Как принять на работу нового сотрудника? В начале трудовых отношений важно соблюсти все установленные законом правила. Это поможет в дальнейшем избежать вопросов от контролирующих органов, а также успешно разрешать спорные ситуации с самим работником. Рассмотрим, как правильно принять нового сотрудника на работу, чтобы затем не возникало проблем.
Порядок приема сотрудника на работу не зависит от организационно-правовой формы бизнеса. ИП и юридические лица обязаны строго следовать одним и тем же правилам. Процедура приема на работу обычно состоит из следующих этапов:
— трудовой договор;
— должностная инструкция;
— положения о премировании, охране труда, защите информации и т.п.;
Если соискатель на вакантное место полностью устраивает работодателя, то в первую очередь он должен предоставить паспорт гражданина РФ, либо иной документ, удостоверяющий личность.
Но есть и другие документы, без которых работа кадровой службы и бухгалтерии невозможна. Согласно ст. 65 Трудового Кодекса работодатель должен потребовать у кандидата:
Свидетельство ИНН работодатель формально требовать не вправе, т.к. оно не упомянуто в ст. 65 ТК РФ. Однако, в таком случае возникнут проблемы со сдачей справок 2-НДФЛ и других отчетов в налоговую инспекцию. Поэтому при отсутствии ИНН у нового сотрудника не нужно затягивать с его оформлением.
Остальные документы предъявляются по желанию или для подтверждения соответствия соискателя условиям по конкретной вакансии. Это могут быть документы об образовании, справки об отсутствии судимости и наркотической зависимости и т.п.
При наличии специальных условий труда или же при приеме на работу иностранных граждан, несовершеннолетних, инвалидов действует особый порядок.
Пакет документов в таких случаях расширен и включает в себя медицинские справки, визы и т.п. Иногда работодателю даже придется получать разрешение для найма таких сотрудников: например, от органов опеки при оформлении несовершеннолетних или же от МВД — на прием на работу мигрантов.
Подобные ситуации требуют тщательной подготовки и внимательности к нюансам.
Мало просто оформить документы при приеме на работу, нужно еще организовать место для их хранения. Соискатель, как правило, приносит ксерокопии всех документов, либо специалист по кадрам делает их на месте. Все копии хранятся в личном деле вместе с подписанным экземпляром трудового договора. Также сотрудник сдает на ответственное хранение свою трудовую книжку, о чем должна быть сделана запись в специальном журнале.
Кадровые сотрудники обязаны обеспечить безопасное хранение личных документов сотрудников. Поэтому после оформления и внесения соответствующих записей трудовые книжки и личные дела должны быть помещены в шкафы с ограничением доступа для всех сотрудников организации, кроме кадровой службы, либо других ответственных лиц. Самое надежное место для хранения трудовых книжек – несгораемый сейф.
Неприятным сюрпризом для работодателя станут последствия неуведомления контролирующих органов о приеме на работу определенных категорий сотрудников. Поэтому после оформления необходимо в установленные сроки сообщить:
— для физического лица – от 2 до 5 тыс. руб.;
— для должностного лица – от 35 до 50 тыс. руб.;
— для юридического лица или ИП – от 400 тыс. руб. до 1 млн руб. или приостановление деятельности на срок до 90 дней.
— для физического лица – от 2 до 4 тыс. руб.;
— для должностного лица или ИП – от 20 до 50 тыс. руб.;
— для юридического лица – от 100 до 500 тыс. руб.
Прием на работу сотрудника — это не только издание приказа и подписание трудового договора. Данная операция требует соблюдения множества формальностей и правильного заполнения документов.
Помимо составления внутренних «бумаг», необходимо в ряде ситуаций уведомлять сторонние организации о приеме на работу определенных лиц.
Грамотный подход к сбору и оформлению документов поможет не только правильно начать рабочие отношения с сотрудником и урегулировать возможные конфликтные ситуации, но и избежать в дальнейшем претензий от контролирующих органов.
