Аутсорсинг бухгалтерии относится к одним из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов и одним из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия.

Каждая действующая организация нуждается в услугах квалифицированного бухгалтера. Большие объемы обязательной налоговой и бухгалтерской отчетности в совокупности с необходимостью внутреннего контроля порой требуют создания целого финансового отдела. Но не каждая организация имеет возможность принять новых сотрудников и выделить помещение для бухгалтерии.

Оптимальное решение в такой ситуации — использование услуг аутсорсинговой компании. Этот вид деятельности появился не так давно, но с каждым годом все стремительнее набирает популярность. Термин аутсорсинг предполагает помощь извне. Другими словами, организация-заказчик использует ресурсы сторонней компании для ведения собственного бухгалтерского учета.

Виды и ключевые особенности аутсорсинга бухгалтерии

Аутсорсинг бухгалтерии имеет ряд преимуществ, несмотря на это, привлечение аутсорсинговой компании вызывает определенные опасения у многих заказчиков — не каждый руководитель доверит такой ответственный участок сторонней организации. Однако при более пристальном изучении принципов работы аутсорсинговой компании становится понятно, что ее деятельность не всегда предполагает полную передачу бухгалтерии стороннему специалисту.

Среди широкого ассортимента услуг выделяют следующие основные виды аутсорсинга бухгалтерии:

1. Консультирование пользуется наибольшей популярностью среди руководителей компаний. Даже если в бухгалтерии полный порядок, советы высококвалифицированных специалистов помогут улучшить деятельность отдела. Этот вид аутсорсинга используют в тех случаях, когда нужно пояснить сотрудникам суть последних изменений в законодательстве или оптимизировать налогообложение.
2. Расширенный аутсорсинг бухгалтерии возлагает на бухгалтеров больше обязанностей. Представители сторонней организации составляют список задач для исполнения штатными сотрудниками компании, а заказчику предоставляют необходимые консультации. В договоре указывают не только стоимость услуги, но и ответственность сторон.
3. Полный аутсорсинг бухгалтерии предполагает замену всей бухгалтерской службы сотрудниками сторонней организации, которая берет на себя не только обязанности бухгалтера, но и полную ответственность за качество оказанных услуг.
4. Процессинговый аутсорсинг бухгалтерии широко распространен из-за сравнительно низкой стоимости. Услуга рассчитана на индивидуальных предпринимателей и небольшие компании. Клиент предоставляет первичные документы за определенный период — на их основании исполнитель составляет отчетность и отправляет декларацию контролирующим органам.

Процессинговый аутсорсинг бухгалтерии имеет следующий ряд особенностей:

• сотрудник компании, выполняющий функции бухгалтера, только обрабатывает предоставленные документы, не вникая в смысл хозяйственной операции;
• исполнитель не составляет акты сверки взаиморасчетов с контрагентами;
• этот вид услуги не предусматривает финансового анализа деятельности предприятия заказчика;
• представитель аутсорсинговой компании не проверяет корректность заполнения первичной документации;
• заказчик несет полную ответственность за содержание информации в документах и полноту их предоставления.

Все приведенные выше условия закреплены в договоре на оказание услуг. На практике именно при использовании процессингового аутсорсинга бухгалтерии часто возникают конфликты. Ведь предприниматель уверен, что подписывая договор на предоставление услуг, он избавляется от всех проблем. Но если у налоговой возникают претензии, ответственность возлагается именно на заказчика. Аутсорсинговую компанию вряд ли удастся в чем-то обвинить — она отвечает только за обработку предоставленных документов и сроки подачи деклараций.

Чтобы получить максимальную выгоду от взаимодействия с компанией, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета, следует четко определить ожидаемый результат. Правильный выбор вида аутсорсинга в сочетании с детальным изучением условий договора поможет избежать проблем в будущем.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии

