговики не выдают лист записи об исключении компании из ЕГРЮЛ без справки о сдаче документов в архив.
Кроме того, ликвидационная комиссия обязана закончить все дела организации, в том числе и позаботиться о документации. Если этого не сделать, то ликвидаторы могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 13.25 КоАП РФ. Штраф для должностного лица в данном случае составит от 2,5 до 5 тыс. руб.
Некоторые бизнесмены считают, что необязательно строго соблюдать сроки хранения документов, ведь это «внутреннее дело» компании. Но они ошибаются.
При отсутствии документов, которые подтверждают верность определения налоговой базы, налоговая инспекция вправе начислить обязательные платежи расчетным методом (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). И скорее всего – этот расчет окажется не в пользу бизнесмена. Ведь предоставить документы на вычеты по НДС, подтверждение расходов по налогу на прибыль и т.п. будет уже невозможно. В результате придется уплатить в бюджет доначисленные налоги, а также пени и штрафы.
Помимо налоговых санкций бизнесменам нужно будет оплатить штраф и за само отсутствие документов. Если не предоставлены сведения, необходимые для налогового контроля, то штраф составит 200 рублей за каждую форму (ст. 126 НК РФ). Ответственное лицо заплатит от 300 до 500 рублей (ст. 15.6 КоАП РФ).
Если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы, то размер штрафа будет равен 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. (ст. 120 НК РФ). Кроме того, на ответственное должностное лицо будет наложен штраф в сумме от 5 до 10 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).
Отсутствие необходимых кадровых документов тоже будет недешево «стоить» бизнесмену. Для юридического лица штраф составит от 30 до 50 тыс. руб. Должностному лицу или ИП придется заплатить от 1 до 5 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
После окончания срока хранения документов их можно ликвидировать. Решение об уничтожении принимает комиссия, состоящая из работников компании. Председателем комиссии может быть или руководитель, или тот сотрудник, который отвечает за документооборот в организации. Комиссия составляет перечень всех документов с истекшим сроком хранения по состоянию на 1 января текущего года.
После утверждения перечня руководителем документы можно уничтожить. Об уничтожении следует составить акт, который подписывают члены комиссии.
Но крупные компании часто пользуются услугами специальных организаций, так как утилизировать большой объем документации своими силами часто не получается. Организация-исполнитель также предоставляет владельцу бумаг акт об их уничтожении.
Юридические лица и ИП обязаны организовать хранение кадровой, бухгалтерской, налоговой и другой необходимой документации. Для этого нужно выделить специальное помещение или воспользоваться услугами архива.
Для большинства видов документов установлены сроки хранения в диапазоне от 1 до 6 лет. Но кадровую документацию, связанную с расчетом трудового стажа и начислением доходов, нужно хранить намного дольше – от 50 до 75 лет.
Уничтожить документы с истекшим сроком хранения можно самостоятельно или воспользоваться услугами специальных организаций. При ликвидации компании или закрытии ИП все документы, подлежащие длительному хранению, необходимо сдать в архив.
За нарушения порядка работы с документами для организаций, ИП и должностных лиц предусмотрены штрафы.
