Транспортные услуги — распространенный вид бизнеса. Рассмотрим, на какие особенности нужно обратить внимание при организации бухгалтерского учета в транспортной компании.
В зависимости от того, каким образом компания приобретает автомобили, нужно по-разному учитывать расходы на них.
Если транспорт взят в аренду, то следует отнести арендную плату на расходы компании:
ДТ 20 (25, 26) – КТ 60
ДТ 19 – КТ 60 – если транспортная компания и арендодатель используют НДС
Если автомобиль куплен за счет собственных средств или в кредит, то его стоимость нужно постепенно списывать на затраты через амортизацию:
ДТ 20 (25, 26) – КТ 02
Проводка по НДС будет такой же, как и по аренде, но в этом случае можно сразу возместить налог со всей стоимости объекта.
Проценты по кредиту в общем случае не нужно включать в стоимость приобретенного автомобиля. Сумму процентов следует отнести на прочие расходы текущего периода:
ДТ 91.2 – КТ 66
Дело в том, что ПБУ 15/2008 разрешает включать проценты по кредитам только в стоимость основных средств, которые относятся к инвестиционным активам. Речь идет об активах, которые требуют длительного времени и существенных затрат для подготовки к использованию (п. 7 ПБУ 15/2008). В первую очередь – это объекты незавершенного строительства и оборудование, которое требует установки и монтажа.
Теоретически под критерии для инвестиционного актива можно подвести приобретенный б/у автомобиль, который нуждается в капремонте, но это скорее «экзотический» случай, чем общее правило.
Если машина куплена в лизинг, то учет во многом зависит от того, на чьем балансе отражен объект – лизингополучателя или лизингодателя. Порядок бухгалтерского учета при лизинге отражен в указаниях, утвержденных приказом Минфина от 17.02.97 № 15.
Объект на балансе лизингополучателя
Поступление транспортного средства на баланс организации нужно отразить проводкой:
ДТ 08 с/с «Приобретение ОС в лизинг» – КТ 76 с/с «Арендные обязательства»
Далее автомобиль следует ввести в эксплуатацию в составе основных средств организации. Затраты, связанные с получением транспортного средства и саму его стоимость нужно списать со счета 08 проводкой:
ДТ 01 с/с «Имущество, полученное в лизинг» – КТ 08 с/с «Приобретение ОС в лизинг»
Затем лизинговые платежи с учетом НДС следует начислять за каждый период, за который они предусмотрены:
ДТ 76 с/с «Арендные обязательства» — КТ 76 с/с «Задолженность по лизинговым платежам».
Амортизацию нужно начислять в обычном порядке, исходя из стоимости транспортного средства и утвержденных норм.
ДТ 20 (25, 26) — КТ 02 с/с «Амортизация имущества, полученного в лизинг»
Для лизингового имущества можно применять ускоренную амортизацию с коэффициентом до 3. Чтобы не возникли налоговые разницы, лучше применять одинаковый «ускоряющий» коэффициент в бухгалтерском и налоговом учете (п. 9 приказа № 15 и п. 2 ст. 259.3 НК РФ).
После полного выкупа автомобиля нужно перенести его стоимость и начисленный износ «внутри» счетов по учету основных средств и амортизации:
ДТ 01 с/с «Собственное имущество» — КТ 01 «Имущество, полученное в лизинг»
ДТ 02 с/с «Амортизация имущества, полученного в лизинг» — КТ 02 с/с «Амортизация собственного имущества»
Объект на балансе лизингодателя
При поступлении транспортного средства в распоряжение организации его нужно оприходовать на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» по стоимости, указанной в договоре.
Лизинговые платежи следует начислять по кредиту счета 76 в корреспонденции со счетами учета затрат:
ДТ 20 (25,26) – КТ 76 субсчет «Задолженность по лизинговым платежам»
После выкупа транспортного средства нужно списать его стоимость с забалансового счета 001.
В рамках балансовых счетов выкуп автомобиля у лизингодателя нужно отразить проводкой:
ДТ 01 – КТ 02
Один из основных первичных документов, связанных с перевозками – путевой лист. Этот документ позволяет контролировать работу водителей, начислять им заработную плату, а также подтверждать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ).
Путевой лист обязательно оформлять при любых перевозках пассажиров, багажа и грузов (ст. 6 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Минтранс регулярно пересматривает порядок оформления путевых листов. Последние изменения внесены приказом от 11.09.2020 № 368.
Закон выделяет три вида перевозок: регулярные, заказные и легковые такси. Видов сообщения установлено четыре:
— городское, в границах населенных пунктов;
— пригородное, между населенными пунктами на расстояние до 50 км;
— междугородное —на расстояние более 50 км;
— международное — с пересечением государственной границы РФ, включая транзит.
— после предрейсового осмотра – «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
— после послерейсового осмотра – «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».
Минтранс также регулярно обновляет и нормы расхода ГСМ, утвержденные распоряжением от 14.03.2008 № АМ-23-р.
Последние изменения в нормы внесены распоряжением Минтранса от 06.04.2018 № НА-51-р. Они коснулись следующих категорий транспорта:
Кроме того, скорректированы значения зимних надбавок к нормам расхода по регионам РФ и периоды их использования.
Также распоряжением Минтранса от 20.09.2018 № ИА-159-Р предусмотрен дополнительный вариант определения норм расхода топлива для легковых автомобилей.
Теперь можно руководствоваться не только базовыми нормами (п. 7.1, 7.1.1, 7.2, 7.2.1 распоряжения № АМ-23-р), но и данными завода-изготовителя, если они получены в соответствии с международной процедурой испытаний.
Нормы Минтранса носят рекомендательный характер, закон не требует от транспортных организаций строгого следования им. Компания может разработать нормативы самостоятельно, опираясь на рекомендации ведомства.
Но в любом случае нормативы расхода ГСМ у организации должны быть. В противном случае неизбежно возникнут проблемы с признанием затрат при налоговой проверке.
Лимиты расходования ГСМ необходимо утвердить приказом руководителя. В одном документе можно прописать и зимние и летние нормативы, указав при этом сроки вступления в силу тех и других. Если из-за погодных аномалий любой из сезонов наступит раньше или позднее, то приказом руководителя можно изменить срок действия нормативов.
При организации бухгалтерского учета в транспортной компании нужно учитывать специфику этого вида деятельности.
Порядок учета автомобилей в первую очередь зависит от способа их приобретения: аренда, кредит, лизинг или покупка за счет собственных средств компании.
Один из основных первичных документов в транспорте – путевой лист. При эго заполнении нужно строго следовать регламентам Минтранса с учетом всех последних изменений.
Порядок списания ГСМ организация может разработать самостоятельно, но лучше при этом руководствоваться рекомендациями Минтранса.
