Представительские расходы

Бухгалтерский учет

Сотрудничество с контрагентами почти всегда связано с периодическими визитами руководителей и специалистов компаний друг к другу. Организация подобных встреч влечет за собой расходы, которые называют представительскими. Рассмотрим, что относится к представительским расходам и как правильно отражать представительские расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

 

Что относится к представительским расходам

Виды представительских расходов, которые компания может учесть для расчета налога на прибыль, ограничены законом (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Для расчета налога на прибыль можно использовать расходы, которые относятся к официальному приему или обслуживанию:

  1. Представителей контрагентов, которые прибыли на переговоры.
  2. Участников заседания совета директоров и других подобных руководящих органов.

НК РФ также содержит перечень расходов на прием (обслуживание) перечисленных лиц, которые можно отнести к представительским:

  1. Проведение официального приема: завтрака, обеда и т.п.
  2. Доставка участников переговоров к месту их проведения.
  3. Буфетное обслуживание во время приема или переговоров.
  4. Услуги переводчика, если они необходимы.

Кроме того, в НК РФ приведены виды затрат, которые нельзя относить к представительским. Это расходы на отдых, развлечение, профилактику и лечение заболеваний.

Представительские расходы предусмотрены только для компаний на ОСНО, которые платят налог на прибыль. При использовании специальных налоговых режимов их учесть нельзя.

Для УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН установлены закрытые перечни расходов, которые не включают в себя представительские (п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.5 НК РФ). А для УСН «Доходы», ЕНВД и ПСН расходы вообще не влияют на облагаемую базу.

 

Спорные ситуации по представительским расходам

Формулировки НК РФ в отношении представительских расходов весьма неконкретны. В связи с этим возникает немало спорных ситуаций. Рассмотрим некоторые из них.

Деловые обеды или ужины обычно проводят в кафе или ресторанах. В меню этих заведений, как правило, есть спиртное. Налоговики в принципе не возражают против включения затрат на спиртные напитки в представительские расходы.

 В частности, в письме Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 указано, что в состав расходов на проведение деловой встречи можно включить и спиртное. В более раннем разъяснении Минфина от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 отмечалось, что расходы на спиртные напитки можно включать в представительские расходы, если они не выходят за рамки обычаев делового оборота. Речь идет о сложившихся в предпринимательском сообществе правилах поведения (ст. 5 ГК РФ).

Деловым партнерам часто дарят различные сувениры. Здесь ситуация более сложная. В упомянутом выше письме № 03-03-06/1/176 указано, что подарки нельзя включать в представительские расходы, так как они не упомянуты в п. 2 ст. 264 НК РФ. 

Но бизнесмен может попробовать включить в представительские расходы сувениры с символикой компании. Однако в этом случае вероятны споры с налоговиками. Судебная практика в пользу налогоплательщиков по этому поводу имеется (например, постановление ФАС МО от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10).

Нередко участники переговоров приезжают на них из других городов или стран. Иногда принимающая сторона берет на себя все расходы: билеты, размещение в гостинице, в случае необходимости – оформление виз. 

Все подобные расходы, по мнению налоговиков, нельзя отнести к представительским. Также нельзя учесть для налога на прибыль и организацию развлекательной программы для гостей. Аргументы чиновников здесь те же, что и для сувениров – указанные расходы не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ (письма Минфина от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235 и от 01.12.2011 № 03-03-06/1/235).

Правда, бизнесмен может попробовать учесть затраты на билеты и гостиницу в составе «обычных» прочих расходов, не относящихся к представительским. Ведь организация проживания иногородних деловых партнеров необходима для переговоров, а значит – ее можно считать экономически обоснованной (постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).

 

Нормы по представительским расходам

Для представительских расходов установлен норматив – они не должны превышать 4% от фонда оплаты труда (ФОТ). К ФОТ в данном случае относятся выплаты в пользу работников, которые учитываются для налога на прибыль: оклад, надбавки, премии и т.п. (ст. 255 НК ПФ) Если выплата не влияет на расчет налога на прибыль (например – материальная помощь), то ее нельзя учитывать и при нормировании представительских расходов.

Расчет как самих представительских расходов, так и затрат на оплату труда нужно проводить нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ).

Поэтому если у бизнесмена были существенные представительские расходы в начале года, то ему может не хватить лимита для того, чтобы учесть их все в 1 квартале. Затем, по итогам 6, 9 месяцев и года размер ФОТ увеличится и можно будет списать больше представительских расходов.

Но если не хватит лимита за год в целом, то остаток представительских расходов нельзя будет переносить на следующие налоговые периоды (п. 42 ст. 270 НК РФ).

 

Пример 1

В 1 квартале 2019 года компания провела переговоры с деловыми партнерами и потратила на них 100 тыс. руб. без учета НДС. ФОТ организации за 1 квартал составил 1,5 млн руб. Поэтому в 1 квартале компания смогла списать на расходы для налога на прибыль только часть затрат на переговоры в сумме:

З = 1,5 млн руб. х 4% = 60 тыс. руб.

Во втором квартале представительских расходов у организации не было. ФОТ компании за полугодие составил 3,5 млн руб. Норматив 4% от этой суммы превысил расходы на переговоры в 1 квартале:

Н = 3,5 млн руб. х 4% = 140 тыс. руб.

Поэтому по итогам полугодия компания смогла списать на расходы по налогу на прибыль все 100 тыс. руб., затраченные на переговоры в 1 квартале.