1. Главное преимущество использования услуг аутсорсинговой компании заключается в существенном сокращении расходов на содержание собственного финансового отдела. Нет необходимости оборудования рабочих мест для специалистов, а также не требуется оплачивать программное обеспечение и канцтовары. Аутсорсинговая компания использует собственные ресурсы, которые уже включены в стоимость предоставляемых услуг.
2. Экономия на страховых взносах и выплатах сотрудникам позволяет оптимизировать расходы организации. Помимо обычной зарплаты, работодатель обязан оплачивать штатному сотруднику отпуск, больничный, различные пособия. Использование услуг аутсорсинговой компании позволяет избежать этих выплат, кроме того, сотрудничество со сторонним специалистом не облагается страховыми взносами.
3. Сокращение налогооблагаемой базы дает возможность оптимизировать капитал предприятия. Согласно действующему законодательству, расходы на использование услуг аутсорсинговой компании разрешено относить к обоснованным тратам, но только в том случае, когда в штате нет постоянного бухгалтера. Если организация применяет общую систему налогообложения, она может не только существенно сократить базу налога на прибыль, но и возместить НДС. Организациям на спецрежимах также выгодно использовать услуги стороннего специалиста. После проведения полного аутсорсинга улучшаются финансовые показатели компании, повышается ее инвестиционная привлекательность.
4. Заказчик может получить консультацию высококвалифицированного специалиста — в штате аутсорсинговых компаний всегда присутствуют юристы и аудиторы, готовые оказать поддержку в трудной ситуации. Помощь может потребоваться не только во время споров с фискальными органами, но и при заключении различных сделок.
5. Путем использования услуг сторонней компании заказчик экономит деньги на повышении квалификации сотрудников. Постоянные изменения в законодательстве в совокупности с ужесточением требований к финансовой отчетности заставляют компании тратить существенные суммы денег на всевозможные курсы для работников бухгалтерии. При использовании аутсорсинга такой проблемы нет.
6. Благодаря сотрудничеству с аутсорсинговой компанией у заказчика появляется больше времени для решения текущих задач, потому что в этом случае нет необходимости вникать в вопросы бухгалтерии. Кроме того, при отсутствии финансового отдела предприятие может сдавать в аренду свободные помещения с целью получения дополнительного дохода.

Недостатки аутсорсинга бухгалтерии

Аутсорсинг бухгалтерии имеет ряд недостатков, которые вызывают у заказчиков чрезмерную настороженность. Однако их легко можно нейтрализовать, если учесть определенные нюансы перед заключением договора. В большинстве случаев руководители компаний опасаются утечки информации — это особенно настораживает при использовании услуг сторонних специалистов. Чтобы предотвратить передачу мошенникам сведений об организации, необходимо включить в договор пункт об их неразглашении.

К более рациональным недостаткам аутсорсинга относятся следующие:

1. Сторонние специалисты работают удаленно, поэтому уровень оперативности учета может существенно снизиться, особенно, если заказчик руководит большой фирмой, имеющей несколько филиалов или подразделений.
2. Некоторые виды аутсорсинга бухгалтерии не предусматривают контроль состояния первичных документов организации заказчика, поэтому в случае возникновения претензий со стороны налоговой службы между сторонами может возникнуть конфликт.
3. Формальный подход к ведению учета. Большая нагрузка на сотрудников аутсорсинговой компании приводит к тому, что во время обработки документов бухгалтер не вникает в специфику предприятия и не учитывает особенности его деятельности.
4. Отсутствует оперативность при решении трудных вопросов. Специалист, выполняющий свои обязанности удаленно, не всегда может быстро включиться в рабочий процесс.
5. Всегда есть угроза потери репутации. Недобросовестное исполнение своих обязанностей аутсорсером может привести к возникновению проблем с налоговой инспекцией, фондами, партнерами.

Запутанное ценообразование создает дополнительные трудности во время планирования расходов. У многих аутсорсинговых компаний прайс-листы настолько объемные, что клиент с трудом может представить, в какую сумму ему обойдутся услуги стороннего специалиста. Не ознакомившись с условиями договора, предприниматель может увидеть в акте цену, которая в несколько раз превышает зарплату штатного бухгалтера. Чтобы этого не случилось, нужно сразу обсудить с менеджером вид сотрудничества и закрепить стоимость услуг в договоре.

От чего зависит цена на аутсорсинг бухгалтерии?

Сегодня процесс ценообразования в этой сфере деятельности не подчиняется стандартному шаблону. Некоторые компании рассчитывают стоимость услуг на основании штатной численности организации-заказчика, кто-то устанавливает цену в зависимости от режима налогообложения. Наиболее запутанным выглядит расчет стоимости на основании количества обработанных первичных документов. Такая непрозрачная ситуация часто приводит к недопониманию и конфликтам.

