Путевой лист у водителя, выполняющего коммерческие перевозки — это не просто формальность, а рабочая необходимость, а также страховка, как сотрудника, так и его работодателя, от штрафов со стороны ГИБДД и других контролирующих органов.
Наказать могут, как за отсутствие путевого листа, так и за его неправильное заполнение. Расскажем о том, какие санкции могут быть применены за нарушения, связанные с путевыми листами.
Путевой лист — это первичный документ для учета и контроля работы служебного транспорта и его водителей. В 2024 году путевые листы нужно оформлять в соответствии с порядком, утвержденным приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.
Путевки обязаны оформлять все организации и ИП, которые владеют транспортными средствами и используют их для перевозки грузов, пассажиров или багажа. Кроме того, выдавать путевые листы водителям должны те организации и ИП, которые сдают свой транспорт в аренду (п. 10 порядка № 390).
Какие надзорные органы проверяют путевые листы
Запросить путевой лист для проверки имеют право:
Сотрудники ГИБДД и Ространснадзора — в рамках контроля безопасности дорожного движения. В ходе дорожных рейдов инспекторы проверяют у водителей служебных автомобилей не только права и страховку, но еще и путевые листы. Из них уточняют цели маршрута, устанавливают факт прохождения водителем предрейсового медосмотра, а транспортным средством — предрейсового техосмотра;
Трудовая инспекция — при рассмотрении жалоб от сотрудников компании или ИП. По путевым листам специалисты инспекции устанавливают факты соблюдения или несоблюдения работодателем норм трудового законодательства: наличие переработок, реализацию права сотрудников на отдых, прохождение обязательных медосмотров и т.п.
Налоговая инспекция — при проверке правильности списания расходов на ГСМ. Если организация или ИП уменьшает налоговую базу на данные расходы, то их требуется подтверждать первичными документами — путевыми листами. Нет путевых листов или в них допущены ошибки, влекущие завышение расходов — придется уплатить штраф и недоимку по налогу.
Контролирующие органы могут истребовать путевые листы не только в момент их действия, но и позднее — в ходе камеральных или выездных проверок. В связи с этим организации и ИП обязаны хранить данные документы в архиве не менее 5 лет.
Если путевой лист — это единственный документ, которым можно подтвердить вредные или опасные условия труда, то срок его хранения существенно увеличивается:
До 75 лет, если документ оформлен до 01.01.2003.
До 50 лет, если документ оформлен после 01.01.2003.
Штрафы за отсутствие путевого листа
Инспектор ГИБДД, остановивший коммерческое транспортное средство и не получивший от водителя для проверки путевой лист, составит протокол о нарушении п. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. Наказание для водителя по данному пункту — предупреждение или штраф в размере 500 руб., на усмотрение инспектора. Смягчающие обстоятельства в пользу предупреждения — первое нарушение у водителя по указанной статье и отсутствие других нарушений ПДД в момент остановки.
Просроченные путевые листы приравниваются к отсутствующим. Наказание от ГИБДД то же — предупреждение или 500 руб. штрафа.
Кроме того, отсутствие путевого листа проверяющие могут посчитать отсутствием сведений о медосмотре водителя или техосмотре автомобиля. Тогда и водителю, и работодателю грозят дополнительные штрафы, о которых расскажем далее.
Предрейсовые медосмотры водителей и техосмотры транспортных средств обязательны для любых выездов на служебном транспорте, за исключением тех, которые осуществляются в личных целях.
Таким образом, избежать ответственности за отсутствие путевого листа можно лишь в одном случае — если получится доказать, что поездка на служебном транспорте выполняется не в коммерческих, а в личных целях.
Штрафы за отсутствие сведений о медосмотре водителя
Если в путевом листе вообще нет отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра, инспектор ГИБДД оштрафует сотрудников и работодателя, руководствуясь п. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ:
водителя — на 3 тыс. руб.;
ответственное должностное лицо — на 5 тыс. руб.;
организацию или ИП — на 30 тыс. руб.
Если то же самое нарушение выявят сотрудники трудовой инспекции, то они выпишут штраф по п. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ за нарушения при допуске водителя к работе:
должностному лицу или ИП — в размере от 15 до 25 тыс. руб.;
организации-работодателю — в размере от 110 до 130 тыс. руб.
Повторное нарушение норм охраны труда, касающихся прохождения предрейсовых медосмотров, карается строже (п. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ):
должностное лицо — штраф от 30 до 40 тыс. руб. или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет;
ИП — штраф от 30 до 40 тыс. руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
организация — штраф от 100 до 200 тыс. руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
В случае, когда отметка о медосмотре в путевом листе проставлена, но у инспектора возникают сомнения в ее достоверности (например, у водителя имеются признаки алкогольного опьянения), компанию или ИП ждёт проверка. По ее итогам, если факт опьянения подтвердится, будут наложены штрафы по ст. 12.32 КоАП РФ:
на ответственное должностное лицо — в размере 20 тыс. руб.;
на организацию или ИП — в размере 100 тыс. руб.
Штрафы за отсутствие сведений о техосмотре транспорта
Служебный транспорт должен проходить предрейсовый контроль технического состояния. Отметка о проведении этой процедуры ставится в путевой лист. Если отметки нет, то проверяющие оштрафуют по п. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ:
водителя — на 3 тыс. руб.;
ответственное должностное лицо — на 5 тыс. руб.;
организацию или ИП — на 30 тыс. руб.
Налоговая ответственность за нарушения при оформлении путевых листов
Для налоговой службы путевой лист — это основной первичный документ, на который организации и ИП могут опираться для обосновании затрат на ГСМ и, следовательно, уменьшения налоговой базы. Если налоговики в ходе проверок установят отсутствие путевых листов у налогоплательщика, то ему выпишут штраф по ст. 120 НК РФ:
В размере 10 тыс. руб. — если нарушение было допущено в одном налоговом периоде;
В размере 30 тыс. руб. — если путевые листы отсутствовали в нескольких налоговых периодах.
Если же путевой лист есть, но в нем допущены ошибки, которые привели к завышению расходов на ГСМ, то налогоплательщика привлекут с ответственности по ст. 122 НК РФ. Здесь размер штрафа зависит от того, как налоговики оценят нарушение: как случайную ошибку или умышленное искажение.
В первом случае сумма штрафа составит 20% от недоимки по налогу, а во втором — 40%. Вне зависимости от размера штрафа, нужно будет погасить и саму недоимку, а также заплатить пени за период просрочки.
Вывод
За отсутствие путевых листов или ошибки при их заполнении предусмотрена административная и налоговая ответственность. Сумма штрафа зависит от вида нарушения, а также дополнительных обстоятельств: первичное или повторное нарушение и наличие умысла.
Хотите надёжную и удобную бухгалтерию со специалистами из разных областей? Позвоните нам по телефону +7 (495) 999-43-23, напишите в WhatsApp или оставьте заявку в форме.
Если у вас возникли вопросы или понадобилась налоговая консультация бухгалтера, вы всегда можете обратиться в Учёт.pro