Организации и предприниматели нередко пользуются имуществом своих сотрудников на условиях аренды. Чаще всего, речь идет о недвижимости или автотранспорте, но возможны и другие варианты – например, оргтехника. Рассмотрим, как правильно оформить аренду имущества и какие налоговые последствия она влечет для участников сделки.
Отношения по передаче имущества в аренду необходимо оформить договором. Если одна из сторон сделки — юридическое лицо, то ее необходимо заключать в письменной форме. Также письменная форма всегда обязательна при аренде недвижимости и транспортных средств.
Если же арендатор – ИП, а речь идет об ином имуществе, то теоретически краткосрочный договор (на период менее года) можно и не составлять «на бумаге» (ст. 609 ГК РФ). Но на практике бизнесмены почти всегда оформляют письменный договор, вне зависимости от своего юридического статуса, предмета и срока аренды.
Если речь идет о недвижимости, то договор аренды, заключенный на срок более года, подлежит обязательной государственной регистрации (ст. 651 ГК РФ). Чтобы «не связываться» с регистрационными действиями и не платить пошлину стороны договора часто заключают его на 11 месяцев. Если же сотрудничество продолжается, то просто заключается новый договор аренды на следующие 11 месяцев и т.д.
Единой формы договора аренды не существует, но он должен содержать подробное описание предмета сделки, которое позволяет однозначно его идентифицировать. Например, для офисного помещения это будет точный адрес, площадь и кадастровый номер. Если арендуют автомобиль, то нужно указать марку и модель транспортного средства, год выпуска, госномер и VIN-код.
А вот арендная плата не всегда является необходимым условием. Ее обязательно включать в договор только при аренде недвижимости (п. 1ст. 654 ГК РФ). Для всех остальных видов имущества сумму теоретически можно не указывать, тогда размер арендной платы можно будет рассчитать по аналогии (п. 1 ст. 614 ГК РФ). Но лучше, конечно, отразить в договоре точную сумму, чтобы в дальнейшем избежать споров.
Арендовать имущество можно не только на конкретный срок, но и на неопределенный. В этом случае любая из сторон может расторгнуть договор, предупредив контрагента за три месяца при аренде недвижимости или за месяц- в остальных случаях. Эти сроки для предупреждения установлены законом и применяются «по умолчанию». Но стороны имеют право изменить их в договоре (ст. 610 ГК РФ).
То, что одна из сторон сделки- сотрудник компании, в целом никак не влияет на оформление договора аренды. В данном случае нормы трудового права не применяются и все отношения по договору регулирует гражданское законодательство.
Вопрос может возникнуть только, если арендодатель – директор. В этом случае получается, что он заключает сделку «сам с собой», что формально запрещено статьей 182 ГК РФ. Иногда бизнесмены в таких случаях оформляют договор с подписью другого ответственного лица от имени организации, чаще всего – заместителя директора.
Но делать так не обязательно. Ведь руководитель в данном случае выступает не от своего имени, а представляет юридическое лицо, которое через него приобретает гражданские права (ст. 53 ГК РФ).
Поэтому руководитель может от имени организации заключить договор с самим собой, как с физическим лицом. Эта позиция подтверждается судебной практикой (определение ВАС РФ от 19.12.2007 № 14573/07).
Средства, полученные работником по договору аренды – это его облагаемый доход. Работодатель в данном случае выступает, как налоговый агент по НДФЛ и должен удержать этот налог при каждой выплате арендной платы. Ставка зависит от статуса работника: 13% для резидентов РФ и 30% — для иностранцев. Таким образом, фактически арендодатель получит сумму меньше, чем указано в договоре, за вычетом налога. Удержанный НДФЛ нужно перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за расчетом по аренде.
«Переложить» обязанность уплаты НДФЛ на само физическое лицо нельзя, даже если указать это в договоре (письмо Минфина РФ от 27.08.2015 №03-04-05/49369).
При аренде недвижимости пользователь часто компенсирует собственнику объекта стоимость коммунальных услуг, исходя из их фактического потребления (по счетчикам). Такие выплаты не относятся к облагаемым доходам физического лица и удерживать с них НДФЛ не нужно (письмо Минфина от 17.04.2013 № 03-04-06/12985).
Страховыми взносами полученная сотрудником арендная плата не облагается. Это относится как к платежам, которые контролируют налоговики, так и к «несчастным»взносам, которые нужно перечислять в ФСС (п. 4ст. 420 НК РФ и п. 1 ст. 20.1 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Особая ситуация возникает при аренде автомобиля с водителем. В этом случае оплата услуг водителя- это доход физического лица по гражданско-правовому договору. Такие выплаты обязательно облагаются взносами в ПФР и ФФОМС. Кроме того, если это предусмотрено договором, на них могут быть начислены и«несчастные» взносы в ФСС.
Чтобы избежать споров с налоговиками, следует обязательно разделить в договоре аренды стоимость предоставления самого транспортного средства и оплату услуг водителя.
Если арендованное у сотрудника имущество используется для коммерческой деятельности работодателя, то это – обычные расходы бизнесмена. Их можно учесть в качестве затрат как для налога на прибыль (НДФЛ), так и для УСН «Доходы минус расходы» или ЕСХН.
При расчете налога на прибыль затраты учитываются по начислению, то есть в том периоде, когда был составлен акт об оказании услуг по аренде. А если бизнесмен использует один из спецрежимов,то затраты можно списать только после их фактической оплаты. Аналогично (по оплате) списываются расходы по НДФЛ, если работодатель – ИП, который применяет общий налоговый режим.
Объекта для обложения НДС при аренде имущества у физического лица не возникает (письмо Минфина РФ от 10.02.2004 N 04-04-06/21).
Если в аренду сдается недвижимость, то налог на имущество продолжает платить его собственник, то есть — арендодатель, как физическое лицо.
Транспортный налог платит тот, на кого автомобиль зарегистрирован в ГИБДД. Обычно при сдаче машины в аренду ее не перерегистрируют, поэтому и данный налог тоже продолжает платить арендодатель.
Стороны договора могут учесть суммы налога на имущество или транспортного налога при установлении размера арендной платы.
Работодатели часто арендуют различное имущество у своих сотрудников. В этом случае отношения между сторонами сделки подчиняются общим нормам гражданского права.
Доход работника от аренды облагается НДФЛ, который работодатель должен удержать при выплате. Страховые взносы на эту сумму начислять не нужно.
Все затраты по аренде, если они экономически обоснованы, работодатель может использовать для уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль, НДФЛ, УСН или ЕСХН. Начислять или возмещать НДС в данном случае не нужно.
Налоги, связанные с объектом – на имущество и транспортный, продолжает платить его владелец, т.е. сам работник.
