Все бизнесмены время от времени пользуются услугами других организаций или отдельных исполнителей. Расскажем, какие документы для этого нужны и как их оформить, чтобы потом не было проблем с налоговиками, банками и самими исполнителями.
Все бухгалтерские первичные документы, которые принимаются к учету, должны соответствовать требованиям статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Любой такой документ должен включать в себя:
Для налогового учета операций, проведенных на территории РФ, следует принимать документы, оформленные в соответствии с российским законодательством (п. 1 ст. 252 НК РФ). Т.е. здесь также нужно руководствоваться нормами закона № 402-ФЗ.
В общем случае компания может разрабатывать свои формы первичных документов, с учетом перечисленных выше требований. Но есть отдельные разделы учета, для которых формы первички строго регламентированы.
В частности, это касается счетов-фактур, а также платежных документов, о чем подробнее расскажем ниже.
Сделки между юридическими лицами, а также сделки юридических лиц с гражданами нужно обязательно заключать в письменной форме (ст. 161 ГК РФ).
Теоретически не обязательно подписывать стандартный договор в двух экземплярах. Письменной формой сделки также считается, в частности, акцепт оферты, т.е. принятие предложения заключить сделку (п. 3 ст. 434 ГК РФ).
Например, исполнитель направил заказчику счет, в котором указан вид услуги и порядок расчетов, а заказчик оплатил его. После этого договор считается заключенным (п. 3 ст. 438 ГК РФ).
Но лучше все-таки составить стандартный договор. Так будет меньше вопросов у налоговиков и проблем в случае конфликта с исполнителем.
Если исполнитель — физическое лицо, важно учесть риски возможной переквалификации налоговиками договора гражданско-правового характера в трудовой. Тогда компании придется заплатить со всех сумм, перечисленных исполнителю, НДФЛ, страховые взносы, а также штрафы и пени.
Особенно это касается договоров с самозанятыми. Исполнитель в этом случае платит всего 6% налога на профессиональный доход (НПД) с сумм поступлений от компаний или ИП. Поэтому самозанятых выгодно использовать в незаконных схемах по уклонению от «зарплатных налогов». Налоговики знают об этом и при проверках обращают особое внимание на договоры с самозанятыми.
Подробнее об отличиях между договорами ГПХ и трудовыми читайте здесь.
Если в договоре подробно прописаны условия сделки, включая порядок оплаты, то выставлять счет не обязательно. Заказчик может платить на основании договора, в котором, как правило, указаны банковские реквизиты исполнителя.
Но исполнитель может и в этом случае выставлять счета для дополнительного удобства заказчика. Например, оплата предусмотрена в несколько этапов, и заказчик может не обращаться каждый раз к графику в договоре, а проводить платежи по отдельным счетам.
Утвержденной формы счета нет, но он должен, как и любой первичный документ, включать в себя все реквизиты, указанные в статье 9 закона № 402-ФЗ. На практике компании или ИП обычно используют типовые формы счетов из своих бухгалтерских программ. С 2021 года самозанятые исполнители тоже могут формировать счета с помощью приложения «Мой налог».
Акт об оказании услуг или выполнении работ — это основной документ, который подтверждает факт сделки между заказчиком и исполнителем. В нем нужно подробно описать выполненные работы или оказанные услуги.
Также в акте отмечают наличие или отсутствие претензий сторон друг к другу по итогам исполнения договора (п. 2 ст. 720 ГК РФ). Если претензии есть — следует подробно изложить их в документе. Это особенно важно в тех случаях, когда оплата привязана к качественным характеристикам работы или услуги. Общей для всех формы акта нет, важно только соблюдать требования закона № 402-ФЗ.
Если речь идет о сложных и дорогостоящих работах и услугах, то лучше приложить к акту дополнительные подтверждающие документы: смету, отчет исполнителя и т.п. Например, это относится к строительным и ремонтным работам, услугам оценщиков, маркетинговым исследованиям.
Отдельный вопрос: должны ли составлять акт исполнители в статусе самозанятых, т.е. плательщики НПД?
В законе от 27.11.2018 № 422-ФЗ акты не упомянуты. Формально заказчику для подтверждения затрат достаточно чека самозанятого. Однако налоговики считают, что для принятия расходов заказчика к учету в ряде случаев нужен и акт.
Например, при предоплате самозанятый сразу выставит чек, но фактически услуга оказана еще не будет. Поэтому, если заказчик рассчитывает налог по методу начисления, то у него еще нет основания списывать расходы. Появится такое основание только после оказания услуги, а чтобы зафиксировать этот момент — нужен акт.
Впрочем, чтобы избежать споров с налоговиками, безопаснее составлять акты при любом порядке расчета с самозанятым. Акт будет полезен и самой компании в случае споров с исполнителем: в чеке обычно сложно описать все нюансы оказываемой услуги.
Приложение «Мой налог» пока не умеет формировать акты. Поэтому заказчику удобнее всего предложить самозанятому исполнителю свой шаблон.
Этот документ важен, если обе стороны договора платят НДС. Без счета-фактуры от исполнителя заказчик не сможет принять к вычету НДС со стоимости полученных услуг, а значит — заплатит в бюджет лишние деньги.
В отличие от документов, рассмотренных выше, заполнение счета-фактуры строго регламентировано законом. Форма счета-фактуры и порядок его заполнения утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (с учетом изменений), а перечень обязательных реквизитов приведен в п. 5 ст. 169 НК РФ.
Для того, чтобы компания могла принять сумму НДС к вычету, счет-фактура должен позволять идентифицировать (п. 2 ст. 169 НК РФ):
Если ошибка в счете-фактуре не мешает налоговикам получить всю эту информацию, они не имеют права отказать компании в вычете по НДС.
Например, с точки зрения Минфина, не являются существенными следующие ошибки в счетах-фактурах:
Исполнение любого договора связано с оплатой. Если расчет ведется наличными, то плательщик должен оформить расходный кассовый ордер (РКО). Согласно п. 4.1 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У для РКО обязательно применять унифицированную форму 0310002, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Форма платежного поручения для безналичных расчетов утверждена положением ЦБ РФ от 29.06.2021 № 762-П.
Таким образом, форма и порядок заполнения кассовых и банковских документов строго регламентированы. Плательщик может повлиять на содержание только одного реквизита: назначение (основание) платежа. Здесь важно максимально подробно описать услугу и обязательно сослаться на договор или счет.
Особенно это касается расчетов с физическими лицами. Банки нередко подозревают бизнесменов, которые делают много платежей в пользу физлиц, в незаконной обналичке, и блокируют их счета по закону № 115-ФЗ.
А если подробно заполнить назначение платежа, то значительная часть вопросов будет сразу снята. В случае необходимости, по запросу банка, бизнесмен может предоставить указанный в платежном поручении договор, акты и другие подтверждающие документы.
При заказе любой услуги необходимо оформить первичные документы. Их конкретный набор и формы зависят от вида услуги, юридического статуса исполнителя, налогового режима и т.п.
Но в любом случае заказчик при заполнении «первички» должен соблюдать требования гражданского, бухгалтерского и налогового законодательства, а при оформлении расчетов — также и нормативных документов ЦБ РФ.
