Управленческий учет необходим каждому бизнесмену, так как он позволяет объективно и оперативно оценить состояние компании. В период кризиса от получения своевременной и полной информации зависит не только повышение эффективности, но, нередко — и само существование бизнеса.
О принципах управленческого учета и его преимуществах мы писали здесь. А в этой статье расскажем об основных управленческих формах.
Эта форма показывает приходы и расходы денег по статьям. Итоги отчета — остаток денег на конец периода и чистый денежный поток за период, т.е. разница между поступлениями и расходами.
Пример заполнения отчета о движении денежных средств для малого бизнеса смотрите здесь в разделе «Как контролировать денежные потоки…».
Средним и крупным компаниям, которые ведут инвестиционную деятельность и активно используют заемные средства, лучше взять за основу типовой отчет о движении денег, утвержденный приложением 2 к приказу Минфина от 02.07.2010 № 66н. Эта форма удобна тем, что в ней отдельно рассмотрены денежные потоки от текущих, инвестиционных и финансовых операций.
Контролировать денежные потоки — важно, но недостаточно для управления бизнесом.
Поступление денег — это еще не доходы компании. Например, контрагент может расторгнуть договор и потребовать вернуть аванс. Также и выплаты далеко не всегда равняются расходам. Например, организация оплатила материалы, но пока они лежат на складе и не использованы для производства, расхода не будет.
Поэтому, наряду с отчетом о движении денег, нужно обязательно формировать отчет о финансовых результатах методом начисления. Итог этого отчета — финансовый результат компании за период: чистая прибыль или убыток.
Пример заполнения отчета о финансовых результатах смотрите здесь в разделе «Как рассчитать прибыль и рентабельность».
Третья основная форма управленческой отчетности — это баланс. Здесь тоже можно не «изобретать велосипед», а взять за основу стандартную форму, утвержденную Минфином. Для малого бизнеса подойдет упрощенный баланс (приложение 5 к приказу № 66н), средним и крупным компаниям лучше использовать полную версию (приложение 1 к приказу № 66н).
Типовую форму желательно адаптировать под особенности конкретной компании. Например, если в структуре баланса существенную долю занимает дебиторская и кредиторская задолженность, то можно выделить отдельные строки для крупных контрагентов.
Баланс показывает структуру активов и пассивов компании. Эта форма позволяет связать между собой показатели отчетов о движении денег и о финансовых результатах.
Например, нередко возникает ситуация, когда прибыль по отчету о финансовых результатах есть, а денег на счетах компании нет. Здесь могут быть следующие причины:
Все эти изменения активов и пассивов видны в балансе.
Кроме того, на основе данных баланса можно рассчитать различные финансовые коэффициенты: ликвидности, финансовой устойчивости, рентабельности активов и т.п. Эти показатели позволяют оценить текущее экономическое положение компании и перспективы ее развития. О структуре баланса и основных финансовых коэффициентах читайте:
Даже если поступления денег в целом превышают расходы, это еще не значит, что у компании не будет проблем с платежами. Не исключены кассовые разрывы, т.е. отклонения по времени между ожидаемыми поступлениями и выплатами.
Например, основные платежи нужно делать в первой половине месяца, а поступления ожидаются только в третьей декаде. Чтобы избежать таких проблем, нужно на каждый месяц составлять платежный календарь, в котором приходы и расходы будут расписаны по дням.
Подробно о том, как составить платежный календарь и управлять платежами с его помощью читайте здесь.
Многие компании работают с большим количеством контрагентов, выпускают обширную номенклатуру продукции или торгуют товарами в широком ассортименте.
Всем таким бизнесменам нужно в дополнение к стандартным отчетам, регулярно анализировать дебиторскую и кредиторскую задолженность, а также структуру запасов сырья, материалов, готовой продукции и товаров.
Здесь один из важнейших показателей — это оборачиваемость запасов и дебиторской задолженности в днях. Вместе они составляют операционный цикл. Чем он короче, тем эффективнее работает бизнес. Также необходимо анализировать задолженности по срокам погашения, выделять основных дебиторов и кредиторов, контролировать просрочку и т.д.
Подробно об управлении задолженностями читайте здесь.