 

Как подтвердить представительские расходы 

Перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в НК РФ не регламентирован. По мнению Минфина, кроме стандартных первичных документов (накладные, акты, авансовые отчеты), для этого нужен отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем компании (письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). 

Установленной формы этого отчета нет. Но для обоснования затрат необходимо включить туда всю основную информацию о встрече: место проведения, список участников, цель переговоров и достигнутый результат.

Представительские расходы, которые оплачены «по безналу» следует включать в расчет налога в том периоде, когда был утвержден отчет о мероприятии. Если же производились затраты наличными, то нужно списать расходы в наиболее позднюю из дат составления двух документов: отчета о мероприятии или авансового отчета сотрудника, который оплачивал расходы.

 

Как учитывать НДС с представительских расходов

Нередко представительские расходы включают в себя НДС. Например, организация может получить счет-фактуру от ресторана или транспортной компании. НДС можно принять к вычету только по тем представительским расходам, которые учтены для налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ). 

Но часто к представительским относятся как облагаемые, так и не облагаемые НДС расходы. Порядок, в котором нужно списывать представительские расходы при нехватке лимита, в НК РФ не прописан.

Поэтому бизнесмен здесь может поступить с максимальной выгодой для себя. Он имеет право считать, что в первую очередь списывает ту часть представительских расходов, которая облагается НДС.

 

Как отражать представительские расходы в бухучете

В бухучете представительские расходы не нормируются. Их можно в полном объеме списать, как затраты по обычным видам деятельности, используя счет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Коммерческие расходы».

ДТ 26 (44) – КТ 60 (71) – учтены услуги сторонних организаций

ДТ 26 (44) – КТ 10 (41, 43) – для представительских нужд использованы материалы, товары, продукция.

ДТ 19 – КТ 60 – выделен НДС

ДТ 60 – КТ 51 – расходы оплачены безналичным путем

ДТ 71 – КТ 50 (51) сотруднику выданы деньги в подотчет на оплату представительских расходов

 

Как учитывать налоговые разницы по представительским расходам

Все компании, кроме субъектов малого бизнеса, должны применять ПБУ 18/02 и учитывать разницы по налогу на прибыль. Эти разницы возникают, в том числе, и при учете представительских расходов.

Если бизнесмен в отчетном периоде списал в налоговом учете меньше представительских расходов, чем в бухгалтерском, то у него возникает отложенный налоговый актив (ОНА). Это значит, что потенциально в следующем отчетном периоде организация может дополнительно уменьшить налог на прибыль.

Отложенный налоговый актив равен 20% от суммы отклонения по затратам, что соответствует сумме налога на прибыль. ОНА учитывается на отдельном счете 09 в корреспонденции со счетом по учету этого налога: 

ДТ 09 – КТ 68.4 – начислен отложенный налоговый актив 

Если в следующих периодах бизнесмен сможет дополнительно списать в налоговом учете представительские затраты или их часть, то ОНА можно уменьшить обратной проводкой:

ДТ 68.4 — КТ 09

 

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. За 1 квартал 2019 года для налога на прибыль было учтено 60 тыс. руб. из общей суммы затрат 100 тыс. руб.

Отложенный налоговый актив будет равен 20% от оставшихся 40 тыс. руб., т.е. 8 тыс. руб. На эту сумму 31.03.2019 нужно сделать проводку:

ДТ 09 – КТ 68.4 (8 тыс. руб.) – начислен ОНА

По итогам полугодия все представительские расходы были учтены для налога на прибыль. Поэтому отклонений между двумя видами учета больше нет и нужно списать ранее начисленный ОНА обратной проводкой на дату 30.06.2019:

ДТ 68.4 – КТ 09 (8 тыс. руб.) – списан ОНА

Если же на конец года разница между двумя видами учета полностью не исчезнет, то возникнет постоянный налоговый расход (ПНР). Это значит, что отклонение между бухгалтерской и налоговой прибылью уже не изменится.

Чтобы начислить ПНР, нужно сначала списать остаток налогового актива со счета 09:

ДТ 68.4 КТ 09

Затем следует отнести эту же сумму на счет 99 «Прибыли и убытки», на котором для ПНР нужно открыть специальный субсчет:

ДТ 99.2 — КТ 68.4 

 

Вывод

Представительские расходы относятся к проведению деловых встреч, переговоров и заседаний руководящих органов компании. В НК РФ установлен их перечень для расчета налога на прибыль и норма – 4% от фонда оплаты труда. При использовании специальных налоговых режимов представительские расходы списать нельзя.

Некоторые формулировки НК РФ в этой области допускают неоднозначное толкование, поэтому по поводу представительских расходов у бизнесменов часто возникают споры с налоговиками. 

НДС по представительским расходам можно взять к вычету только в той части, которая была принята для расчета налога на прибыль.

В бухгалтерском учете списание представительских расходов не ограничено. Поэтому у компаний, которые применяют ПБУ 18/02, могут возникать разницы между бухгалтерским и налоговым учетом.

 

Поручите бухгалтерию команде экспертов

Нулевая отчетность

от 1 000

Заказать

Микро бизнес

от 3 000

Заказать

Малый бизнес

от 7 000

Заказать

Активный бизнес

от 10 000

Заказать

Похожие статьи:

Хотите надёжную
и удобную бухгалтерию?

Имя
Телефон
Сообщение

Сообщение отправлено

Ok