Путевой лист у водителя, выполняющего коммерческие перевозки — это не просто формальность, а рабочая необходимость, а также страховка, как сотрудника, так и его работодателя, от штрафов со стороны ГИБДД и других контролирующих органов.

Наказать могут, как за отсутствие путевого листа, так и за его неправильное заполнение. Расскажем о том, какие санкции могут быть применены за нарушения, связанные с путевыми листами.

Что такое путевой лист и кому он нужен

Путевой лист — это первичный документ для учета и контроля работы служебного транспорта и его водителей.  В 2024 году путевые листы нужно оформлять в соответствии с порядком, утвержденным приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.

Путевки обязаны оформлять все организации и ИП, которые владеют транспортными средствами и используют их для перевозки грузов, пассажиров или багажа. Кроме того, выдавать путевые листы водителям должны те организации и ИП, которые сдают свой транспорт в аренду (п. 10 порядка № 390).

Какие надзорные органы проверяют путевые листы

Запросить путевой лист для проверки имеют право:

1. Сотрудники ГИБДД и Ространснадзора — в рамках контроля безопасности дорожного движения. В ходе дорожных рейдов инспекторы проверяют у водителей служебных автомобилей не только права и страховку, но еще и путевые листы. Из них уточняют цели маршрута, устанавливают факт прохождения водителем предрейсового медосмотра, а транспортным средством — предрейсового техосмотра;
2. Трудовая инспекция — при рассмотрении жалоб от сотрудников компании или ИП. По путевым листам специалисты инспекции устанавливают факты соблюдения или несоблюдения работодателем норм трудового законодательства: наличие переработок, реализацию права сотрудников на отдых, прохождение обязательных медосмотров и т.п.
3. Налоговая инспекция — при проверке правильности списания расходов на ГСМ. Если организация или ИП уменьшает налоговую базу на данные расходы, то их требуется подтверждать первичными документами — путевыми листами. Нет путевых листов или в них допущены ошибки, влекущие завышение расходов — придется уплатить штраф и недоимку по налогу.

Контролирующие органы могут истребовать путевые листы не только в момент их действия, но и позднее — в ходе камеральных или выездных проверок. В связи с этим организации и ИП обязаны хранить данные документы в архиве не менее 5 лет.

Если путевой лист — это единственный документ, которым можно подтвердить вредные или опасные условия труда, то срок его хранения существенно увеличивается:

1. До 75 лет, если документ оформлен до 01.01.2003.
2. До 50 лет, если документ оформлен после 01.01.2003.

Штрафы за отсутствие путевого листа

Инспектор ГИБДД, остановивший коммерческое транспортное средство и не получивший от водителя для проверки путевой лист, составит протокол о нарушении п. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. Наказание для водителя по данному пункту — предупреждение или штраф в размере 500 руб., на усмотрение инспектора. Смягчающие обстоятельства в пользу предупреждения — первое нарушение у водителя по указанной статье и отсутствие других нарушений ПДД в момент остановки.

Просроченные путевые листы приравниваются к отсутствующим. Наказание от ГИБДД то же — предупреждение или 500 руб. штрафа.

Кроме того, отсутствие путевого листа проверяющие могут посчитать отсутствием сведений о медосмотре водителя или техосмотре автомобиля. Тогда и водителю, и работодателю грозят дополнительные штрафы, о которых расскажем далее.

Предрейсовые медосмотры водителей и техосмотры транспортных средств обязательны для любых выездов на служебном транспорте, за исключением тех, которые осуществляются в личных целях.

Таким образом, избежать ответственности за отсутствие путевого листа можно лишь в одном случае — если получится доказать, что поездка на служебном транспорте выполняется не в коммерческих, а в личных целях.

Штрафы за отсутствие сведений о медосмотре водителя

Если в путевом листе вообще нет отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра, инспектор ГИБДД оштрафует сотрудников и работодателя, руководствуясь п. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ:

• водителя — на 3 тыс. руб.;
• ответственное должностное лицо — на 5 тыс. руб.;
• организацию или ИП — на 30 тыс. руб.

Если то же самое нарушение выявят сотрудники трудовой инспекции, то они выпишут штраф по п. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ за нарушения при допуске водителя к работе:

• должностному лицу или ИП — в размере от 15 до 25 тыс. руб.;
• организации-работодателю — в размере от 110 до 130 тыс. руб.

Повторное нарушение норм охраны труда, касающихся прохождения предрейсовых медосмотров, карается строже (п. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ):

• должностное лицо — штраф от 30 до 40 тыс. руб. или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет;
• ИП — штраф от 30 до 40 тыс. руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• организация — штраф от 100 до 200 тыс. руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

В случае, когда отметка о медосмотре в путевом листе проставлена, но у инспектора возникают сомнения в ее достоверности (например, у водителя имеются признаки алкогольного опьянения), компанию или ИП ждёт проверка. По ее итогам, если факт опьянения подтвердится, будут наложены штрафы по ст. 12.32 КоАП РФ:

• на ответственное должностное лицо — в размере 20 тыс. руб.;
• на организацию или ИП — в размере 100 тыс. руб.

Штрафы за отсутствие сведений о техосмотре транспорта

Служебный транспорт должен проходить предрейсовый контроль технического состояния. Отметка о проведении этой процедуры ставится в путевой лист. Если отметки нет, то проверяющие оштрафуют по п. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ:

• водителя — на 3 тыс. руб.;
• ответственное должностное лицо — на 5 тыс. руб.;
• организацию или ИП — на 30 тыс. руб.

Налоговая ответственность за нарушения при оформлении путевых листов

Для налоговой службы путевой лист — это основной первичный документ, на который организации и ИП могут опираться для обосновании затрат на ГСМ и, следовательно, уменьшения налоговой базы. Если налоговики в ходе проверок установят отсутствие путевых листов у налогоплательщика, то ему выпишут штраф по ст. 120 НК РФ:

1. В размере 10 тыс. руб. — если нарушение было допущено в одном налоговом периоде;
2. В размере 30 тыс. руб. — если путевые листы отсутствовали в нескольких налоговых периодах.

Если же путевой лист есть, но в нем допущены ошибки, которые привели к завышению расходов на ГСМ, то налогоплательщика привлекут с ответственности по ст. 122 НК РФ. Здесь размер штрафа зависит от того, как налоговики оценят нарушение: как случайную ошибку или умышленное искажение.

В первом случае сумма штрафа составит 20% от недоимки по налогу, а во втором — 40%. Вне зависимости от размера штрафа, нужно будет погасить и саму недоимку, а также заплатить пени за период просрочки.

Вывод

За отсутствие путевых листов или ошибки при их заполнении предусмотрена административная и налоговая ответственность. Сумма штрафа зависит от вида нарушения, а также дополнительных обстоятельств: первичное или повторное нарушение и наличие умысла.

Доверьте бухгалтерию команде экспертов

Нулевая отчетность

от 1 000

Заказать

Микро бизнес

от 3 000

Заказать

Малый бизнес

от 7 000

Заказать

Активный бизнес

от 10 000

Заказать