Кроме стандартных отчетов и финансовых коэффициентов многим бизнесменам потребуются дополнительные аналитические формы.
Например, если у организации несколько направлений деятельности, то лучше определять финансовый результат не только в целом, но и по каждому направлению. Это же относится и к ситуации, когда вид деятельности один, но компания работает по проектам. Тогда целесообразно определять прибыль и другие финансовые показатели по каждому проекту.
Если компания ведет бизнес в разных регионах или странах, то удобно будет рассчитывать финансовые показатели по каждой территории.
Во всех подобных случаях детализация позволит выбрать наиболее выгодные направления работы, проекты либо территории и сосредоточиться на них.
Также любому бизнесмену будет полезно регулярно рассчитывать точку безубыточности — размер выручки, при котором компания будет работать «в ноль».
Выше мы говорили о подведении фактических итогов работы компании. Но полноценное управление бизнесом невозможно без планирования.
Все основные формы, перечисленные выше, нужно регулярно составлять не только по фактическим данным, но и на основе плановых показателей. При подведении итогов каждого периода нужно рассчитывать отклонения от плана и выяснять их причины.
Об основных принципах бюджетирования читайте здесь.
О том, как на практике составить бизнес-план, читайте здесь.
Нередко бизнес состоит не из одного юридического лица или ИП, а организован в виде группы компаний. Обычно участники группы продают товары или оказывают услуги не только «на сторону», но и друг другу.
Поэтому при определении результатов бизнеса в целом нельзя просто суммировать данные из отчетов отдельных предприятий или ИП. Необходимо составить консолидированную отчетность, исключив из итоговых показателей обороты внутри группы.
Бухгалтерскую отчетность в общем случае можно составлять раз в год. Для управленческих отчетов такая периодичность в большинстве ситуаций не подходит. Руководитель должен «держать руку на пульсе» своего бизнеса и регулярно получать необходимую информацию.
Ниже в таблице приведена примерная рекомендуемая периодичность формирования управленческих отчетов в зависимости от масштабов бизнеса:
Планы и отчеты о движении денег, финансовых результатах, баланс и платежный календарь нужны всем. Без этой информации нельзя полноценно управлять бизнесом. Данные формы в таблице выделены зеленым.
Анализ дебиторки, кредиторки и запасов потребуется большинству организаций. Эти формы выделены оранжевым.
Финансовые коэффициенты и дополнительные аналитические формы использовать желательно, но они не являются абсолютно необходимыми для всех.
| Формы | Периодичность составления | ||||
| день | неделя | месяц | квартал | год | |
| План и отчет о движении денег | КБ | КБ, СБ | СБ, МБ, МКБ | МБ, МКБ | МКБ |
| План и отчет о финансовых результатах | Х | Х | КБ, СБ, МБ | СБ, МБ, МКБ | МКБ |
| Прогнозный и фактический баланс | Х | Х | КБ, СБ, МБ | СБ, МБ, МКБ | МКБ |
| Платежный календарь | КБ, СБ, МБ | МКБ | Х | Х | Х |
| Анализ дебиторки и кредиторки | КБ | КБ, СБ | СБ, МБ, МКБ | МБ, МКБ | МКБ |
| Анализ запасов | КБ | КБ, СБ | СБ, МБ, МКБ | МБ, МКБ | МКБ |
| Финансовые коэффициенты | Х | Х | КБ, СБ | СБ, МБ, МКБ | МКБ |
| Дополнительная аналитика | Х | Х | КБ, СБ | СБ, МБ, МКБ | МКБ |
Приведенные в таблице данные по периодичности — примерные, здесь нужно учитывать не только масштаб бизнеса, но и особенности конкретной компании.
Например, для малого бизнеса указана периодичность анализа дебиторской и кредиторской задолженности — раз в месяц или в квартал. Но и у компании с небольшими оборотами может быть значительное количество контрагентов. Тогда лучше анализировать задолженности чаще, например — раз в неделю.
Чтобы эффективно управлять бизнесом, нужно получать своевременную и полную информацию о нем. Для этого следует регулярно составлять плановые и отчетные формы, а также анализировать результаты деятельности.
Конкретный набор и периодичность формирования планов и отчетов зависит от масштаба и других особенностей бизнеса.
