Для работодателей — ИП в законодательстве предусмотрены ряд особенностей регулирования трудового права, в т.ч. и в части кадрового учета. Расскажем, какие кадровые документы должен оформлять ИП с сотрудниками.

Перечень кадровых документов работодателя — ИП

Индивидуальный предприниматель, как и любой работодатель, в общем случае должен вести кадровый учет, используя следующие документы:

• штатное расписание с указанием должностей, окладов, ставок, надбавок, штатных единиц;
• внутренний трудовой распорядок, регламентирующий процедуры оформления и увольнения работников, режим труда и отдыха, порядок ухода в отпуска, поощрений, взыскании и т.д.;
• трудовые договоры, составленные в соответствии с требованиями раздела 3 ТК РФ;
• трудовые книжки, электронные или бумажные;
• положения по охране труда и работе с персональными данными;
• график отпусков, основных и дополнительных;
• кадровые приказы по перемещению сотрудников (приему, переводу, увольнению, отпускам, командировкам);
• табель учета рабочего времени;
• журнал регистрации и учета документов по кадрам.

До 2021 года обязательными для заполнения были также личные карточки работников. С 01.09.2021 их можно не оформлять (письмо Минтруда РФ от 24.12.2021 № 14-6/В-1487). Однако работодатели могут продолжать вести личные карточки для упорядочивания собственного кадрового учета.

Иные локальные акты ИП составляет с учетом специфики своей работы. Например, если он нанимает сотрудников с условием прохождения испытательного срока или практикует дистанционный формат работы, то должен предварительно разработать для этого соответствующие положения.

Важно помнить, что статья 68 ТК РФ обязывает всех работодателей, включая ИП, перед оформлением на работу знакомить будущих сотрудников под роспись с правилами трудового распорядка и прочими документами, непосредственно регламентирующими их трудовую деятельность.

Особенности кадрового учета микропредприятий

Действующее законодательство предоставляет микробизнесу право вести кадровый учет по упрощенной схеме. Поскольку многие ИП на начальном этапе своей деятельности имеют небольшие обороты, то и они могут пользоваться данной привилегией, пока соответствуют критериям микропредприятия, а именно:

1. имеют среднесписочную численность сотрудников до 15 человек;
2. получают доход в сумме до 120 млн. руб. в год.

Необходимо, чтобы оба этих условия выполнялись одновременно.

Статья 309.2 ТК РФ освобождает таких работодателей от разработки следующих кадровых документов:

• должностных инструкций сотрудников;
• правил внутреннего трудового распорядка;
• графиков рабочих смен;
• положений об оплате труда и премировании;
• других внутренних кадровых актов, за исключением документа о временном переводе работников на дистанционную работу.

Но отказ от этих документов допускается с одной существенной оговоркой: работодатель должен будет перенести в трудовые договоры своих работников все те положения, которые обычно прописывают в локальных актах, от принятия которых он отказался.

Трудовой договор в данном случае нужно составить на основе типовой формы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Последующие изменения условий труда надо будет оформлять путем заключения дополнительных соглашений с каждым работником.

В случае утраты статуса микропредприятия ИП дается 4 месяца, начиная с даты исключения его из перечня «микробизнесменов» в реестре МСП, на то, чтобы принять необходимые локальные акты по кадровому учету (ст. 309.1 ТК РФ).

За отсутствие у предпринимателя обязательных кадровых документов его могут оштрафовать сотрудники трудовой инспекции. Административная ответственность в данном случае наступает по п. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ. За первое нарушение штраф составит от 1 до 5 тыс. руб., также здесь возможно и предупреждение. При повторном нарушении сумма штрафа существенно вырастет и составит от 10 до 20 тыс. руб.

Дополнительные послабления для работодателей — ИП

ИП, нанимающие работников, могут пользоваться отдельными привилегиями в кадровом учете, которые Трудовой кодекс РФ распространяет на всех работодателей-физических лиц:

• Можно указывать в трудовом договоре дополнительные основания для увольнения, кроме предусмотренных Кодексом (ст. 307 ТК РФ). Но эти основания не должны дискриминировать сотрудников по полу, возрасту, религиозным взглядами, национальной принадлежности и т.п. (п. 29 постановления ВС РФ от 29.05.2018 № 18);
• Можно уведомлять сотрудников об изменениях в трудовом договоре, связанных с организационными или технологическими условиями труда, за 14 календарных дней до вступления данных изменений в силу (ст. 306 ТК РФ). По общему правилу срок для уведомления составляет 2 месяца;
• ИП, как и юридические лица, могут проводить сокращение штата. При этом они не обязаны, в отличие от организаций, уведомлять сотрудников о предстоящем сокращении заранее, а также выплачивать им выходное пособие при увольнении. Но положения об уведомлении и выплатах при сокращении могут быть включены в трудовой договор по соглашению сторон (п. 28 постановления ВС РФ от 29.05.2018 № 18).

Вывод

Работодатели–ИП могут пользоваться рядом послаблений при ведении кадрового учета. В частности, они могут оформлять меньше документов при приеме сотрудника и проводить сокращение штата по упрощенной схеме.

Здесь важно отличать льготы, непосредственно связанные со статусом ИП, от тех льгот, которые могут использовать все представители микробизнеса. Если ИП расширит свою деятельность и утратит статус микробизнесмена, то ему нужно будет в течение 4 месяцев перейти в этой части на стандартный кадровый учет, чтобы избежать штрафов.

Поручите бухгалтерию команде экспертов

Нулевая отчетность

от 1 000

Заказать

Микро бизнес

от 3 000

Заказать

Малый бизнес

от 7 000

Заказать

Активный бизнес

от 10 000

Заказать