Можно выделить следующие основные модели ценообразования: 

1. Фиксированная стоимость — самая популярная и комфортная модель. Это обусловлено простотой расчета и прозрачностью — цена услуги непосредственно зависит от пожеланий заказчика. Если клиенту необходимо только подготовить и сдать отчетность, в договоре закрепляют фиксированную цену за каждый документ. Как правило, у аутсорсинговой компании есть готовый перечень услуг с указанием их стоимости. Заказчик может заранее ознакомиться с ценами, сравнить предложения разных компаний, спланировать свои расходы.
2. Расчет стоимости путем оценки сложности бизнес-процесса. При использовании такой модели ценообразования аутсорсинговые организации рассчитывают стоимость услуг с учетом своей вовлеченности в деятельность клиента. Если требуются консультации, постоянное участие, приходится обрабатывать большое количество документов, то цена услуги будет сопоставима с зарплатой штатного бухгалтера.
3. Расчет стоимости на основании формы собственности и режима налогообложения предприятия. Многие аутсорсинговые компании используют именно эту модель ценообразования. Для организаций и предпринимателей составляют отдельные прайс-листы — это довольно прозрачный подход, потому что заказчик может сразу определить целесообразность использования услуги.

Запутанное ценообразование часто создает проблемы самим аутсорсинговым компаниям. Отсутствие единых критериев оценки стоимости услуг во многом затрудняет развитие этой сферы деятельности. Некоторые предприниматели заказывают аутсорсинг бухгалтерии будучи в полной уверенности, что это недорогая услуга, позволяющая полностью заменить штатного специалиста и оптимизировать расходы. Но если у компании нет утвержденных цен, а итоговая стоимость услуг складывается из количества операций, клиент может быть неприятно удивлен суммой, указанной в договоре.

Ситуацию усугубляет невозможность заранее объективно оценить трудозатраты специалиста при оказании услуг. Зафиксировав сумму в договоре, аутсорсер часто сталкивается с ситуацией, когда фактический объем работы увеличивается в несколько раз. Предложение об изменении условий договора может повлечь негативную реакцию со стороны заказчика. На этой почве часто возникают конфликты, которые в результате приводят к расторжению договора.

Чтобы не потерять клиента, многие компании применяют гибкую систему расчета стоимости, оценивая каждую услугу отдельно. Для сдачи отчетности чаще устанавливают фиксированную цену. К организациям, которые планируют долгосрочное сотрудничество, применяют индивидуальный подход.

Сколько стоит аутсорсинг бухгалтерии в Учёт.pro

Нулевая отчетность

от 1 000

Заказать

Микро бизнес

от 3 000

Заказать

Малый бизнес

от 7 000

Заказать

Активный бизнес

от 10 000

Заказать

Какие нюансы следует учитывать при заключении договора на аутсорсинг бухгалтерии?

Перед подписанием договора на аутсорсинг бухгалтерии, его нужно тщательно изучить. Документ должен соответствовать правилам, указанным в Гражданском кодексе РФ. Перечень оказываемых услуг — самый важный пункт соглашения. Нечетко прописанные обязанности исполнителя часто становятся причиной конфликта. Формальный подход здесь недопустим: исполнитель должен не только подробно расписать свои обязанности, но и не допустить их двоякого понимания. Четко составленное техническое задание с указанием сроков его выполнения предотвратит разногласия.

Ответственность сторон не менее важный пункт договора. Именно из-за его отсутствия часто возникают разногласия между предпринимателем и аутсорсером. Заключив договор на аутсорсинг бухгалтерии со специализированной компанией, многие бизнесмены считают, что с этой минуты они могут забыть о бухгалтерии своего предприятия. Потерянные и несвоевременно предоставленные документы, игнорирование запросов удаленного бухгалтера приводит к взаимному непониманию и проблемам во время сотрудничества. Специальный пункт в договоре поможет предотвратить такие последствия. Если заказчик будет знать, что непредоставленные документы и запоздалая информация негативно повлияют на отчетность его компании, он изменит свое поведение. Четкое определение зоны ответственности каждой из сторон — залог долгосрочного плодотворного сотрудничества.

Особое внимание стоит уделить пункту об условиях расторжения договора. Важно письменно закрепить порядок передачи документов, если стороны примут решение о прекращении сотрудничества. Нужно обсудить нюансы составления описи, выгрузки и передачи информационной базы. Если прекращение сотрудничества связано с расходами, следует заранее обсудить все условия и заключить дополнительное соглашение. В развернутом, грамотно составленном договоре на аутсорсинг бухгалтерии должны быть учтены интересы каждой из сторон. Если какие-то пункты вызывают сомнения, обязательно нужно обсудить их до момента подписания соглашения.

Ответы на часто задаваемые вопросы заказчиков

1. Как происходит процесс перехода на аутсорсинг бухгалтерии?

Отказ от штатного бухгалтера в пользу специализированной компании требует определенной подготовки. Следует объективно оценить состояние текущих дел, составить опись документов для передачи, произвести сверку с контрагентами и налоговой инспекцией. Эти действия помогут определить потребность в восстановлении учета и сформировать список задач, которые нужно решить. Проделав все необходимые шаги, можно приступать к выбору исполнителя — это один из важнейших этапов перехода на аутсорсинг. Выбор бухгалтерской компании непосредственно влияет на материальное благосостояние предприятия-заказчика. Ошибка может привести к лишним расходам, стрессовой ситуации и потере времени. Надежность организации всегда можно проверить с помощью Интернета.

2. На что нужно обращать внимание при выборе аутсорсинговой компании?

Существует следующий ряд важных критериев, которые нужно учитывать при выборе сторонней бухгалтерской организации:

• Наличие официального веб-сайта и качество информации, представленной на его страницах.
• Наличие офиса — компания, сотрудники которой работают дома и не всегда выходят на связь, вряд ли внушит доверие.
• Наличие квалифицированных кадров — надежная организация выкладывает информацию о сотрудниках на собственном официальном сайте.
• Компания предоставляет льготный или тестовый режим на определенный срок — такая мера позволяет заказчику хорошо изучить предлагаемую услугу, прежде чем принять решение о сотрудничестве.
• Возможность получения консультативных услуг.
• Доступные способы оплаты — в офисе надежной компании всегда есть кассовый аппарат.
• Положительные отзывы о компании.

На этапе выбора аутсорсинговой организации обязательно нужно проверить информацию о ней в Едином государственном реестре. У надежной компании должны быть соответствующие коды, указывающие, что аутсорсинг бухгалтерии — это основной вид ее деятельности. Также важно удостовериться в надежности руководителя компании, ведь заказчик доверяет ему все сведения о финансовом состоянии собственного предприятия.

3. Может ли сотрудник аутсорсинговой компании подписывать налоговые отчеты и отстаивать интересы заказчика в государственных органах?

Функции специализированной компании не ограничены только ведением бухгалтерского учета. Ее представители подписывают документы и отстаивают интересы заказчика в различных государственных организациях — это может быть налоговая инспекция, суд, прокуратура. Такие услуги предусмотрены в сочетании с полным аутсорсингом и только в том случае, если они прописаны в договоре.

4. Как снизить затраты на аутсорсинг бухгалтерии?

Перспектива хорошо сэкономить на штатной бухгалтерской службе вынуждает предпринимателя передать все обязанности по ведению учета сторонней организации, однако в процессе сотрудничества с ней может возрасти цена на услуги. Если заказчик не планирует расторгать договор, есть возможность снизить стоимость сотрудничества путем отказа от некоторых функций. Отправку платежей и сбор документов можно доверить одному из штатных сотрудников. Предоставлять отчетность контролирующим органам можно почтой.

5. Какая услуга наиболее востребована и что входит в её стоимость?

Самой распространенной услугой считается процессинговый аутсорсинг бухгалтерии. В её стоимость входит обработка документов, предоставленных заказчиком, ведение бухгалтерского учета, составление и сдача отчетности.

Рынок аутсорсинга растет и развивается. Всё больше компаний применяют способ ведения бухгалтерского учета с помощью сторонних специалистов. Важно помнить, что залогом долгосрочного сотрудничества является строгое соблюдение условий договора каждой из сторон.